Комментарий к письму Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/2/41 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 14, июль 2012 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/2/41

Часто арендованному офису или магазину требуется серьезный ремонт. А это значит, что арендатору необходимо серьезно потратиться. Понятно, что затраты можно учесть в расходах, но вот как правильно - это уже вопрос. Мы попытались разобраться в этой проблеме.

Часто арендованные помещения требуют ремонта не только косметического, но и капитального. В связи с этим у компаний возникают вопросы каким образом учитывать эти расходы.

Многое зависит от условий заключенных договоров аренды. Также немалое значение имеет то, какие именно работы проводились: текущий или капитальный ремонт.

Специалисты финансового министерства пояснили, что если расходы арендатора не возмещаются арендодателем, то в зависимости от характера работ, затраты списываются либо посредством амортизации, либо в сумме фактических расходов.

Расходы по текущему ремонту

В случае, когда арендатор производит неотделимые улучшения арендованного имущества с согласия арендодателя, то последний должен возместить расходы арендатору, если иное не предусмотрено договором (п. 2 ст. 623 ГК РФ).

Арендатору в такой ситуации необходимо четко определить, какие именно работы он будет проводить. Если в результате ремонта имущество не приобретает никаких дополнительных свойств и целью работ является поддержание имущества в рабочем состоянии, то эти улучшения считаются текущим ремонтом. Затраты по таким работам можно учесть единовременно в составе прочих расходов (письмо Минфина России от 18.11.2009 N 03-03-06/1/762). Стоит помнить, что расходы можно признать, только если они отвечают критериям статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть они документально подтверждены и экономически обоснованы.

Капитальный ремонт

Когда арендатор производит неотделимые улучшения имущества в виде капитального ремонта, то подобного рода затраты списываются посредством амортизации этих улучшений.

Стоит отметить, что начислять амортизацию можно только тогда, когда арендодатель не возмещает расходы, а также не возражает против проведения работ. Другими словами, чтобы избежать проблем с контролерами, лучше иметь письменное согласие собственника имущества.

Таким образом, после осуществления всех работ, арендатор имеет право амортизировать неотделимые улучшения капитального характера. Амортизация в этом случае начисляется с первого числа месяца, следующего за месяцем ввода их в эксплуатацию (п. 3 ст. 259.1, п. 6 ст. 259.2 НК РФ).

Период начисления амортизации

Арендатор имеет право начислять амортизация по капитальным улучшениям только в течение срока действия договора аренды. Это прямо предусмотрено пунктом 1 статьи 258 Налогового кодекса РФ. Таким образом, если срок полезного использования объекта основных средств или капитальных вложений превышает срок договора аренды, фирма не сможет признать в составе расходов все затраты, связанные с проведением работ по улучшению. То есть после прекращения действия договора аренды компания должна прекратить начислять амортизацию. А вот расходы, которые не были списаны, не смогут уменьшить базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 21.03.2011 N 03-03-06/1/158).

Отметим, что в основном договора аренды заключаются сроком менее одного года. В противном случае они подлежат государственной регистрации, что влечет за собой трату не только времени, но и денежных средств. Понятно, что арендаторам нет смысла производить капитальный ремонт имущества, которое они будут использовать менее года. Чаще всего подобные договоры пролонгируются. Как в этом случае начислять амортизацию?

Если действие договора заканчивается, то начисление амортизации по неотделимым улучшениям должно быть прекращено с 1-го числа месяца, следующего за месяцем окончания срока действия договора аренды. А после продления договора организация-арендатор сможет продолжить начисление амортизации (письмо УФНС по г. Москве от 25.08.2010 N 16-15/089245).

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 14, июль 2012 г.