Вопрос: Кто именно в организации должен заверять копии документов по кадровому составу (например, копии трудовых книжек, приказов по личному составу, трудовых договоров)? В каком документе указан порядок заверения и каким образом эта обязанность возлагается на работника - приказом или доверенностью? ("Кадровик.ру", N 7, июль 2012 г.)

Кто именно в организации должен заверять копии документов по кадровому составу (например, копии трудовых книжек, приказов по личному составу, трудовых договоров)? В каком документе указан порядок заверения и каким образом эта обязанность возлагается на работника - приказом или доверенностью?

Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" утверждена "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003".

Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. По усмотрению организации в копии может ставиться печать.

По общему правилу, копии документов организации должен заверять руководитель, уполномоченный на это уставом организации. Однако в крупной организации это не всегда удобно (представьте себе, например, руководителя какого-нибудь ГУПа, к которому все бегут, чтобы заверить копию трудовой книжки). Поэтому имеет смысл наделить полномочиями по заверению копий документов, касающихся трудовых отношений, работнику отдела кадров, а если кадровика нет - бухгалтера, секретаря и пр. Эта обязанность не связана с принятием важных решений. Соответствующие полномочия по проставлению заверительной надписи можно закрепить в любом локальном нормативном акте организации - должностной инструкции, положении об отделе кадров, инструкции по делопроизводству. Еще один вариант - издать специальный приказ.

Е. Рощупкина,

эксперт Национального союза кадровиков

1 августа 2012 г.

"Кадровик.ру", N 7, июль 2012 г.