Вопрос: Организация в целях осуществления предпринимательской деятельности нередко направляет своих сотрудников в служебные командировки. Какими документами следует подтверждать расходы, связанные с приобретением электронных авиа- или железнодорожных билетов для целей налогообложения прибыли? ("Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в коммерческих организациях", N 4, июль-август 2012 г.)

Организация в целях осуществления предпринимательской деятельности нередко направляет своих сотрудников в служебные командировки. Какими документами следует подтверждать расходы, связанные с приобретением электронных авиа- или железнодорожных билетов для целей налогообложения прибыли?

В соответствии с п. 2 Приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" (в редакции Приказа Минтранса РФ от 18.05.2010 N 117) маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Обратите внимание! Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), оправдательным документом, подтверждающим расходы сотрудника организации на его приобретение, для целей налогообложения прибыли является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

В посадочном талоне, в частности, указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация (п. 84 Приказа Минтранса РФ от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей"). Указанные документы (маршрут/квитанция, посадочный талон) и должен предъявить командированный сотрудник, отчитываясь о произведенных им расходах (см., например, Письмо Минфина РФ от 26.04.2012 N 03-03-04/1).

В случае утери посадочного талона во избежание налоговой ответственности рекомендуется получить у авиаперевозчика справку, содержащую необходимую для подтверждения факта перелета информацию (Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11).

Что касается подтверждения расходов на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, осуществленного железнодорожным транспортом, п. 2 Приказа Министерства транспорта РФ от 31.08.2011 N 228 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте" (далее - Приказ N 228) установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (названный приказ вступил в силу 1 января 2012 года). Контрольный купон содержит следующую обязательную информацию о перевозке пассажира: дату и время заказа, номер поезда, железнодорожные станции отправления и назначения, дату и время отправления поезда, дату и время прибытия поезда, номер и тип вагона, класс обслуживания, номер места в вагоне, наименование и (или) код перевозчика, признак купе (женское, мужское или смешанное - если применяется), сведения о пассажире - фамилию, имя, отчество (или инициалы), наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность, тариф (билет, плацкарта), итоговую стоимость перевозки (в том числе НДС, форма оплаты, сборы (если применяются), дату оформления, наименование агентства/перевозчика, оформившего билет. Названный документ имеет серию и уникальный номер. При этом контрольный купон оформляется и в обязательном порядке направляется пассажиру в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Таким образом, документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, с 1 января 2012 года может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (Письмо Минфина РФ от 26.04.2012 N 03-03-04/1).

В.А. Буланцева,

начальник отдела налогообложения прибыли организаций

Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики

Минфина РФ

1 июля 2012 г.

"Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в коммерческих организациях", N 4, июль-август 2012 г.