К вам пришла проверка... из трудовой инспекции ("Расчет", N 8, август 2012 г.)

К вам пришла проверка... из трудовой инспекции

От внеплановой проверки государственной инспекции труда не застрахована ни одна компания. Это всегда неожиданно, причем не очень приятно, поскольку, как показывает практика, каждая вторая компания, осознанно или нет, нарушает трудовое законодательство. Быть подготовленным к неожиданностям поможет бератор "К вам пришла проверка", отрывок из которого мы публикуем.

Разберем по типам

Проверки Роструда проводятся по самым разным причинам. Ревизии бывают плановые и внеплановые, документарные и выездные.

Плановые проверки. Такие контрольные мероприятия проводятся на основании разрабатываемых инспекциями труда ежегодных планов. Они согласовываются с органами прокуратуры и предварительно размещаются в интернете. О проведении такой ревизии фирму уведомят не позднее, чем в течение трех рабочих дней до ее начала.

Внеплановые проверки. Основаниями для их проведения являются истечение срока исполнения фирмой ранее выданного предписания об устранении нарушения или обращения граждан, а также поступившая информация от органов государственной власти и из средств массовой информации об угрозе причинения или нанесения вреда жизни и здоровью людей, вреда окружающей среде, объектам культурного наследия, безопасности государства или об угрозе или возникновении чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

Чаще всего проведение внеплановой проверки инспекторы должны согласовать с прокуратурой. О ревизии фирма уведомляются не менее, чем за двадцать четыре часа до ее начала. Если в результате деятельности организации причиняется любой из выше озвученных видов урона, то уведомление не требуется.

Документарные проверки. Такие мероприятия контроля проводятся в инспекции труда. В первую очередь проверяющие изучают документы компании, имеющиеся в их распоряжении. Если бумаг окажется недостаточно, ревизоры запрашивают недостающие у фирмы. В случае, когда в ходе документарной проверки выявлены ошибки и противоречия в бумагах, проверяющие могут потребовать представить пояснения в письменной форме. Если объяснения не удовлетворят чиновников, контроль может стать выездным.

Выездная проверка. Такой тип ревизий проводится по месту нахождения организации. Для ее осуществления уполномоченным лицам должно быть предоставлено право беспрепятственного доступа на территорию компании, в используемые здания и помещения, к оборудованию, транспортным средствам и другим производственным объектам. В ходе такой проверки инспекторам нужно будет представить дополнительные пояснения и документы.

Инспекторы контролируют:

исполнение работодателями трудового законодательства;

соблюдение порядка расследования и учета несчастных случаев на производстве;

реализацию прав работников на получение обеспечения по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также назначение, исчисление и выплату пособий по временной нетрудоспособности за счет средств работодателей.

Соблюсти закон

При проверке соблюдения трудового законодательства особое внимание ревизоры уделяют трудовым договорам. Их отсутствие - самое распространенное нарушение.

Обратите внимание: работник и работодатель должны подписать все страницы договора. Это нужно, чтобы в будущем сотрудник компании не смог заявить, что подписывал совершенно другой контракт. Помните, экземпляр соглашения должен быть у обеих сторон, при этом факт передачи лучше зафиксировать письменно. Например, завести журнал, в котором сотрудники, получая документы, будут ставить свою подпись.

В контракте могут быть предусмотрены различные условия: их примерный список представлен в части 4 статьи 57 Трудового кодекса.

Кроме этого инспектор обязательно проверит наличие трудовых книжек и изучит журнал их учета. Фирма и предприниматель обязаны оформить этот документ на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, за исключением совместителей (ст. 66 ТК РФ). В журнале фиксируются получение и выдача этих документов.

Важным для контролирующего органа является наличие правильно заполненных личных карточек (форма N Т-2) с содержанием всех подписей.

Кроме этого, инспекторы обязательно проверят существование внутреннего регламента в организации. Об этом говорится в статье 189 ТК РФ.

В документе должны быть озвучены:

порядок приема и увольнения работников (ст. 189 ТК РФ);

основные права, обязанности и ответственность сотрудников и работодателя (ст. 189 ТК РФ);

режим работы (ст. 91 и 100 ТК РФ);

перерывы для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ);

отпуска (ст. 114-119 ТК РФ);

дни выдачи заработной платы (не реже чем каждые полмесяца) (ст. 136 ТК РФ);

поощрения за труд, не предусмотренные в Трудовом кодексе РФ (ст. 191 ТК РФ).

Этот перечень не исчерпывающий. Вы можете установить в правилах внутреннего распорядка и другие условия. Главное, чтобы они не ухудшали положение работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ и коллективным договором.

Вопрос денег

Чтобы проверить, как организация выплачивает заработную плату, инспекторы изучат платежные ведомости, кассу, чековую книжку. В статье 136 ТК сказано, что производить выплаты нужно не реже двух раз в месяц. Даже если вы получите от сотрудника заявление с просьбой платить зарплату один раз в 30 дней, то делать это не спешите. Выдавать деньги раз в месяц - значит нарушать законодательство, и письменная просьба работника не избавит руководство компании от штрафных санкций (письмо Роструда от 1.03.2007 г. N 472-6-0). Не забывайте и о том, что невыплата заработной платы больше двух месяцев влечет за собой уголовную ответственность (ст. 145.1 УК РФ).

Чтобы определить сроки расчетов при увольнении или отпуске, проверяющие запрашивают соответствующие приказы, лицевые счета, платежные документы. Бухгалтерия обязана произвести расчет всех полагающихся выплат работнику в день его увольнения, при отпуске - за три дня до его начала (ст. 136, 140 ТК РФ). Если фирма нарушит эти сроки, ей придется выплатить пострадавшему суммы с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

По выявленным нарушениям инспекторы выносят решение о привлечении к ответственности на основании статьи 5.27 КоАП РФ. Штрафные санкции для руководителя или главного бухгалтера установлены от 1000 до 5000 рублей, для юридического лица - от 30 000 до 50 000 рублей.

Обратите внимание, трудовая инспекция не вправе проверять начисления пособий по временной нетрудоспособности.

Кадровый учет

Важный кадровый документ - это штатное расписание. В нем необходимо указать, какие должности предусмотрены в каждом структурном подразделении, количество штатных единиц, оклад, надбавки, месячный фонд заработной платы. "Штатку", руководитель утверждает на год. Все изменения оформляются приказом.

Если на предприятии работа посменная, нужно не забывать составлять график сменности (ст. 103 ТК РФ). При этом учитывать нормальную (без сверхурочных) продолжительность рабочего времени, в неделю она не может превышать 40 часов. Для несовершеннолетних эта цифра меньше. Если из-за характера работы недельная норма не может быть соблюдена, допускается учет за более длительный промежуток времени - до года. Но и тогда нужно уложиться в норму из расчета 40 часов в неделю.

Работодатель обязан ознакомить сотрудников с графиком сменности не позднее, чем за месяц до его утверждения. Не забывайте: в статье 103 ТК РФ сказано, что нельзя устанавливать для одних и тех же работников две смены подряд.

Оплата переработки

Каждая компания обязана вести учет рабочего времени своих сотрудников. Для этого предусмотрен табель. Проверяя его, инспекторы в первую очередь обращают внимание на учет сверхурочной работы. Если в табеле проставляются цифры не больше "8", а контролеры обнаружили, что сотрудники работали дольше, инспекторы произведут доначисление за переработку.

Сверхурочная работа оплачивается:

за первые два часа - не менее чем в полуторном размере;

за последующие - не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ).

Повышенную оплату можно заменить отгулами, но не менее переработанного времени.

Выходные и праздники оплачиваются в двойном размере. По желанию работника взамен предоставляется любой другой день. Труд в праздники и выходные оплачивается в одинарном размере (ст. 153 ТК РФ).

Обязательно возьмите у работника заявление, что он согласен заменить повышенную оплату отгулами.

Обратите внимание, за работу в ночное время оплата сотрудника повышается минимум на 20 процентов от обычного оклада. Ночным считается время с 22 до 6 часов (постановление Правительства N 554 от 22.07.2008 г.).

Что касается несовершеннолетних в возрасте от 14 до 16 лет, они могут трудиться только 24 часа в неделю и с согласия одного из родителей. При этом если они учатся, то не более двух с половиной часов в день, а если нет, тогда до пяти часов (ст. 92 и 94 ТК РФ). Молодые специалисты от 16 до 18 лет должны работать по семь часов в день, а общая продолжительность занятости в неделю не должна превышать 35 часов.

Если вы приняли совместителя, в табеле учета рабочего времени укажите, что он трудился четыре часа в день и не больше половины месячной нормы (ст. 284 ТК РФ).

Труд инвалидов I и II групп составляет 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ). Притом, продолжительность ежедневной смены устанавливают врачи. Поэтому требуйте у таких работников медицинское заключение (ст. 94 ТК РФ).

В отпуск по закону

Каждая фирма должна составлять график отпусков для своих сотрудников. Согласно статье 123 ТК РФ, перечень и сроки дней отдыха утверждает руководитель не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Если в документ нужно внести изменения, об этом выносится отдельный приказ.

Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись. Руководство компании обязано известить каждого работника о начале отдыха за две недели до его наступления. Это инспекторы обязательно проверят. Затем они посмотрят, соблюдены ли права некоторых сотрудников, например, несовершеннолетних. Им отпуск предоставляется в любое удобное для них время.

Ни одна проверка не обходится без изучения кадровых приказов. Фирма обязана ознакомить с ними работника. Если вы этого не сделали, придется платить штраф.

В первую очередь трудовики изучат приказы о приеме на работу (форма N Т-1), о переводе (формы N Т-5 и Т-5а), об отпусках (формы N Т-6 и Т-6а), об увольнении (формы N Т-8 и Т-8а), о командировке (формы N Т-9 и Т-9а), о поощрении (формы N Т-11 и Т-11а). Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года N 1.

Ревизоры могут посмотреть и другие приказы, например о дисциплинарных взысканиях, о сверхурочных работах, об отстранениях, о временном переводе из-за производственной необходимости и т.д.

Имейте в виду: в статье 192 ТК РФ предусмотрены только три дисциплинарных взыскания: замечание, выговор и увольнение. Применять другие работодатель не вправе.

Кроме того, нельзя за один проступок назначить сразу несколько наказаний (ст. 193 ТК РФ).

Документы для работы

Информация о работниках хранится в их личных делах. Инспектор по труду вправе проверить, как они ведутся.

Обязанность кадровой службы вести личные дела предусмотрена только для государственной службы (Федеральный закон от 27.07.2004 г. N 79-ФЗ). Вы можете разработать свой порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого нужно утвердить Положение о персональных данных. С ним вы обязаны ознакомить каждого сотрудника под роспись. Работник вправе в любое время посмотреть свое личное дело, а также сделать копии хранящихся в нем документов (ст. 89 ТК РФ).

А наниматель обязан соблюдать режим секретности, то есть не сообщать данные о сотруднике третьим лицам без его согласия (ст. 88 ТК РФ). Доступ к документам разрешен только специально уполномоченным лицам (например, работникам полиции, прокуратуры) и исключительно в том объеме, который необходим для выполнения их функций.

Охрана труда

Согласно статье 212 ТК РФ, на предприятии должны быть соблюдены условия по охране труда. Контролеры проверят, ознакомлен ли персонал с правилами техники безопасности. Это нужно сделать при заключении трудового договора. Факт инструктажа необходимо зафиксировать письменно. Лучше всего завести журнал.

На производственном предприятии с численностью более 50 человек нужно создать службу охраны труда или ввести специальную должность, а человек, который будет ее занимать,

Для некоторых категорий работников предусмотрены предварительные и последующие медицинские осмотры (ст. 213 ТК РФ). Устраивать их обязана фирма. Если вы допустили к работе человека, который не прошел инструктаж по охране труда или обязательное медицинское обследование, вам грозит штраф.

На производственном предприятии с численностью более 50 человек нужно создать службу охраны труда или ввести специальную должность, а человек, который будет ее занимать, обязан пройти специальную подготовку (ст. 217 ТК РФ).

Если вы не хотите самостоятельно организовывать такую службу, можете заключить договор с компанией, оказывающей подобные услуги. Это не противоречит законодательству.

Несчастные случаи

Порядок расследования и учета несчастных случаев на производстве установлен статьями 227-231 Трудового кодекса. Проверки соблюдения этих норм закреплены в Административном регламенте, утвержденном Приказом Минздравсоцразвития РФ от 21 сентября 2011 года N 1065н.

Расследованию и учету подлежат несчастные случаи, происшедшие с работниками и другими лицами, участвующими в деятельности компании. К последним относятся вновь принятые сотрудники, а также студенты и практиканты.

Если произойдет какое-либо происшествие, работодатель обязан организовать первую помощь пострадавшему и при необходимости - доставку его в медицинскую организацию. Кроме того, нужно принять меры по предотвращению развития ЧП и сохранить до начала следствия обстановку, какой она была на момент несчастного случая. Если это сделать невозможно, то ее нужно сфотографировать.

Для расследования трагедии работодатель должен создать комиссию в составе не менее трех человек. Порядок ее формирования установлен статьей 229 Трудового кодекса.

Дознания по случаям, в результате которых пострадавшие получили легкие повреждения здоровья, комиссия проводит в течение трех дней. Если пострадавшие получили тяжелые увечья, либо кто-то умер, выяснения длятся в течение 15 дней. Несчастный случай, о котором не было своевременно сообщено работодателю или в результате которого нетрудоспособность наступила не сразу, расследуется в течение одного месяца со дня поступления заявления. При необходимости эти сроки могут быть продлены, но не более чем на 15 дней. Порядок ведения такого следствия установлен статьей 229.2 Трудового кодекса.

Комиссия выявляет и опрашивает очевидцев происшествия, лиц, допустивших нарушения требований охраны труда, получает необходимую информацию от работодателя и, по возможности, объяснения от пострадавшего.

На основании собранных материалов устанавливаются обстоятельства и причины несчастного случая, а также виновные лица. Комиссия вырабатывает предложения по устранению нарушений и меры по предупреждению аналогичных ситуаций в будущем. Положение об особенностях расследования в отдельных отраслях и организациях, а также формы документов, необходимых для анализа, утверждены Постановлением Минтруда РФ от 24 октября 2002 года N 73.

В завершение изучения причин ЧП составляется акт, который подписывают все участники комиссии, работодатель его утверждает и заверяет печатью.

Один экземпляр акта выдается в течение трех дней пострадавшему (в случае его гибели - родственникам). Второй, вместе с материалами расследования, - хранится у работодателя в течение 45 лет. Если несчастный случай - страховой, то составляется третий экземпляр акта. Его и копии материалов расследования работодатель в трехдневный срок после завершения расследования направляет в ФСС РФ.

ЧП заносится работодателем в журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Этот документ ведется по форме, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 24 октября 2002 года N 73. Разногласия по вопросам расследования, оформления и учета несчастных случаев, рассматриваются инспекциями труда и Рострудом, решения которых могут быть обжалованы в суд.

"Расчет", N 8, август 2012 г.