Расчетный листок: новые требования к содержанию, порядок утверждения и выдачи (Л. Куревина, "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2012 г.)

Расчетный листок: новые требования к содержанию, порядок утверждения и выдачи

Трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя извещать каждого работника о составных частях его заработной платы. Неисполнение работодателем данной обязанности может повлечь негативные последствия. Кроме того, не так давно в ст. 136 ТК РФ, устанавливающую требования к расчетному листу, были внесены дополнения. О том, какие требования предъявляются сейчас к содержанию показателей расчетного листка, как утверждается его форма, расскажем в данной статье.

Заработная плата и ее составные части

В соответствии со ст. 22 и 136 ТК РФ работодатель обязан не реже чем каждые полмесяца выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

К сведению. Заработная плата (оплата труда работника) - это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы (ст. 129 ТК РФ).

Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. При этом система оплаты труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Составляющими заработной платы являются (ст. 135 ТК РФ):

- фиксированный размер оплаты труда (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад);

- компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);

- стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Обязанность для работодателей извещать работников о составных частях заработной платы предусмотрена ст. 136 ТК РФ с 2002 года (то есть с момента принятия Трудового кодекса), и до недавнего времени в ней ничего не изменялось. Однако в апреле текущего года в нее были внесены дополнения, касающиеся содержания документа, которым работодатель извещает работника о его зарплате, - расчетного листа.

Новые требования к расчетному листку

Итак, до принятия Федерального закона от 23.04.2012 N 35-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 122 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации" ст. 136 ТК РФ гласила, что при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника:

- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

- о размерах и основаниях произведенных удержаний;

- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Но в связи с тем, что Трудовым кодексом установлена материальная ответственность работодателя за задержку выплаты работникам заработной платы, которая нередко имеет место быть, были внесены соответствующие изменения.

Напомним, что в силу ст. 236 ТК РФ при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с процентами (денежной компенсацией) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

С 24.04.2012 (момента вступления изменений в силу) в расчетном листке, кроме установленных ранее выплат, работодатель должен указывать размер денежной компенсации за нарушение им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику. При этом форма расчетного листа законодателем до сегодняшнего дня не установлена, это право он предоставил самим работодателям.

Теперь рассмотрим более конкретно, что нужно указывать в расчетном листе с учетом требований законодательства. Это:

1) Ф.И.О. работника, должность, подразделение, табельный номер;

2) период, за который производятся начисления;

3) отработанные дни (часы);

4) составные части заработной платы:

- оклад (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад);

- надбавки за работу во вредных условиях, за работу в особых климатических условиях, районный коэффициент, за совмещение профессий (должностей), за выслугу лет, интенсивность работы и т.д.;

- премии (единовременные, квартальные, годовые, за достижения в работе и др.);

5) пособие по временной нетрудоспособности;

6) отпускные;

7) денежная компенсация за задержку заработной платы и других выплат работнику;

8) общая начисленная сумма;

9) сумма, подлежащая выплате;

10) удержания из заработной платы:

- суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;

- профсоюзные вносы;

- неотработанный и (или) полученный работником аванс;

- суммы, излишне выплаченные работнику в результате счетных ошибок;

- взыскания по исполнительным листам;

- другие удержания.

Приведем примерный образец расчетного листа.

Расчетный листок за июнь 2012 года

Организация: ГКУ "Центр занятости населения"
Работник: Королева Марина Ивановна					Подразделение: отдел кадров
Табельный номер: 25					Должность: начальник отдела кадров
	Период	Дни	Часы	Сумма		Период	Сумма
1. Начислено:					2. Удержано:
Оклад по дням	01.06-30.06	20	160	15 000	НДФЛ	01.06-30.06	1 950
						02.07-16.07	650
Надбавка за совмещение профессий	01.06-30.06	20		5 000	Аванс	01.06-16.06	5 000
Отпуск	02.07-16.07	14		7 500
Всего начислено:				27 500	Всего удержано:		7 600
					Сумма к выплате:		19 900

Утверждение формы расчетного листка

В силу п. 2 ст. 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Таким образом, если в организации есть профсоюз (иной представительный орган работников), работодатель разрабатывает проект расчетного листка и направляет его в этот орган на согласование. Тот, в свою очередь, в течение пяти рабочих дней рассматривает проект и направляет работодателю мотивированное мнение. Если профсоюз не согласен с проектом листка, в течение трех дней стороны проводят переговоры для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия разногласия оформляются протоколом, и работодатель имеет право принять проект данного документа, который может быть обжалован профсоюзом в инспекции труда или в суде.

Форма расчетного листка утверждается и вводится в действие приказом руководителя. При этом если в ее разработке принимал участие профсоюз, то в приказе следует сделать отметку: "мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (представительного органа) учтено". Кроме того, по мнению автора, форму расчетного листа можно утвердить одновременно с положением об оплате труда как его приложение с учетом порядка, установленного ст. 372 ТК РФ.

Далее приведем образец приказа об утверждении формы расчетного листа.

Государственное казенное учреждение "Центр занятости населения" (ГКУ "Центр занятости населения")

Приказ

05.07.2012

N 25

"Об утверждении формы расчетного листка"

В соответствии с требованием п. 2 ст. 136 Трудового кодекса РФ

Приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 06.07.2012 форму расчетного листка (приложение 1 к настоящему приказу).

2. Бухгалтеру-кассиру Ивановой Л.П. при выплате заработной платы выдавать каждому работнику расчетный листок под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Голубеву Т.В.

Мнение представительного органа работников учтено (Протокол N 5 от 03.07.2012, копия прилагается).

Руководитель		Орлов	/Ф.М. Орлов/
С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер	05.07.2012	Иванова	/Л.П. Иванова/
бухгалтер-кассир	05.07.2012	Голубева	/Т.В. Голубева/

При этом обязанность по выдаче расчетных листков работником бухгалтерии (или другим должностным лицом) следует закрепить в должностной инструкции, положении об оплате труда или трудовом договоре.

Ответственность работодателя

Во многих организациях применяются расчетные листы, которые формируются в программе 1С. Зачастую содержание таких листков не совсем понятно работникам и вызывает много вопросов с их стороны. Поэтому рекомендуем работодателям скорректировать предлагаемые программой формы, для того чтобы информация, предоставляемая работнику, была доступна и понятна. В любом случае какая бы форма расчетного листка не применялась - она должна быть утверждена локальным актом работодателя.

Так, ВС РФ было вынесено Постановление от 23.12.2010 N 75-АД10-3 по жалобе организации, которая была привлечена к административной ответственности за совершение административного правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и подвергнута административному наказанию в виде штрафа в размере 30 000 руб.

Одним из оснований привлечения организации к ответственности было применение ею в течение четырех месяцев формы расчетного листа, которая не была ею утверждена. При этом данное основание было квалифицировано всеми судебными инстанциями, вплоть до Верховного суда, как правонарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ.

В некоторых организациях создалась порочная практика выдачи расчетных листков только по требованию работников. Это неправильно - представить расчетный лист с информацией о всех выплатах и удержаниях работодатель обязан каждому работнику независимо от того, попросил он его или нет.

Напомним, что за нарушение законодательства о труде (в том числе за невыдачу работникам расчетных листков, их отсутствие или применение неутвержденной формы) налагается штраф на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. При повторном аналогичном нарушении должностное лицо организации может быть дисквалифицировано судом на срок от одного года до трех лет (п. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Выдача расчетного листка работникам

Сколько раз в месяц работодатель должен выдавать работникам расчетные листки: каждые полмесяца или один раз в месяц? Как правило, работникам организаций любой формы собственности выплачивается заработная плата в фиксированном размере за первую половину месяца в виде аванса, а окончательный расчет осуществляется при начислении и выплате второй части заработной платы, когда уже будут известны все суммы, подлежащие выплате и удержанию. Кроме того, поскольку расчетный листок должен содержать информацию обо всех видах выплат, входящих в заработную плату, то и выдавать его нужно один раз в месяц при начислении второй части зарплаты. Не нужно отдельно выдавать расчетный лист и при начислении отпускных. На этот счет есть разъяснение в Письме Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1, в котором говорится, что оплата отпуска не является заработной платой, поскольку исходя из определения "заработная плата", приведенного в ст. 129 ТК РФ, оплата отпуска выплатой заработной платы не является и работодатель не должен специально выдавать расчетный листок при выплате отпускных сумм.

Нужно ли фиксировать получение листка работником, и если да, то каким образом? Поскольку за невыдачу работникам или отсутствие расчетных листков работодатель может быть привлечен к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, лучше иметь подтверждение получения работниками расчетных листков. Сделать это можно или путем проставления сотрудниками подписей в специальном журнале учета выдачи расчетных листков, или путем внесения дополнительного столбца в расчетные (расчетно-платежные, платежные) ведомости, где работники будут расписываться отдельно за получение расчетного листка. Если заработная плата перечисляется работникам на банковские карты, оптимальным вариантом будет ведение журнала учета выдачи расчетных листов.

На кого из работников организации возлагается обязанность по выдаче расчетных листков, может ли это делать, например, руководитель подразделения? Сразу отметим, что сведения о заработной плате относятся к персональным данным работника. В силу ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы.

Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель разрешает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом они должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Кроме того, работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись. Таким локальным актом может быть положение о персональных данных организации, в котором необходимо указать лиц, имеющих доступ к персональным данным, порядок обработки этих сведений, защиты и т.д.

Следовательно, если в таком положении среди лиц, имеющих доступ к персональным данным работников (работники отдела кадров, бухгалтерии и т.д.), будет указана должность руководителя подразделения (отдела, филиала и др.), он также может выдавать расчетные листки работникам своего отдела. И, конечно же, все лица, имеющие доступ к персональным данным, должны быть под подпись ознакомлены с положением организации о персональных данных.

Л. Куревина,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2012 г.