Что делать, если потерялась корреспонденция (Е. Юсипова, "Арсенал предпринимателя", N 7, июль 2012 г.)

Что делать, если потерялась корреспонденция

Отправляя документацию тем или иным способом, мы обычно надеемся на то, что все документы будут доставлены адресату в срок в целостности и сохранности. И зачастую вспоминаем об отправленной документации только тогда, когда уже возникают какие-то проблемы. И вот здесь-то и начинается активная работа по розыску утерянной корреспонденции. Отправив документы, можно посоветовать читателям не ждать, пока случится непредвиденное, а взять ситуацию под контроль в самом ее начале. Хотя ФГУП "Почта России" прикладывает максимум усилий для обеспечения своевременной и качественной доставки отправлений, лучше организовать собственный контроль сроков доставки, а в случае утери корреспонденции - еще и ее розыск.

Отслеживание почтовых отправлений

Чтобы отследить, была ли своевременно доставлена документация, надо знать нормативные сроки ее доставки. Напомним, что все почтовые отправления в зависимости от способа обработки делятся на две большие категории*(1):

- простые - принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;

- регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью и обыкновенные) - принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.

Отследить факт доставки корреспонденции обеих категорий возможно.

Только в первом случае вам придется приложить максимум усилий (самим позвонить контрагенту, узнать, поступило ли им конкретное письмо и поверить на слово). Понятно, что документов, подтверждающих факты отправки и получения контрагентом корреспонденции, в этом случае у вас не будет.

Совсем другая ситуация возникает, если вы отправляете регистрируемые почтовые отправления. И хотя отправка таких почтовых отправлений стоит гораздо дороже, чем простых, она оправдывает себя, так как позволяет не только получить документальное подтверждение фактов отправки или получения, но еще и экономит время, затрачиваемое на розыск корреспонденции, т.к. сам процесс отслеживания почтовых отправлений автоматизирован и отследить его можно через Интернет.

В каждой компании устанавливается свой порядок отслеживания доставки отправлений и при необходимости - их розыск. Назначается ответственное лицо, на которое и возлагаются такие задачи. После отправки регистрируемых почтовых отправлений курьер должен предоставить список для отправки партионных отправлений (по форме 103 для внутрироссийских и форме 103а - для международных отправлений) секретарю или другому специалисту, ответственному за обеспечение правильного документооборота (далее - сотруднику ДО). Сотрудник ДО должен проверить предоставленный список (подписи уполномоченных лиц, наличие оттисков печати организации и почтового штемпеля), подшить его в дело и осуществлять оперативное хранение. К каждому реестру подкладываются копии квитанций об отправлении, оригиналы квитанций передаются в бухгалтерию, а по мере возвращения уведомлений о вручении почтовой корреспонденции они тоже подшиваются к соответствующему списку, при этом в каждом списке можно делать пометки о возвращении уведомлений о вручении. Просматривая такие списки 2 раза в неделю, можно увидеть те почтовые отправления, уведомления о вручении которых не вернулись. Выявив таким образом "опаздальщиков", в режиме on-line можно самостоятельно отследить их "судьбу" в Интернете.

Как это сделать? Каждому регистрируемому почтовому отправлению (заказному или с объявленной ценностью) присваивается уникальный почтовый идентификатор. Заметим, что идентификатор присваивается не только внутрироссийским, но и международным регистрируемым почтовым отправлениям. Почтовый идентификатор находится в чеке, выдаваемом при приеме почтового отправления. Он состоит из 14 символов и имеет следующий вид (см. Пример 1).

Пример 1

Рисунок "Почтовый идентификатор"

На каждом этапе пересылки регистрируемого отправления информация о его почтовом идентификаторе заносится в единую систему учета и контроля, благодаря чему возможно отследить его местоположение (этап прохождения). Для розыска отправления необходимо войти на официальный сайт ФГУП "Почта России", расположенный по адресу httр://почта-россии.рф/, выбрать верхний раздел "Услуги и сервисы", далее - подраздел "Отслеживание почтовых отправлений" (см. Рисунок 1), тогда на экране откроется страница сайта с функцией "Поиск по почтовому идентификатору" (см. Рисунок 2).

Здесь в специальное поле необходимо ввести почтовый идентификатор, указанный в чеке. Но следует учесть особенность его ввода: нужно напечатать все цифры, исключив возможные пробелы и скобки. Далее жмите экранную кнопку "Найти" - и вам откроется таблица, показывающая результаты поиска (см. Рисунок 3).

Из данной таблицы можно увидеть, доставлено ли ваше отправление, а если нет - то его местонахождение в настоящий момент. Если почтовое отправление не доставлено и нарушены контрольные сроки прохождения регистрируемых почтовых отправлений, то можно подготовить претензию. Теперь посмотрим, какие же контрольные сроки прохождения существуют.

Контрольные сроки прохождения регистрируемых почтовых отправлений

Сроки пересылки внутренней письменной корреспонденции между городами федерального значения, административными центрами субъектов РФ утверждены постановлением Правительства РФ от 24.03.2006 N 160. Они составляют:

- на внутригородской территории городов федерального значения, на территории административных центров субъектов РФ - 2 дня;

- между административным центром субъекта РФ и административными центрами муниципальных районов на территории субъекта РФ - тоже 2 дня;

- между административным центром и поселениями одного муниципального района - 3 дня;

- между городами федерального значения, административными центрами разных субъектов РФ единый срок установлен быть не может, т.к. расстояния могут быть принципиально разными (кто-то посылает письмо из Москвы в Казань, а кто-то - из Калининграда на Сахалин). Поэтому разработана целая таблица сроков, которую можно скачать по адресу http://www.russianpost.ru/rp/servise/ru/home/postuslug/termsdelivery (в ворде этот документ помещается на 10 стр.). Мы приведем данные из нее лишь выборочно (см. Таблицу 1).

Таблица 1. Контрольные сроки пересылки внутренней письменной корреспонденции (выборочная информация)

	Пункты назначения
Пункты отправки	Астрахань	Барнаул	Брянск	Владивосток	Владимир	Воронеж	Екатеринбург	Иваново	Казань	Калининград	Краснодар	Москва	Новосибирск	Санкт-Петербург	Тюмень	Южно-Сахалинск
Астрахань	х	6	6	6	5	7	7	7	7	6	5	4	7	5	8	7
Барнаул	6	х	6	6	6	5	6	6	6	5	5	4	4	5	6	8
Брянск	6	6	х	6	5	5	5	5	5	6	5	4	5	5	5	6
Владивосток	6	6	6	х	6	5	6	6	6	5	5	5	6	5	7	4
Владимир	5	6	5	6	х	5	4	5	5	5	5	4	5	5	4	5
Воронеж	7	5	5	5	5	х	5	5	5	5	5	4	5	5	6	6
Екатеринбург	7	6	5	6	4	5	х	3	3	6	6	5	4	4	3	6
Иваново	7	6	5	6	5	5	3	х	5	5	5	4	5	5	6	6
Казань	7	6	5	6	5	5	3	5	х	5	5	4	5	4	5	6
Калининград	6	5	6	5	5	5	6	5	5	х	6	5	5	3	6	7
Краснодар	5	5	5	5	5	5	6	5	5	6	х	4	4	4	5	6
Москва	4	4	4	5	4	4	5	4	4	5	4	х	4	4	4	4
Новосибирск	7	4	5	6	5	5	4	5	5	5	4	4	х	4	4	6
Санкт-Петербург	5	5	5	5	5	5	4	5	4	3	4	4	4	х	5	6
Тюмень	8	6	5	7	4	6	3	6	5	6	5	4	4	5	х	7
Южно-Сахалинск	7	8	6	4	5	6	6	6	6	7	6	4	6	6	7	х

Почтовые отправления, приходящие из-за рубежа, тоже имеют нормативные сроки прохождения по территории России (они опубликованы в Сборнике нормативов Международного бюро Всемирного почтового союза, см. Таблицу 2).

Таблица 2. Сроки прохождения по территории РФ отправлений, поступающих из-за границы (указаны без учета дня прибытия почтового отправления на территорию РФ)

	Сроки прохождения на территории РФ (в днях)
Место назначения	Письменная авиакорреспонденция	Наземная письменная корреспонденция	Авиапосылки	Наземные посылки
Москва	4	5	7	8
Санкт-Петербург	5	6	9	18
Крупные промышленные города	8	11	9	18
Остальная территория	9	13	11	20

Как предъявить претензию?

ФГУП "Почта России" разработало порядок рассмотрения претензий, соответствующий требованиям Федерального закона "О почтовой связи" и Правилам оказания услуг почтовой связи. Для информирования клиентов в каждом отделении почтовой связи размещены "Сведения о месте приема и рассмотрения претензий".

Учтите, что заявления по розыску почтовых отправлений и почтовых переводов денежных средств должны приниматься в любом отделении почтовой связи.

А обращения по вопросам качества предоставления услуг (замедление, повреждение, недостача и т.д.) в письменной форме принимаются только по месту подачи и выдачи почтового отправления (или почтового перевода денежных средств).

Заявления о розыске почтовых отправлений и претензии о возмещении ущерба, связанного с утратой и недостачей (порчей) пересылаемого вложения или с невыплатой денег по почтовому переводу денежных средств, принимаются от отправителей и адресатов, а также их представителей (по доверенности) на основании документа, удостоверяющего личность. К заявлению в обязательном порядке должна быть приложена квитанция (или ее четкая ксерокопия). Если разыскиваемая корреспонденция была отправлена по списку формы 103, то его тоже нужно будет предъявить (отдав оригинал или копию). Образец заполнения лицевой стороны заявления показан в Примере 2.

Пример 2

            Кому начальнику отделения почтовой связи N 503 А.В. Смирновой

                 --------------------------------------------------------

            от Иванова Сергея Михайловича

               ----------------------------------------------------------

            проживающего Ул. Молодогвардейская, д. 12, к. 3, кв. 104,

                        -------------------------------------------------

            Москва, 121402

            -------------------------------------------------------------

            тел. (495) 111-99-77

                ---------------------------------------------------------

            документ, удостоверяющий личность паспорт

                                              ---------------------------

            серия 45 12 N 578790

                  -----   -----------------------------------------------

            выдан. 45 отд. по району Нагатино ОУФМС России

                  -------------------------------------------------------

            по Москве 25.01.2008

            -------------------------------------------------------------

          (действует по доверенности ИП Смирнова С.В. N 20 от 15.07.2012)

          ---------------------------------------------------------------

Заявление

  внутреннее почтовое отправление, почтовый перевод, телеграмма, пенсия

  -------------------------------

                        (нужное подчеркнуть)

Причина заявления

/-\                       /-\           /-\              /-\

| | Отправление (перевод) | | Нет части | | Повреждение  |х| Замедление в

\-/ не поступило          \-/ вложения  \-/ вложения     \-/ прохождении

/-\                   /-\

| |Сумма возмещения   | | Уведомление о получении не получено или не

\-/неполучена         \-/  оформлено соответствующим образом

/-\

| |Иное (указать)                                ________ Дата поступления

\-/

    ----------------------------------------------------------------------

Почтовое отправление           /-----------------------------------------\

/-\         /-\                |/-\                                      |

| | простое |х| регистрируемое || | с объявленной  сумма объявленной     |

\-/         \-/                |\-/ ценностью      ценности _____________|

                               \-----------------------------------------/

/-\            /-\         /-\             /-\           /-\

| | почтовая   | |письмо   | | бандероль   | | посылка   | | секограмма

\-/ карточка   \-/         \-/             \-/           \-/

/-\                      /-\            /-\

| | прямой               | | почтовый   | | отправление 1 класса

\-/ почтовый контейнер   \-/ перевод    \-/

Особые отметки                /------------------------------------------\

/-\        /-\                |/-\                                       |

| | авиа   | | Уведомление о  || | наложенный  сумма наложенного         |

\-/        \-/ вручении       |\-/ платёж      платежа __________________|

                              \------------------------------------------/

Дата подачи 26.12.2011     регистрационный N 116127(80)151385    Вес 0,20

            ----------                       ----------------        ----

ОПС подачи N 503

           --------------------------------------------------------------

Фамилия и полный адрес отправителя ИП Смирнов С.В. ул. Молодогвардейская,

                                   --------------------------------------

д. 4, Москва, 121402

-------------------------------------------------------------------------

Вид упаковки ____________________________________________________________

Вложение ________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

            Подпись заявителя   Иванов    Дата 17.07.2012

                             ------------      -----------

Данные с подлинной квитанцией и данными

документа, удостоверяющего личность, сверены ____________________________

                                            (должность, фамилия и подпись

                                                  ответственного лица)

О.К.Ш.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

                          Отрывной талон

                                                                  /-----\

Заявление N ______________  принято "_____" _________20_____г. в  |О.К.Ш|

                                                                  \-----/

---------------------------  наименование объекта почтовой связи

Подпись работника почтовой связи _______________________________________

                                        должность, ФИО роспись

Если вы захотите подать претензию, то бланки заявлений можно взять в любом отделении почтовой связи, а удобнее и быстрее распечатать их с официального сайта "Почты России" (из подраздела "Обращения пользователей услугами ФГУП "Почта России", который идет последним в правом списке экрана), где размещены бланки двух заявлений (здесь приводим их дословные наименования с сайта "Почты России"):

- заявление внутреннее почтовое отправление, почтовый перевод, телеграмма, пенсия;

- заявление международное почтовое отправление, почтовый перевод.

Обращаем внимание читателей на то, что формы представленных заявлений составлены таким образом, что подразумевают их подачу от имени физического лица. От имени индивидуального предпринимателя заявление могут подать представители, действующие по доверенности. Тогда в заявлении следует сделать ссылку на номер и дату доверенности. Образец доверенности представлен в Примере 3.

Пример 3

Доверенность N 20

Город Москва               Шестнадцатое июля две тысячи двенадцатого года

Индивидуальный предприниматель Смирнов С.В. (ИП Смирнов С.В.) уполномочивает курьера Иванова Сергея Михайловича, паспорт серии 45 12 N 78790 выдан 25.01.2008 45 отд. по району Нагатино ОУФМС России по Москве, код подразделения 406-011, зарегистрированного по адресу: г. Москва, ул. Молодогвардейская, д. 12, к. 3, кв. 104,

представлять интересы ИП Смирнова С.В. в 503 отделении почтовой связи г. Москвы по вопросам розыска почтовых отправлений и иным вопросам, связанным с доставкой почтовых отправлений, с правом подачи заявлений по указанным вопросам, а также совершения иных необходимых действий, связанных с выполнением настоящего поручения.

Права по настоящей доверенности не могут быть переданы другому лицу.

Доверенность выдана сроком на один год.

Подпись уполномоченного лица        Иванов                   удостоверяю.

ИП Смирнов С.В.                     Смирнов                  С.В. Смирнов

Е. Юсипова,

член Гильдии Управляющих Документацией

"Арсенал предпринимателя", N 7, июль 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Категория почтового отправления - совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки доставки (вручения) почтового отправления (простое, заказное, с объявленной ценностью, обыкновенное) (п. 2 Правил оказания услуг почтовой связи).