Выплата зарплаты на банк-карту (Е.В. Шестакова, "Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2012 г.)

Выплата зарплаты на банк-карту

Многие работодатели давно заключили зарплатные проекты с банками и перечисляют своим сотрудникам деньги на пластиковые карточки. Но что делать, если руководство организации только задумывается над тем, чтобы перейти на подобную схему выплаты заработной платы? Если вы столкнулись с таким вопросом либо сомневаетесь, стоит ли переходить на карточки, статья для вас.

Для многих компаний, расположенных в городах, выплата заработной платы сотрудникам на зарплатную карту является обычным делом. Однако для малых предприятий, индивидуальных предпринимателей и компаний, расположенных в местности, где нет банков, такая практика неудобна. Вместе с тем Минфин не раз заявлял о необходимости сокращения наличных расходов, и возможно, дополнительные ограничения по наличным расчетам все-таки будут установлены. Поэтому попробуем уже сейчас поговорить о плюсах и минусах зарплатных карт.

Плюсы выплат на зарплатную карту

К плюсам выплат заработной платы на карту можно отнести простой порядок. Бухгалтеру компании не нужно начислять заработную плату, потом ехать в банк, снимать большие суммы, выдавать их через кассу. При выдаче заработной платы через зарплатную карту упрощается схема расчетов с сотрудниками и при этом сохраняется конфиденциальная информация об уровне заработной платы.

Многие компании также предпочитают переводить заработную плату на карту из соображений безопасности. Ведь в этом случае минимизируется риск того, что бухгалтера могут ограбить по дороге в банк. Кроме того, по кассе может образоваться недостача, связанная с ошибочно выданными денежными средствами. Некоторые банки предусматривают возможность кредитования для пользователей зарплатных проектов.

Одновременно с зарплатной картой работник по заявлению получает дополнительные банковские услуги. К таким услугам относится бесплатный интернет-банкинг, система дистанционных платежей и обслуживания банка. При помощи интернет-банкинга возможно отслеживать состояние счета, расчеты по карте, совершать платежи в любое время и в любой точке.

Кроме того, сотрудник может получить доступ к кредитной линии - овердрафту.

Зарплатная платежная карточка является международной и может быть использована как в России, так и за ее пределами.

Зарплатная карта дает возможность использования карточного счета как способа накопления денежных средств с начислением процентов на сумму остатка.

Заработную плату не нужно переводить на депозит, если сотрудник не получил ее в течение трех дней.

Минусы выплат на зарплатную карту

Основным минусом для компании является то, что работники могут отказаться от выплат на карту. Люди в возрасте неохотно соглашаются перейти на безналичную зарплату. Их пугает, что рядом с домом не окажется нужного банкомата, что банкомат сломается и "съест" карту или что карту могут взломать и снять с нее все деньги. Действительно, случаи кражи денежных средств или невыдачи банкоматом денег не являются редкостью. И это право работника - не переходить на выплаты по картам. Оно установлено в статье 136 Трудового кодекса.

Для накопления денежных средств многие зарплатные проекты не подходят, поскольку, как правило, проценты по картам меньше депозитов. При снятии же денежных средств из банкоматов других банков часто взимается комиссия, которую платит сам пользователь карты.

Еще одним минусом являются дополнительные затраты, которые компания должна нести при перечислении денежных средств и которые обычно предусматриваются в договоре с банком.

В договоре могут быть предусмотрены следующие затраты:

- оплата услуг банка по изготовлению банковских карт для работников;

- вознаграждение за перечисление денег на карточные счета работников;

- оплата услуг банка по обслуживанию карточных счетов работников.

Помимо этого в договоре могут содержаться особые условия. Например, при увольнении сотрудника банк вправе потребовать от работодателя сдать карту работника или закрывает ее. Конечно, написав соответствующее заявление, сотрудник может продолжить пользоваться ею, только расходы на ее обслуживание он будет нести сам. Однако ряд работников приходят с жалобами к бывшему работодателю, не предупредившему о закрытии карты.

Какие необходимы документы?

Для выплаты заработной платы на карту необходимо заключить соответствующий договор с банком. Именно этот документ будет основанием для выплаты денег сотрудникам на карту.

Для оформления договора с банком организация должна собрать пакет документов. В каждом банке отличаются требования по видам предоставляемых документов. Приведем примерный список:

- реестр лиц, которым поручено передавать в банк сведения о заработной плате работников на бумажных и электронных носителях, на данных лиц оформляется доверенность;

- реестр сотрудников, которые уполномочены подписывать ведомости на зачисление средств на счета работников, с образцами подписей этих лиц и оттисков печатей;

- список работников, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;

- общий договор или договор на каждого работника организации о предоставлении в пользование и обслуживании личной банковской карты, заключаемый банком с каждым держателем карты;

- заявление-обязательство от имени каждого работника на открытие карточного счета и получение зарплатной карты;

- копии паспортов каждого работника, подписанные руководителем и скрепленные печатью организации;

- график выдачи зарплаты, заверенный руководителем компании.

Сначала банк заключает договор с организацией на предоставление услуг по переводу денежных средств на счета работников. После этого банк выпускает карты и выдает их под роспись работнику вместе с пин-кодом. При переводе заработной платы она поступает на специальный счет каждого работника.

Руководство компании при открытии зарплатного проекта издает соответствующий приказ о введении безналичной формы оплаты труда. В приказе необходимо указать конкретную дату ее введения. Данным приказом также рекомендуется:

- провести маркетинговое исследование предлагаемых зарплатных проектов, при этом важно учитывать, чтобы обеспечивалась доступность получения заработной платы для сотрудников;

- издать приказ или иной нормативный акт, в котором будут назначены лица, ответственные за перевод организации на карточную систему выдачи заработной платы;

- установить в положении об оплате труда или ином акте порядок начисления и выплаты заработной платы;

- внести изменения в должностные инструкции работников бухгалтерии и включить в их обязанности необходимость организации взаимодействия с банком;

- в обязанности сотрудников кадровых служб внести изменения в части приема и увольнения сотрудников и подачи соответствующих сведений в банк;

- вменить в обязанность главного бухгалтера или иного сотрудника (или сотрудников) заключение договоров с банком;

- если компания имеет счета в нескольких банках, то целесообразно оформить договор с одним банком.

Кроме того, в трудовых договорах с работниками, в отдельных соглашениях к ним или в коллективном договоре должно быть прописано, что зарплата выплачивается путем перечисления на банковские счета. Порядок использования карт прописывается также в таком локальном акте, как Положение об оплате труда сотрудников. А также бухгалтерские особенности начисления заработной платы отражаются в учетной политике компании для целей налогового и бухгалтерского учета.

Следует помнить, что работник по статье 136 Трудового кодекса должен дать согласие на выплату заработной платы по картам. Это согласие, как правило, оформляется в виде заявления от работника.

Поэтому при переходе на зарплатный проект следует сначала подготовить все необходимые документы.

Изменение лицевых счетов работника

Прежде всего следует разделять лицевые счета работника в организации и лицевые счета в банке.

Лицевые счета в компании открываются на каждого работника предприятия при его устройстве на работу на основании приказа о приеме на работу и личной карточки. Записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы производятся на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

При открытии лицевых счетов в них заносится определенный перечень сведений: данные о сотруднике, в том числе фамилия, имя, отчество, данные о приеме на работу, ИНН сотрудника, номер страхового пенсионного свидетельства, количество детей, дата приема на работу и др.

На практике возможно несколько ситуаций, когда данные лицевых счетов работника в организации меняются. К примеру, можно назвать изменение фамилии, паспортных данных, ИНН.

Соответственно если данные лицевых счетов изменились, то данные исправляются бухгалтером по заявлению, представленному работником. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и др.), которые заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело работника. Данные сообщаются в банк, куда подается также заявление от работника.

Лицевые счета в банках, в отличие от счетов в организации, могут быть изменены и по другим причинам, например, оформление нового зарплатного проекта, выдача "золотой карточки" вместо обычной для руководящих работников, открытие лицевого счета на работников в новом банке, перевод всех работников в один банк. При перевыпуске зарплатных карт лицевые счета работников не изменяются.

Переоформление лицевых банковских счетов осуществляется также по заявлению работника или по инициативе банка. В первом случае необходимо заявление работника, во втором банк самостоятельно доводит информацию до работодателя, который впоследствии информирует работника обо всех изменениях.

Больничные на банк-карту

В ближайшее время сотрудники смогут получать на карточки не только зарплату, но и пособия по нетрудоспособности, беременности и родам. Соцстрах запускает пилотный проект, который предусматривает выплату пособий работникам непосредственно из Фонда социального страхования - без посредника, то есть работодателя. Работник сможет получить пособия одним из способов: на лицевой счет в банке или почтовым переводом, в зависимости от собственных предпочтений.

Для работника схема получения пособия фактически не изменится. Как и прежде, он должен будет принести на предприятие документы, подтверждающие право на пособие (листок нетрудоспособности, справку о рождении ребенка и т.д.), и оформить заявление, где указаны счет в банке или почтовый адрес.

Работодатель в свою очередь также будет формировать комплект документов на выплату пособий и не позднее пяти дней со дня получения их от работника направляет в региональное отделение ФСС (http://r30.fss.ru). При этом работник сам может принести заявление и другие документы в Фонд социального страхования.

И только после всего этого Соцстрахом будет производиться выплата пособий работнику на указанный им лицевой счет в банке или почтовым переводом.

Е.В. Шестакова,

эксперт "Аудиторской фирмы "БИЗНЕС-СТУДИО"

"Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2012 г.