Зачем нужен график документооборота и как его составить (Н.А. Кулюкина, "Упрощенка", N 9, сентябрь 2012 г.)

Зачем нужен график документооборота и как его составить

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Необходимость в графике документооборота не зависит от системы налогообложения. Поэтому в статье вы найдете советы, полезные для себя.

Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании первичных документов. Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать - организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, составляют такой документ, как график документооборота.

Памятка. График необходим, когда нужно контролировать своевременность выписки и передачи документов сотрудниками организации в бухгалтерию.

О том, что движение первичных документов в организации должно происходить в соответствии с графиком документооборота, сказано в пункте 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н.

Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах самой организации. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости. Ведь с 2013 года организации на "упрощенке" будут обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме (подп. 1 п. 1 ст. 2 и п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). А значит, повысятся и требования к своевременному и грамотному оформлению документов.

В данной статье мы расскажем о том, как составить график, чтобы он был понятен всем работникам, а главное, полезен бухгалтерии. А также о том, каким образом организовать контроль за соблюдением графика.

Определитесь, нужен ли график для вашей работы

График документооборота просто необходим организациям, в которых первичная документация поступает в бухгалтерию из разных отделов. С его помощью вы сможете организовать и контролировать работу по выписке документов разными людьми - вовремя ли они выполняют свою работу? А если происходят задержки, то по чьей вине.

Если же вы работаете бухгалтером в маленькой фирме и все документы оформляете самостоятельно, то графика для самой себя у вас, скорее всего, нет. Как мы уже сказали, какие-либо штрафы за отсутствие графика вам не грозят. Ведь данный документ нужен для внутреннего контроля и составляется исключительно для нужд организации. Какие-либо внешние пользователи в нем не заинтересованы. Однако мы все равно рекомендуем вам разобраться в том, что представляет собой график и как его оформлять. Ведь не исключено, что в будущем условия вашей работы могут измениться.

Выберите удобный способ градации документов

Требования к графику документооборота установлены Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29.07.83 N 105 (далее - Положение). Данный документ действует в части, не противоречащей бухгалтерскому законодательству. Раздел 5 Положения, касающийся графика документооборота, полностью ему соответствует. А значит, вы можете в полной мере его применять.

Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер (п. 5.2 Положения). Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру, кадровому работнику или, например, секретарю. Унифицированной формы графика документооборота нет. Поэтому вам придется разработать ее самостоятельно. Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:

- кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;

- в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;

- кто является ответственным за создание и передачу документа;

- кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;

- сколько времени нужно хранить документ в организации.

В бухгалтерию поступают как первичные документы, созданные работниками организации, так и "первичка" от контрагентов. По входящим документам можно оформить отдельный график документооборота, а можно включить их в общий план документооборота, назначив ответственных лиц за их проверку и передачу в бухгалтерию.

В приложении к Положению приведен пример графика документооборота, который составлен в зависимости от документов, применяемых организацией. Образец такого документа мы представили на рис. 1. Вы можете взять его за основу. Однако, на наш взгляд, это не самый удачный вариант. Дело в том, что такой график документооборота сложный для восприятия, особенно если вы используете большое количество первичных документов. Каждому исполнителю свой бланк придется выискивать среди множества прочих.

Рисунок 1

Образец неструктурированного графика документооборота

Наименование документа	Создание документа
	Количество	Кто выписывает	Срок оформления	Ответственный за исполнение
1	2	3	4	5
Приказ о приеме работника на работу (форма N Т-1)	1	Кадровый работник	В день заключения трудового договора	Начальник отдела кадров
Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6)	1	Кадровый работник	В течение пяти дней после поступления заявления	Начальник отдела кадров

Передача документа в бухгалтерию			Обработка и хранение документа
Кто представляет	Срок передачи	Ответственный за проверку	Кто исполняет	Срок исполнения	Срок хранения
6	7	8	9	10	11
Кадровый работник	В день подписания приказа руководителем	Ответственный бухгалтер	Ответственный бухгалтер	В день поступления приказа	75 лет
Кадровый работник	В день подписания приказа руководителем	Ответственный бухгалтер	Ответственный бухгалтер	В день поступления приказа	3 года

График будет удобным, если все документы в нем объединить по какому-либо принципу. Тогда ответственное лицо может сразу найти требующийся документ. Мы предлагаем два возможных способа.

Способ N 1: сгруппируйте документы по хозяйственным операциям. Данный способ подойдет для небольших компаний, у которых не так много хозяйственных операций. В этом случае в первом столбце графика перечислите все возможные хозяйственные операции. А для каждой хозяйственной операции укажите документы, которые необходимо выписать. Фрагмент такого графика приведен на рис. 2 на с. 28-29.

Рисунок 2

Фрагмент графика, в котором документы сформированы по хозоперациям

Хозяйственная операция	Создание документа
	Наименование	Количество	Кто документа выписывает		Срок оформления	Ответственный за исполнение
1	2	3		4	5	6
Покупка товаров	Платежное поручение (форма 0401060)	2		Бухгалтер	За день до оплаты товаров	Главный бухгалтер
	Доверенность (форма N М-2)	1		Бухгалтер	За день до получения товаров у поставщика	Главный бухгалтер
	Товарная накладная (форма N ТОРГ-12)	1		Поставщик	В день получения товаров	Работник, получающий товары
	Акт о приемке товаров (форма N ТОРГ-1)	1		Член приемной комиссии	В день приема товаров	Председатель приемной комиссии

Передача документа в бухгалтерию			Обработка и хранение документа
Кто представляет	Срок передачи	Ответственный за проверку	Кто исполняет	Срок исполнения	Срок хранения
7	8	9	10	11	12
Бухгалтер, проводивший платежное поручение в банке	В день оплаты товаров до 15.00	Генеральный директор и главный бухгалтер	Ответственный бухгалтер	В день оплаты товаров до 18.00	5 лет
Работник, на которого выписана доверенность	На следующий день после истечения срока доверенности до 13.00	Ответственный бухгалтер	Ответственный бухгалтер	В день получения доверенности до 18.00	5 лет
Работник, получивший товары	На следующий день после получения товаров от поставщика до 13.00	Ответственный бухгалтер	Ответственный бухгалтер	В день получения накладной до 18.00	5 лет
Председатель приемной комиссии	В день приема товаров до 18.00	Ответственный бухгалтер	Ответственный бухгалтер	В день приема товаров до 18.00	5 лет

Способ N 2: объедините документы по отделам организации. Этот способ в отличие от предыдущего подойдет для более крупных компаний, состоящих из достаточно большого числа подразделений и отделов. Для каждого отдела перечислите первичные документы, которые выписывают работающие в нем сотрудники. В данном случае вы можете оформить график как единый документ, действующий для всей организации. А можете составить для каждого отдела свой график документооборота. С образцом графика для отдела оптовых продаж вы можете ознакомиться на рис. 3 на с. 28-29.

Рисунок 3

Образец графика документооборота для отдела оптовых продаж

Наименование документа	Создание документа
	Количество	Кто выписывает	Срок оформления	Ответственный за исполнение
1	2	3	4	5
Договор поставки (форма утверждена приказом руководителя)	2	Менеджер по продажам	В день поступления заказа	Начальник отдела оптовых продаж
Счет на оплату товаров (форма утверждена приказом руководителя)	2	Менеджер по продажам	На следующий день после поступления заказа	Начальник отдела оптовых продаж
Акт передачи продукции (форма утверждена приказом руководителя)	2	Менеджер по продажам	В день передачи товаров	Начальник отдела оптовых продаж
Товарная накладная (форма N ТОРГ-12)	2	Менеджер по продажам	В день передачи товаров	Начальник отдела оптовых продаж

Передача документа в бухгалтерию			Обработка и хранение документа
Кто представляет	Срок передачи	Ответственный за проверку	Кто исполняет	Срок исполнения	Срок хранения
6	7	8	9	10	11
Менеджер по продажам	В день продажи товаров	Ответственный бухгалтер, юрист	Ответственный бухгалтер	В день продажи товаров	5 лет
Менеджер по продажам	В день составления счета	Ответственный бухгалтер	Ответственный бухгалтер	В день получения счета	5 лет
Менеджер по продажам	В день продажи товаров	Ответственный бухгалтер, юрист	Ответственный бухгалтер	В день продажи товаров	5 лет
Менеджер по продажам	В день продажи	Ответственный бухгалтер	Ответственный бухгалтер	В день продажи	5 лет

Совет редакции. Чтобы исполнитель мог легко найти документ, объедините их по конкретному принципу, например по хозяйственным операциям или отделам организации.

Утвердите график отдельным приказом

После того как график документооборота составлен, руководитель организации должен его утвердить. График можно оформить в виде приложения к приказу об учетной политике. Однако, на наш взгляд, это нерационально. Дело в том, что учетная политика может обновляться ежегодно. А график так часто не меняется и может действовать несколько лет до тех пор, пока не устареет или не утратит силу. А при необходимости в него можно вносить изменения. В связи с этим полагаем, что график удобнее утвердить отдельным приказом. Образец приведен на рис. 4.

Рисунок 4

Образец приказа руководителя об утверждении графика документооборота

Общество с ограниченной ответственностью "Квест"

Приказ N 87
об утверждении графика документооборота

г. Владимир

16 июля 2012 года

Для нормальной работы компании и правильной организации документооборота

Приказываю:

1. Утвердить график документооборота согласно приложению.

2. Всем ответственным работникам составлять и сдавать первичные документы в бухгалтерию согласно утвержденному графику.

3. Полученные первичные документы от контрагентов передавать в бухгалтерию в сроки, указанные в графике.

4. Возложить контроль за соблюдением исполнителями графика на главного бухгалтера М.И. Прохорову.

Генеральный директор

Свиридов

П.В. Свиридов

Организуйте контроль за соблюдением

Работники должны соблюдать установленные в графике сроки составления и передачи документов в бухгалтерию. Такую обязанность следует закрепить в должностных инструкциях и в приказе об утверждении графика. Чтобы контролировать своевременное поступление документов в бухгалтерию, разработайте специальный журнал и поручите вести его бухгалтерам. Образец журнала представлен на рис. 5.

Рисунок 5

Образец журнала поступления документов в бухгалтерию

Общество с ограниченной ответственностью "Квест"

Журнал поступления документов в бухгалтерию

г. Владимир

16 июля 2012 года

Дата	Наименование документа	Реквизиты документа	Сдал		Принял
			ФИО, должность	Подпись	ФИО	Подпись
20.07.2012	Товарная накладная	N 521 от 20.07.2012	Котова Н.Е., менеджер	Котова	Орлова Н.А.	Орлова

Обнаружив нарушение графика, руководитель может лишить работника премии, сделать ему замечание или вынести выговор, о чем составляется приказ. Но помните, что дисциплинарное взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня обнаружения и не позднее шести месяцев со дня совершения проступка (ст. 193 ТК РФ). Прежде чем назначать работнику взыскание, не забудьте с него затребовать письменное объяснение.

Для справки. Контролировать соблюдение сроков, указанных в графике, можно с помощью журнала поступления документов в бухгалтерию.

Н.А. Кулюкина,

эксперт журнала "Упрощенка"

Нюансы, требующие особого внимания

График документооборота нужен, чтобы контролировать работу сотрудников. А именно: отслеживать, вовремя ли они составляют и передают в бухгалтерию первичные документы. Фактические даты передачи документов можно фиксировать в специальном журнале.

Разрабатывая график, объедините документы, перечисляемые в нем, по какому-либо принципу. Например, документы можно разнести по хозяйственным операциям, возможным в организации, либо составить отдельные графики для каждого отдела компании.

За отсутствие графика документооборота не штрафуют, поскольку это внутренний документ организации, оформляемый для того, чтобы организовать и контролировать работу между подразделениями.

"Упрощенка", N 9, сентябрь 2012 г.