Какими документами оформить ремонт основного средства (В.А. Синицына, "Упрощенка", N 9, сентябрь 2012 г.)

Какими документами оформить ремонт основного средства

Ремонт объекта основных средств проводится собственными силами?

                   |                                    |

                   Да                                   Нет

/-------------------------------------\   /---------------------------\

|Для учета расходов на ремонт         |   |В случае, когда ремонт     |

|основного средства вам потребуются:  |   |проводит сторонняя         |

|- дефектная ведомость;               |   |организация, в наличии     |

|- приказ руководителя о проведении   |   |должны быть следующие      |

|ремонта;                             |   |документы:                 |

|- калькуляция всех затрат;           |   |- дефектная ведомость;     |

|- документы, подтверждающие покупку  |   |- приказ руководителя о    |

|материалов (накладные, товарные      |   |проведении ремонта;        |

|чеки);                               |   |- договор подряда;         |

|- документы, подтверждающие оплату   |   |- проектно-сметная         |

|материалов (платежные поручения, чеки|   |документация;              |

|ККТ);                                |   |- акт по форме N ОС-3      |

|- лимитно-заборные карты или         |   |                           |

|требования-накладные;                |   |                           |

|- акт по форме N ОС-3                |   |                           |

\-------------------------------------/   \---------------------------/

"Упрощенцы" с объектом доходы минус расходы вправе в налоговом учете отражать стоимость ремонта основных средств. После того как работы будут выполнены и оплачены, их стоимость можно включить в расходы. Но при условии - у фирмы есть документы, подтверждающие понесенные затраты (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перед тем как начать ремонт, вы должны оформить дефектную ведомость. Ведь затраты должны быть не только документально подтвержденными, но и экономически оправданными. Так вот, дефектная ведомость подтвердит наличие неисправности основного средства и обоснованность ремонта. Кроме того, с ее помощью вы сможете доказать, что провели именно ремонт, а не модернизацию.

Унифицированной формы дефектной ведомости нет. Поэтому вам придется ее разработать. За основу можете взять форму N ОС-16 (утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7). В ведомости опишите все повреждения имущества, а также укажите, какие работы необходимы для его восстановления. Лучше, если этот документ будет составлен после консультации с техническим специалистом (инженером, механиком и т.д.). Фрагмент дефектной ведомости мы привели на рис. 1.

Рисунок 1

Выдержка из дефектной ведомости

...

Ведомость составили: Н.Г. Романова (бухгалтер), П.Д. Волков (слесарь)

Наименование основного средства: легковой автомобиль ВАЗ-2110 с регистрационным знаком В589ДА150

Номер п/п	Выявленные неисправности	Необходимые для устранения запчасти и работы	Срок устранения
1	Автомобиль не заводится, сел аккумулятор	Замена старого аккумулятора новым	15.08.2012

...

После того как ведомость будет оформлена, руководитель должен издать приказ о проведении ремонта. В нем указывается, каким способом будет отремонтировано имущество: собственными силами или с привлечением подрядных организаций. А также срок проведения ремонта, ответственные за организацию ремонта лица и т.д.

Если ремонт будет проводить сторонняя фирма, с ней нужно заключить договор подряда. Кроме того, утвердите проектно-сметную документацию. А вот использовать унифицированную форму N КС-2 и форму N КС-3 нельзя. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.99 N 100 и применяются при выполнении капитальных работ и реконструкции.

В случае, когда ремонт проводится собственными силами, потребуются иные документы. Оформите калькуляцию всех затрат. Укажите в ней все материалы, которые необходимы для ремонта, их количество и стоимость. Приобретая материалы, позаботьтесь о документах, подтверждающих покупку и оплату (накладных, чеках ККТ и т.д.). Передавать материалы в ремонт нужно по лимитно-заборным картам (форма N М-8) или требованиям-накладным (форма N М-11). Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а.

Независимо от того, каким способом был проведен ремонт, по его окончании нужно оформить акт по форме N ОС-3. Кроме того, данные о выполненных работах необходимо занести в раздел 6 инвентарной карточки (форма N ОС-6). Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Для справки. По завершении ремонта оформляется акт по форме N ОС-3. При этом неважно, собственными силами проводился ремонт или с привлечением подрядной организации.

В.А. Синицына,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 9, сентябрь 2012 г.