Что предпринять, если НДФЛ нужно вернуть бывшему сотруднику (Н.П. Епихин, "Упрощенка", N 9, сентябрь 2012 г.)

Что предпринять, если НДФЛ нужно вернуть бывшему сотруднику

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Статья будет интересна всем "упрощенцам", привлекающим наемных работников. Объект налогообложения значения не имеет.

Сотрудник уволился, и организация полностью с ним рассчиталась: выплатила расчет, выдала трудовую книжку. А потом выясняется, что бухгалтер допустил ошибку и перечислил в бюджет НДФЛ больше, чем нужно. Когда лишний налог удержан с действующего работника, то механизм возврата понятен. Сотрудник пишет заявление, и фирма возвращает суммы на зарплатную карту за счет предстоящих удержаний налога. В результате заработная плата сотрудника в месяце выплаты будет немного больше, чем обычно. А как вернуть деньги работнику, который уже уволился? Ведь ему доходов больше не выплачивается. Об этом рассказал Минфин России в своем письме от 02.07.2012 N 03-04-06/6-193, и мы предлагаем вам комментарий к этому документу.

Каков общий порядок возврата НДФЛ работникам

О том, что налог удержан в большей сумме, чем нужно, работодатель в лице бухгалтера должен сообщить сотруднику в течение 10 дней со дня, когда этот факт обнаружен. После чего сотрудник пишет в произвольной форме заявление о возврате денег. Лучше, если бухгалтер проконтролирует этот процесс или даст работнику образец. Дело в том, что есть обязательная информация, которая должна быть в заявлении. Это:

- причина возврата налога;

- сумма;

- реквизиты счета для перечисления денег. Это может быть, например, зарплатный счет работника или любой другой его счет в банке. Выдавать переплату наличными запрещено (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Обратите внимание! Излишне удержанная сумма НДФЛ возвращается только по письменному заявлению работника, которое он оформляет в произвольной форме. В заявлении необходимо указать причину возврата налога, его сумму и реквизиты счета для перечисления.

После того как заявление получено, у организации есть три месяца, чтобы вернуть деньги. НК РФ предписывает возвращать налог за счет будущих платежей по НДФЛ. Причем возвращать можно как налог с зарплаты самого сотрудника, так и других работников.

Возврат налога за счет будущих платежей с зарплаты других работников обычно практикуют, если долг большой и удержаний платежа по НДФЛ работника недостаточно. Такую возможность предоставляет абзац 3 пункта 1 статьи 231 НК РФ. Технически это не составит труда, так как НДФЛ с зарплаты обычно перечисляется одной платежкой. На сумму возврата и нужно уменьшить общий платеж в очередном месяце.

Пример 1. Возврат излишне удержанного НДФЛ

В июле сотрудник ООО "Звезда" А.В. Рогов был направлен в командировку. По возвращении из нее он не смог документально подтвердить расходы по найму жилого помещения (8000 руб.), так как потерял документы из гостиницы. Несмотря на это, компания компенсировала ему расходы в полном объеме и удержала с них НДФЛ в размере 1040 руб. (8000 руб. х 13%). В августе гостиница предоставила копии утерянных подтверждающих документов. В связи с чем работник написал заявление на возврат излишне удержанного налога на зарплатный счет. Как организации это сделать?

Зарплата А.В. Рогова за июль составила 25 000 руб. К этой сумме прибавим компенсацию за проживание в гостинице (8000 руб.). В итоге в июле с доходов А.В. Рогова был перечислен в бюджет НДФЛ, равный 4290 руб. [(25 000 руб. + 8000 руб.) х 13%].

В августе на основании заявления, написанного А.В. Роговым, и документов из гостиницы бухгалтер "Звезды" скорректировал сумму удержанного НДФЛ. Размер НДФЛ с зарплаты всех сотрудников "Звезды" за август составил 75 000 руб. Однако бухгалтер "Звезды" с учетом корректировки перечислил в бюджет всего 73 960 руб. Разница в размере 1040 руб. была отправлена на банковский счет, указанный А.В. Роговым в заявлении на возврат (на зарплатную карту).

Обратите также внимание на такой момент. Излишне удержанный налог следует отличать от ошибочно перечисленного: когда, например, организация удержала у работника 1000 руб. НДФЛ, а перечислила 2000 руб. Ясно, что вторую тысячу она уплатила в бюджет за счет собственных средств, вопреки прямому запрету, содержащемуся в пункте 9 статьи 226 НК РФ. В такой ситуации возможен только возврат переплаты без участия работника. Налоговый агент должен обратиться в налоговую инспекцию с заявлением о возврате денег на расчетный счет организации (письмо ФНС России от 04.07.2011 N ЕД-4-3/10764).

По каким правилам возвращать налог уволенным сотрудникам

Если на тот момент, когда обнаружено излишнее удержание, работник уже уволился, вернуть деньги можно только за счет предстоящих платежей по НДФЛ из доходов других сотрудников. Как раз об этом и говорит Минфин России в своем письме от 02.07.2012 N 03-04-06/6-193.

Причем заявление о возврате налога бывший работник может подать в течение трех лет с того момента, когда соответствующие суммы у него были удержаны (п. 7 ст. 78 НК РФ). Если срок выдержан, отказать в возврате НДФЛ бывший работодатель не может.

Однако часто ситуация осложняется тем, что уволенный работник не может лично прийти и написать заявление на возврат. Например, он переехал в другой город. Выход из этого есть. Бухгалтер может направить бывшему работнику образец заявления по почте (как электронной, так и обычной) или надиктовать по телефону. А работник его напишет от руки и перешлет в ответ заказным письмом по почте.

Пример 2. Возврат НДФЛ уволенному сотруднику за счет предстоящих платежей по налогу с зарплаты других работников

Менеджер по продажам ООО "Звезда" А.В. Рогов 17 июля был уволен в связи с сокращением штата. 26 июля бухгалтер обнаружил техническую ошибку в расчете налога с выходного пособия, равного 120 000 руб. Вместо 15 600 руб. НДФЛ (120 000 руб. х 13%) было удержано 16 500 руб. Как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ в сумме 900 руб. (16 500 руб. - 15 600 руб.)?

Сразу после обнаружения ошибки бухгалтер позвонил уволенному работнику и согласовал с ним порядок возврата переплаты. По электронной почте А.В. Рогову было направлено сообщение о факте излишнего удержания налога с указанием причины (техническая ошибка) и суммы переплаты - 900 руб. К письму прилагался образец заявления на возврат переплаты. А.В. Рогов написал заявление (см. рисунок) с указанием реквизитов своего счета в банке, на который нужно перечислить деньги, и выслал его в организацию по почте.

Рисунок

Образец заявления работника о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ

Генеральному директору ООО "Звезда" Попову А.Л. от Рогова А.В.

Заявление

Согласно пункту 1 статьи 231 НК РФ прошу вернуть мне излишне удержанную сумму НДФЛ. Налог был излишне удержан с выходного пособия в июле 2012 года в сумме 900 руб. Возврат налога прошу произвести в связи с обнаружением технической ошибки в расчете налога.

Прошу вернуть излишне удержанный НДФЛ по следующим реквизитам:

- р/с 40702080700000050501 в АКБ "Открытие";

- к/с 30101810500000058799, БИК 044583497;

- ИНН 7707289743;

- КПП 775001789.

04.08.2012

Рогов

(А.В. Рогов)

При выплате сотрудникам вознаграждения за труд в августе бухгалтер ООО "Звезда" удержал НДФЛ в сумме 70 000 руб. А в бюджет уплатил 69 100 руб. В тот же день излишне удержанный с выходного пособия НДФЛ в сумме 900 руб. был перечислен на банковский счет, указанный А.В. Роговым в заявлении.

Полезные советы. Как вернуть НДФЛ за счет тех средств, которые уже были уплачены в бюджет

Иногда предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата налога. Такая ситуация может возникнуть, например, при простое, или сумма возврата очень большая из-за того, что задолжали топ-менеджеру.

Один из выходов - возвращать переплату в несколько этапов. Но делать это можно только в строго отведенное время - в течение трех месяцев со дня подачи работником заявления. Если срок будет нарушен, придется платить неустойку. Проценты начисляются за каждый день просрочки по ставке рефинансирования, которая действовала в дни нарушения срока возврата (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Если заранее понятно, что сроки соблюсти не удастся, остается только один выход - попросить инспекцию вернуть налог за счет бюджета. Тогда налоговый агент не позднее 10 дней со дня получения от работника заявления на возврат обращается к налоговикам также с заявлением о возврате. К нему нужно приложить документы, подтверждающие излишнее удержание сумм налога, - копию заявления самого работника, справку по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физлиц и платежные документы на уплату налога (письмо Минфина России от 03.04.2009 N 03-04-06-01/76). Отметим, что перечень документов является открытым и может изменяться в зависимости от обстоятельств. Инспекция вернет НДФЛ на расчетный счет организации в течение одного месяца со дня получения заявления от фирмы (ст. 78 НК РФ). А далее налоговый агент перечислит деньги самому работнику.

Кстати, НК РФ не запрещает возвращать переплату за счет собственных средств компании. Но мы рекомендуем делать это, только если организация точно уверена, что налоговая инспекция чуть позже также вернет деньги. Иначе эти средства назад можно и не получить.

Минфин России в своем письме от 02.07.2012 N 03-04-06/6-193 обратил внимание вот еще на какое важное обстоятельство. Возврат НДФЛ не зависит от налогового периода, в котором был излишне удержан налог.

Например, работник уволен в конце 2011 года и в этом же году был уплачен лишний налог. А обнаружили переплату уже в 2012 году. Вернуть бывшему сотруднику деньги работодатель вправе в 2012 году на общих основаниях. Каких-то специальных правил для данной ситуации не предусмотрено. Главное - следить за тем, чтобы механизм возврата был запущен сразу после того, как переплата обнаружена.

Н.П. Епихин,

эксперт журнала "Упрощенка"

Нюансы, требующие особого внимания

Обнаружив излишнее удержание и переплату НДФЛ, работодатель должен уведомить об этом сотрудника в течение 10 дней.

Компания не вправе возвращать налог без письменного заявления работника.

Вернуть переплату по налогу можно за счет будущих платежей по НДФЛ как с зарплаты самого работника, так и других сотрудников. А если денег недостаточно, то за счет средств, прежде уплаченных в бюджет.

"Упрощенка", N 9, сентябрь 2012 г.