Работника отозвали из отпуска (А.Ю. Тьевар, "Зарплата", N 8, август 2012 г.)

Работника отозвали из отпуска

В силу форс-мажорных обстоятельств иногда компании вынуждены отзывать сотрудников из ежегодных оплачиваемых отпусков. Как это правильно сделать, какие документы оформить, читайте в статье.

Правила отзыва работника из ежегодного оплачиваемого отпуска установлены в частях 2 и 3 статьи 125 Трудового кодекса. При этом о достаточных основаниях прерывания отдыха сотрудника не сказано ни слова.

Кого отзывать из отпуска нельзя

Ни при каких обстоятельствах нельзя отзывать из ежегодного отпуска молодых сотрудников (в возрасте до 18 лет), беременных женщин, сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Об этом сказано в части 3 статьи 125 Трудового кодекса.

Основание для отзыва из отпуска - производственная необходимость

Чаще всего в документах на отзыв работодатели ограничиваются подобной формулировкой: "Отозвать в связи с производственной необходимостью". Но что такое "производственная необходимость"?

Юристы дают такое определение: производственная необходимость - это какие-либо непредвиденные ранее обстоятельства, заставляющие организацию-работодателя использовать дополнительные трудовые ресурсы по сравнению с обычным режимом работы. От выполнения этой срочной работы зависит нормальная работа предприятия или его отдельных подразделений.

Таким образом, основания для отзыва работодатель вправе определять самостоятельно. Но в документах на отзыв (уведомлении, приказе об отзыве из отпуска и т.д.) желательно раскрыть суть производственной необходимости (то есть указать конкретную причину отзыва работника из отпуска).

Отзыв - только по согласию работника

Администрация компании не вправе требовать от сотрудника выйти из ежегодного оплачиваемого отпуска, если он этого не хочет*(1) (или по воле обстоятельств не может). Об этом сказано в части 2 статьи 125 Трудового кодекса и в пункте 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2.

Согласие сотрудника на выход из отпуска должно быть получено в письменной форме.

Работник сможет выразить свое согласие несколькими способами.

1. Написать заявление о согласии прервать отпуск в произвольной форме. Формулировка может быть такой: "Я, ____________, согласен прервать ежегодный оплачиваемый отпуск с ___ 2012 года. Неиспользованную часть отпуска в количестве ______ дней прошу предоставить мне с __________".

2. Поставить свою подпись на документе, в котором ему предложено прервать отпуск. Логично, что для этого должна быть предусмотрена соответствующая графа.

Уведомление об отзыве из отпуска

Провести предварительные переговоры об отзыве из отпуска можно по телефону, электронной почте, другим способом.

Но по прибытии сотрудника на работу необходимо вручить ему соответствующее уведомление. Его образец приведен далее на с. 76.

Образец предложения прервать отпуск

Общество с ограниченной ответственностью "Семушка"

Исх. N 15 от 20.08.2012

Педагогу-психологу Образцовой Е.А.

Уважаемая Екатерина Александровна!

В связи с производственной необходимостью (болезнью второго педагога-психолога) просим Вас прервать основной ежегодный оплачиваемый отпуск с 22 августа 2012 года для проведения занятий с воспитанниками клуба.

На основании части 2 статьи 125 Трудового кодекса неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Ставим Вас в известность, что согласно части 2 статьи 125 Трудового кодекса Вы имеете право не прерывать свой отпуск.

Генеральный директор ООО "Семушка"            Воля              Я.О. Воля

Я, Е.А. Образцова, занимающая должность педагога-психолога, согласна прервать отпуск и выйти на работу с 22 августа 2012 года.

Неиспользованную часть отпуска в количестве 5 (пяти) календарных дней прошу присоединить ко второй части отпуска за текущий рабочий год и предоставить его с 15 октября 2012 года.

                              Образцова                    Е.А. Образцова

                                                     20 августа 2012 года

Приказ об отзыве

Отзыв сотрудника из отпуска должен быть оформлен приказом руководителя в произвольной форме. Образец приказа смотрите на с. 77.

Образец приказа об отзыве из отпуска

Общество с ограниченной ответственностью "Семушка"

Приказ N 24
об отзыве из отпуска

г. Москва

20 августа 2012 года

В связи с производственной необходимостью (болезнью второго педагога-психолога)

Приказываю:

Отозвать с 22 августа 2012 года из основного ежегодного оплачиваемого отпуска педагога-психолога Е.А. Образцову.

Предоставить часть неиспользованного отпуска продолжительностью 5 (пять) календарных дней по выбору работника в любое удобное для него время в текущем году или присоединить ее к отпуску за следующий рабочий год.

Основание:

согласие Е.А. Образцовой на отзыв из отпуска.

Генеральный директор ООО "Семушка"          Воля                Я.О. Воля

С приказом ознакомлены:

педагог-психолог                     Образцова             Е.А. Образцова

                                                     20 августа 2012 года

главный бухгалтер                    Войтман                 А.К. Войтман

                                                     20 августа 2012 года

Обратите внимание на следующий момент оформления документов: оформлять отзыв из отпуска (уведомлять работника в письменной форме, издавать приказ и т.д.) нужно в любом случае, даже если сотрудник выходит из оплачиваемого отпуска на один день, а дальше вновь отправляется отдыхать.

Примечание. Служебная записка

В больших организациях о возникновении производственной необходимости отозвать работника из отпуска директору сообщает руководитель подразделения служебной запиской. Ее текст может быть таким: "В связи с производственной необходимостью (болезнью заведующего складом О.П. Петраковой) предлагаю отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска старшего кладовщика В.В. Кукину".

Отметки в кадровых документах

В кадровых документах нужно сделать запись о том, что отпуск прерван и его часть перенесена.

График отпусков

После того как будет издан приказ об отзыве сотрудника, нужно внести изменения в график отпусков (форма N Т-7, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В графе 8 следует указать реквизиты документа, на основании которого переносится отпуск. В графе 9 - дату предполагаемого отпуска.

Личная карточка

Факт отзыва из отпуска нужно отразить в личной карточке работника (форма N Т-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В разделе VIII "Отпуск" указывают:

- вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск);

- период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год);

- количество календарных дней отпуска и его даты;

- основание предоставления и т.д.

Если какие-то сведения меняются, это нужно отразить в разделе VIII. В графах 4 и 6 изменившиеся даты и количество дней зачеркивают одной чертой (синими, черными чернилами), рядом с ними (ниже) указывают новые данные. Графу 7 дополняют информацией о документе, на основании которого произошли изменения (с. 79).

Фрагмент личной карточки

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
Ежегодный основной оплачиваемый	14.08.2010	13.08.2011	14 9	13.08.2012	26.08.2012 22.08.2012	Приказ N 24 от 20.08.2012

Перерасчет отпускных

Перед уходом в отпуск сотруднику выплачивают отпускные за все дни отпуска. С момента выхода на работу ему начисляют заработную плату. Получается, что неиспользованные дни отпуска оплачивают дважды. Этого быть не должно. Чтобы избежать задвоения оплаты, излишне выплаченные отпускные нужно вернуть.

Рассмотрим на схеме, как должен действовать бухгалтер в этой ситуации.

Схема. Алгоритм перерасчета и удержания излишне начисленных отпускных

Шаг 1. Пересчитать сумму отпускных из расчета фактического количества дней отпуска

Шаг 2. Сторнировать излишне выплаченную сумму отпускных

Шаг 3. Начислить заработную плату с первого дня работы

Шаг 4. Зачесть (принять в кассу, удержать из зарплаты) переплаченные отпускные

Пример 1. Е.А. Образцовой был предоставлен отпуск продолжительностью 14 календарных дней (с 13 по 26 августа 2012 года). 22 августа ее вызвали из отпуска (согласие получено). Средний дневной заработок составлял 1115,83 руб. Отпускные начислены в сумме 15 621,62 руб. (1115,83 руб. х 14 календ. дн.). Какова сумма переплаты отпускных?

Решение. Работница использовала 9 дней отпуска. Сумма отпускных за них составляет 10 042,47 руб. (1115,83 руб. х 9 календ. дн.). Излишне начисленная сумма отпускных составила 5579,15 руб. (15 621,62 руб. - 10 042,47 руб.).

Перерасчет НДФЛ и страховых взносов

В связи с перерасчетом отпускных может возникнуть необходимость пересчитать НДФЛ и страховые взносы.

Перерасчет НДФЛ

НДФЛ удерживают с полной суммы отпускных в момент ее выплаты (ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ). При перерасчете отпускных следует рассчитать и сумму излишне удержанного налога.

Перерасчет страховых взносов

В отличие от НДФЛ страховые взносы рассчитывают в конце месяца (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ). В момент перерасчета и сторнирования отпускных сторнируют и суммы излишне начисленных страховых взносов. Их нужно учесть при исчислении страховых взносов за следующий месяц.

Примечание. Справка по форме 2-НДФЛ

Если сотрудник был отозван из отпуска и бухгалтер произвел перерасчет налога, в справке по форме 2-НДФЛ первичные начисления не отражают. В ней показывают конечный вариант после перерасчета (письмо ФНС России от 09.04.2012 N ЕД-4-3/5888@).

Пример 2. Воспользуемся данными примера 1 и немного дополним их. Так, предположим, что оклад Е.А. Образцовой составляет 30 000 руб. в месяц.

Допустим также, что налоговые вычеты по налогу на доходы физических лиц работнице не предоставляются.

Сумма переплаты по отпускным удержана из заработной платы сотрудницы за август 2012 года.

Необходимо определить, какую сумму заработной платы получит на руки Е.А. Образцова, и отразить операции по удержанию излишне выплаченных отпускных в бухгалтерском учете.

Решение. В августе 2012 года Е.А. Образцова отработала 16 дней из 23 рабочих. Значит, ее заработок за август составил 20 869,57 руб. (30 000 руб. : 23 раб. дн. х 16 раб. дн.).

Налог на доходы физических лиц с заработной платы сотрудницы составил 2713 руб. (20 869,57 руб. х 13%).

Налог на доходы физических лиц с суммы переплаты отпускных будет равен 725 руб. (5579,15 руб. х 13%).

Таким образом, на руки работница получит 13 302,42 руб. [(20 869,57 руб. - 5579,15 руб.) - (2713 руб. - 725 руб.)].

В бухгалтерском учете нужно будет сделать следующие проводки:

Дебет 20 Кредит 70

- 20 869,57 руб. (30 000 руб. : 23 раб. дн. х 16 раб. дн.). - начислена заработная плата за август;

Дебет 20 Кредит 70

- 5579,15 руб. - сторнирована сумма отпускных за неиспользованные дни отпуска;

Дебет 70 Кредит 68

- 2713 руб. - начислен налог на доходы физических лиц с суммы заработной платы за август 2012 года;

Дебет 70 Кредит 68

- 725, руб. (5579,15 руб. х 13%) - сторнирован удержанный налог на доходы физических лиц;

Дебет 20 Кредит 69

- 6960,87 руб. [(20 869,57 руб. + 15 621,62 руб. - 5579,15 руб.) х 30%] - рассчитана общая сумма страховых взносов с начислений работнице за август 2012 года.

А.Ю. Тьевар,

старший научный редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 8, август 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В этой связи отказ работника от выхода из отпуска до его окончания независимо от причин нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины. - Примеч. ред.