Вопрос: Нужно ли одновременно вести лицевой счет работника и налоговый регистр по учету НДФЛ? ("Зарплата", N 8, август 2012 г.)

Нужно ли одновременно вести лицевой счет работника и налоговый регистр по учету НДФЛ?

Бухгалтерия должна вести оба документа. Расскажем почему.

Лицевой счет

Форма N Т-54, введенная в документооборот постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - постановление N 1), заводится на каждого сотрудника при приеме на работу. Она предназначена для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года (Указания по применению и заполнению формы N Т-54, утвержденные постановлением N 1).

То есть в лицевом счете указываются сведения:

- об отработанном времени;

- обо всех видах начислений и удержаний из заработной платы работника за месяц;

- о начисленных пособиях по временной нетрудоспособности;

- льготах по НДФЛ;

- задолженности за работником и организацией и т.п.

По сути, это единственный документ, сведения которого могут использоваться в различных ситуациях: для начисления пенсий, пособий, подсчета среднего заработка для расчета отпускных, оплаты больничных листов, выплаты компенсации при увольнении.

Закрывается лицевой счет при увольнении работника.

Ответственность за отсутствие формы N Т-54

Статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов (расходов) и объектов налогообложения, в том числе и за отсутствие первичных документов бухгалтерского или налогового учета. Поскольку лицевой счет прямо указан в Перечне унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном постановлением N 1, он относится к первичным документам. Поэтому, если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие формы N Т-54, они вправе оштрафовать организацию на сумму:

- 10 000 руб. - если нарушения совершены в течение одного налогового периода;

- 30 000 руб. - если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода.

Это косвенно подтверждает постановление Президиума ВАС РФ от 07.10.2003 N 4243/03. В нем арбитры указали, что из смысла статьи 120 НК РФ нельзя точно установить, идет речь о первичных документах бухгалтерского или налогового учета.

Налоговая карточка по учету НДФЛ

Налоговый регистр по учету НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного с доходов каждого работника, обязаны разработать и вести все налоговые агенты (абз. 2 п. 1 ст. 230 НК РФ).

Зачем нужна налоговая карточка по учету НДФЛ

Она предназначена исключительно для учета НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного со всех доходов каждого физического лица, а не только работника, получившего доход от данного налогового агента. В этом регистре должны быть отражены следующие данные:

- доходы, начисленные налоговым агентом физическому лицу за налоговый период, и даты их выплаты;

- суммы предоставленных им налоговых вычетов;

- суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.

Регистр налогового учета нужно вести персонально по каждому физическому лицу (а не только по работникам), которое получает от организации доходы, облагаемые НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ). По окончании календарного года сведения, отраженные в регистре, используются при составлении справки по форме 2-НДФЛ.

Отсутствие регистров налогового учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая ответственность за отсутствие налоговых регистров

Она установлена статьей 120 Налогового кодекса. Но в отличие от лицевого счета за непредставление налоговой карточки по требованию налоговой инспекции организацию могут оштрафовать на 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная ответственность за отсутствие налоговых регистров

За отсутствие налоговых регистров по заявлению налоговой инспекции суд может оштрафовать руководителя на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Информация пересекается, но предназначение разное

Как видим, некоторые сведения действительно содержатся и в лицевом счете, и в налоговой карточке. Но, несмотря на это, для разных целей применяют и тот и другой документ, ведь у них абсолютно разное предназначение и функции.

О.В. Негребецкая,

старший научный редактор журнала "Зарплата"

1 августа 2012 г.

"Зарплата", N 8, август 2012 г.