Кассовые операции. Расчет лимита остатка наличных денежных средств (А. Тимофеева, "Финансовая газета", N 35, сентябрь 2012 г.)

Кассовые операции. Расчет лимита остатка наличных денежных средств

С 1.01.12 г. на юридическое лицо (организация) и индивидуального предпринимателя (ИП) возложена обязанность самостоятельно рассчитывать и утверждать максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе (п. 1.2 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 12.10.11 г. N 373-П) (далее - Положение).

Лимит кассы - это предельная сумма средств, которая может находиться в кассе организации (исчисляется согласно кассовой книге по остатку на конец дня).

В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Руководитель утверждает следующие документы (с 1.01.12 г.):

расчет лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации;

приказ (распоряжение) об установлении суммы лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации.

Расчет лимита остатка наличных денежных средств определяется двумя методами:

Метод первый: по объему поступлений денежных средств в кассу

Только вновь созданное юридическое лицо, а также "новый" ИП в расчете могут указывать ожидаемый объем поступлений выручки.

Для определения лимита остатка наличных денег учитывается объем поступлений наличных денег за выполненные работы, оказанные услуги, товары и др. Исчисляется по формуле (формула 1):

,

где L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

P - расчетный период;

- период времени между днями сдачи денежной наличности в банк.

Расчетный период (P) с 1.01.12 г. устанавливается организацией самостоятельно.

Согласно Положению этот период не может превышать 92 рабочих дней юридического лица (ИП).

Период времени между днями сдачи в банк денежной наличности () также исчисляется в рабочих днях. Если организация сдает наличную выручку в банк раз в неделю, но при этом у нее установлена пятидневная рабочая неделя, то показатель должен иметь значение, равное 5 дням, при шестидневной неделе - 6 дням, а если организация работает без выходных - 7 дням. Важный момент: указанный период не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица (ИП) в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

Период, на который организацией утверждается лимит кассы, может быть любым. Как правило, это календарный год. В случае необходимости лимит кассы можно корректировать. Например, при изменении объемов поступлений наличных денег за выполненные работы, оказанные услуги необходимость пересмотра установленного лимита остатка наличных денег определяется организацией или ИП (письмо ЦБ РФ от 15.02.12 г. N 36-3/25).

Пример 1

Организация берет за основу следующие показатели:

Р - расчетный период с 1.12.11 г. по 31.12.11 г. (период пиковых поступлений денежных средств в кассу). При этом расчетный период составляет 31 день;

- период времени между днями сдачи в банк денежной наличности (инкассация) - 2 дня;

V - объем выручки от реализации товаров (работ, услуг) за расчетный период составляет 200 000 руб.;

Применяем формулу 1 и рассчитаем лимит остатка денежной наличности: 200 000 руб. / 31 день x 2 дня = 12 903 руб.

Метод второй: по объему выдачи в подотчет (при отсутствии поступлений наличных денег)

Только вновь созданное юридическое лицо "новый" (ИП) в расчете могут указывать ожидаемый объем выдачи денежных средств в подотчет.

Организация (ИП) при отсутствии поступлений наличных денежных средств от реализации выполненных работ, оказанных услуг учитывает объем выдачи наличных денег (за исключением выплат заработной платы, премий, материальной помощи и других выплат, включенных в фонд заработной платы и выплат социального характера). Расчет производится по формуле (формула 2):

,

где L - лимит остатка наличных денег в рублях;

R - объем выдачи наличных денег в подотчет;

P - расчетный период, за который учитывается объем выдачи наличных денег, в рабочих днях (например, период самого большого объема выдачи наличных денег). При этом расчетный период составляет не более 92 рабочих дней;

- период между днями получения по денежному чеку в банке организацией (ИП) наличных денег (исчисляется в рабочих днях). При этом последний () не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица (ИП) в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

Пример 2

Утвержден

приказом организации

от _________ 2012 г. N __

Расчет
лимита остатка наличных денег кассовой книги по объему выдачи наличных денег

По данным 2011 г.:

Р - расчетный период с 1.12.11 г. по 31.12.11 г. равен 31 рабочему дню;

R - объем выдачи наличных денег в подотчет составит 15 500 руб.;

- получение по денежному чеку наличных денежных средств из банка осуществляется 2 раза (вместе с заработной платой);

лимит остатка наличных денег равен 1000 руб. (15 500 руб. /31 день x 2 дня) или можно утвердить лимит кассы 1000 руб. на 2012 г.

Расчет составил:

--------------     ------------------    -------------------

  (должность)          (подпись)              (Ф.И.О.)

____________________ 2012 г.

Памятка для подотчетного лица

В соответствии с п. 4.4 Положения для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица (образец прилагается), содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.

Заявление подотчетного лица служит основанием для оформления расходного кассового ордера (п. 2.1 Положения).

Подотчетное лицо в течение трех дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги, должен представить авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы.

Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены должным образом (см. таблицу).

Документ	Обратите внимание на содержание документа
Кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой (ККТ)	В кассовом чеке ККТ должен быть один из основных реквизитов: идентификационный номер (ИНН) организации или ИП (постановление Правительства РФ от 30.07.1993 N 745).
Товарный чек	Товарный чек обязательно должен содержать (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ): наименование документа и дату его составления; наименование организации-продавца или Ф.И.О. предпринимателя; перечень купленных товаров, их количество с указанием измерителя и цены; должность лица, оформившего документ, и его подпись
Документ об оплате, выдаваемый взамен кассового чека	Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а также: порядковый номер документа; ИНН предпринимателя; фамилия и инициалы лица, оформившего документ; подтверждение полученной суммы цифрами и прописью
Бланк строгой отчетности (БСО)	Обратите внимание, в БСО должны быть следующие основные реквизиты (постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359): наименование документа, шестизначный номер и серия; наименование и организационно-правовая форма - для организации; Ф.И.О. для ИП; место нахождения организации (ИП); ИНН, присвоенный организации (ИП); вид услуги; стоимость услуги в денежном выражении; размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами или с использованием платежной карты; дата осуществления расчета и составления документа; должность, Ф.И.О. лица, ответственного за совершение и правильность оформления операции; его личная подпись; печать организации (ИП); иные дополнительные реквизиты, организация (ИП). Бланк БСО изготавливается типографским способом. Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж)
Товарная накладная (унифицированная форма N ТОРГ-12 работ)	Покупка товаров в оптовой торговле оформляется товарной накладной (форма N ТОРГ-12), которая является основанием для оприходования этих ценностей организацией или ИП (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132).
Счет-фактура	1. Проверьте правильность составления счета-фактуры (п.п. 5.1, 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ): 1) порядковый номер и дата составления счета-фактуры; 2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя; 3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя; 4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг); 5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания); 6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания); 6.1) наименование валюты; 7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога; 8) стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога; 9) сумма акциза по подакцизным товарам; 10) налоговая ставка; 11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок; 12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога; 13) страна происхождения товара; 14) номер таможенной декларации. 2. Если продавец не укажет какие-либо из обязательных сведений при заполнении счета-фактуры, организация (ИП) не сможет принять к вычету сумму НДС, которую он уплатил по такому счету-фактуре (п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 3 Правил ведения книг покупок, утвержденных постановлением N 1137)
Квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) (унифицированная формы N КО-1)	В квитанции к ПКО должен быть указан номер, подписан, заверен печатью (постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88): по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции; по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)"
Документ, выдаваемый физическому лицу при осуществлении операций с наличной иностранной валютой и чеками	Нужно проверить правильность заполнения документа, удостоверяющего личность физического лица (п. 4.10 Инструкции ЦБ РФ от 16.09.2010 N 136-И).
Договор о приобретении товаров, работ, услуг у физического лица	В договоре купли-продажи должны быть указаны Ф.И.О. физического лица - продавца, его паспортные данные, цена и предмет договора (п. 1 ст. 454 ГК РФ). При этом прикладывается акт приема-передачи товара с переходом права собственности на товар от продавца к покупателю с даты подписания
Расписка физического лица	Расписка физического лица - продавца удостоверяет получение им денежных средств от покупателя (ст. 408 ГК РФ). В ней должны быть указаны дата ее составления, Ф.И.О. физического лица, его паспортные данные, полученная сумма цифрами и прописью по какому договору и за что, его подпись

А. Тимофеева,

аудиторская фирма "РАНГ-АУДИТ"

"Финансовая газета", N 35, сентябрь 2012 г.