Расчетный листок (Р. Жеребцов, "Налоговый вестник", N 9, сентябрь 2012 г.)

Расчетный листок

Трудовое законодательство требует от работодателя письменно информировать работников о составных частях их заработной платы и других выплат в так называемых расчетных листках. Что нужно отражать в этих расчетных листках, каким образом их оформлять и выдавать, а также какая ответственность установлена за невыполнение этой обязанности - читайте в данной статье.

До недавнего времени при выплате зарплаты работодатель обязан был извещать каждого работника только о составных ее частях, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах и об основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. С принятием Федерального закона от 23.04.2012 N 35-ФЗ, внесшего изменения в ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан информировать работников о размерах всех начисленных им сумм, в т.ч. тех, которые не входят в систему оплаты труда (денежная компенсация за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других причитающихся выплат).

Форма расчетного листка

Унифицированной формы расчетного листка законодательно не установлено, и, согласно той же ст. 136 ТК РФ, работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листка. Если на предприятии есть представительный орган работников (обычно в форме профсоюза), то при разработке формы расчетного листка работодателю необходимо учесть мнение представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Согласование мнения с представительным органом оформляется соответствующим протоколом, ссылку на который необходимо привести в приказе, утверждающем форму расчетного листка.

Обратите внимание! Применение формы расчетного листка, не утвержденного работодателем, рассматривается проверяющими органами как нарушение трудового законодательства. Правомерность такой позиции поддержана ВС РФ (постановление ВС РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3).

Заверять расчетный листок печатью и подписью ответственного лица не нужно, поскольку действующее трудовое законодательство этого не требует.

Порядок выдачи расчетного листка

Статья 136 ТК РФ содержит всего два положения в отношении порядка извещения работников о составных частях получаемых ими выплат: извещение должно быть письменным и осуществляться при выплате заработной платы. Для практической работы бухгалтерии этих положений, как правило, недостаточно, поэтому работодатели устанавливают более детальный порядок выдачи расчетных листов работникам и закрепляют его в локальном нормативном акте, например, включив соответствующие положения в положение об оплате труда и/или правила внутреннего трудового распорядка. При разработке процедуры выдачи расчетных листков работодателю следует учитывать следующие моменты.

Трудовой кодекс РФ не ставит обязанность работодателя предоставлять работнику расчетные листки в зависимость от каких-либо условий, в т.ч. от наличия волеизъявления работника на выдачу ему расчетного листка. Поэтому работодатель не вправе предусматривать выдачу расчетных листков только по письменному заявлению работника. Следует также учитывать, что обязанность работодателя по выдаче расчетных листков установлена для всех работодателей независимо от способа выдачи заработной платы. Поэтому и те работодатели, которые выдают зарплату наличными из кассы, и те, которые перечисляют ее на банковскую карту, обязаны предоставлять работникам расчетные листки. Аналогичная позиция высказывалась Рострудом (письмо от 18.03.2010 N 739-6-1).

Трудовое законодательство требует от работодателя информировать работников о начисленных суммах и сделанных удержаниях в письменном виде. Это условие соблюдается как при выдаче расчетных листков в бумажном виде, так и при предоставлении электронных расчетных листков (например, через локальную сеть предприятия). При этом работодателю следует учитывать два важных момента.

Первый связан с защитой персональных данных работника. Расчетный листок является документом, содержащим персональные данные работника (как минимум, это его Ф.И.О. и размер заработной платы), разглашение которых не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"). Поэтому при предоставлении расчетных листков работодатель должен использовать способ, исключающий возможность доступа к этой информации кого-либо, кроме самого работника, кому эта информация предназначается. Предоставление расчетных листков третьи лицам (за исключением определенных случаев), является нарушением требований законодательства о защите персональных данных работников.

Второй момент связан с возможными спорами с работниками или контролирующими органами относительно соблюдения трудового законодательства. В случае выдачи работникам расчетных листков в электронном виде работодателю может быть сложно доказать этот факт при отсутствии четкой регламентации этого процесса и подтверждения того, что работники ознакомлены с данной процедурой. Это может быть чревато негативными последствиями для работодателя, в т.ч. применением к нему ответственности за нарушение трудового законодательства. Учитывая вышесказанное, предоставление расчетных листков работникам в электронном виде должно быть закреплено в локальном нормативном акте работодателя, работники должны быть с ним ознакомлены и работодатель должен обеспечить доступ работников к электронным расчетным листкам.

Обратите внимание! Экземпляр распечатки расчетного листа с данными о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника (форма N Т-54а утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Учитывая, что зарплата выдается работодателем не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), расчетный листок также нужно выдавать работнику при осуществлении каждой выплаты заработной платы. На практике в организациях с высокой численностью работников при определенных обстоятельствах может допускаться выдача расчетных листков один раз в месяц, если они выдаются в бумажной форме (см., например, письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). Расчетный листок должен выдаваться работнику либо в момент выдачи заработной платы (при выплате наличными) либо быть доступным со дня выплаты зарплаты в случае перечисления ее на банковскую карту работника.

Нужно ли предоставлять расчетный листок работнику при выплате ему отпускных? Следует учитывать, что оплата отпуска является гарантией сохранения среднего заработка, предусмотренной трудовым законодательством, и не является заработной платой в понимании ст. 129 ТК РФ. Таким образом, с формальной точки зрения, информацию о начисленных и выплаченных отпускных нужно включать в расчетный листок, выдаваемый при выплате заработной платы, которая может совпадать, а может и не совпадать с датой выплаты отпускных. Такая позиция высказывается и Рострудом (письмо от 24.12.2007 N 5277-6-1).

Ответственность

При проведении проверок государственные инспекции труда уделяют внимание выдаче работодателями расчетных листков работникам, что, в частности, нашло отражение в Методических рекомендациях по проведению Федеральной службой по труду и занятости и ее территориальными органами анализа причин нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, а также подготовки соответствующих предложений по их совершенствованию (утв. приказом Роструда от 25.11.2011 N 280).

Нарушения, связанные с невыдачей или ненадлежащей выдачей расчетных листков, грозят работодателю административной ответственностью по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде. Данная статья предусматривает для должностных лиц штраф в размере от 1000 до 5000 руб., для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - штраф от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, для юридических лиц - штраф от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. При повторном аналогичном нарушении законодательства о труде должностное лицо организации может быть дисквалифицировано судом на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Р. Жеребцов,

менеджер Департамента налогового

и юридического консультирования

КПМГ в России и СНГ

"Налоговый вестник", N 9, сентябрь 2012 г.