"Транспортно-логистические услуги: отправная точка" (интервью с М.И. Шмидт, директором по операциям компании DPD в Сибири и на Дальнем Востоке) (С. Ромашова, "Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2012 г.)

"Транспортно-логистические услуги: отправная точка" (интервью с М.И. Шмидт, директором по операциям компании DPD в Сибири и на Дальнем Востоке)

О том, как эффективно организовать пересылку грузов и посылок в любую точку мира, мы поговорили с Марией Ивановной Шмидт, директором по операциям компании DPD в Сибири и на Дальнем Востоке. DPD - Dynamic Parcel Distribution - ведущая международная служба экспресс-доставки, которая обеспечивает перевозку посылок и грузов по интегрированной международной сети. Сеть насчитывает свыше 830 терминалов в более чем 40 странах. Компания доставляет посылки и грузы в 4000 городов и населенных пунктов России, а также по всему миру.

Мария Ивановна, какие подразделения есть в вашей компании?

Наша организационная структура практически не отличается от множества других компаний. У нас есть департамент продаж, состоящий из менеджеров, которые занимаются привлечением новых клиентов. Есть контакт-центр, сотрудники которого занимаются поддержкой и консультированием. И есть собственно производственный департамент, в котором работают люди, делающие возможным перемещение клиентских посылок в пространстве. Поддержку основным подразделениям оказывают экономический, юридический и IT-департаменты. Для удобства управления компанией филиалы сгруппированы по регионам с региональными центрами в Москве, Новосибирске, Екатеринбурге, Ростове, Краснодаре, Санкт-Петербурге.

Кто занимается формированием себестоимости услуг?

Экономический департамент. Но ключевые работники производственного департамента знают себестоимость каждой элементарной производственной операции. Будь то стоимость городской доставки или стоимость терминальной обработки одного килограмма груза.

Какими документами оформляется перевозка?

Каждый клиент, который передает нам посылку или груз, заполняет заявку, в которой указаны основные данные: наименование и адрес отправителя/получателя, контактные лица и их телефоны, а также примерные характеристики груза.

Каждому заказу присваивается уникальный номер, это позволяет отслеживать его перемещение и статус. При приеме груза курьер передает клиенту доверенность от нашей компании на право получения груза, а также оставляет один экземпляр почтовой квитанции со своей подписью. По каждому заказу клиент получает от нас стандартный набор документов: счет на оплату, приложение к счету (там детализированы все расчеты), счет-фактуру, акт выполненных работ.

Вы работаете только по безналичному расчету или перевозку можно оплатить наличными? Выдаете ли вы в таком случае кассовый чек?

Перевозку можно оплатить как по безналичному расчету, так и наличными. Наличные деньги можно заплатить в офисе компании или при получении груза передать курьеру. В таких случаях к комплекту документов добавляется кассовый чек.

Как организовано взаимодействие производственного отдела с бухгалтерией? Есть ли стандарты по срокам поступления документов в бухгалтерию?

Производственный отдел - это затратное подразделение нашей компании, а значит, взаимодействие с бухгалтерией основано на своевременном представлении в бухгалтерию документов от наших контрагентов. Каждый сотрудник, который отвечает за исполнение договора с клиентом, до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, представляет в бухгалтерию сначала в отсканированном виде, а затем и в оригиналах все необходимые документы.

Мария Ивановна, расскажите, как формируется тариф на перевозку? Зависит ли стоимость доставки от региона?

Тарифы на перевозку зависят от габаритов, веса посылки и маршрута, по которому эта посылка будет перемещаться. Тарифы зафиксированы и являются неотъемлемой частью договора.

Как вы определяете оптимальный маршрут для той или иной посылки?

Для каждой посылки отдельная схема движения не согласовывается. Все наши филиалы связаны регулярными автомобильными, авиационными, а при необходимости - железнодорожными рейсами, которые отправляются ежедневно по утвержденному расписанию. Это значит, что мы не будем ждать, когда накопится достаточное количество посылок для отправки рейса, например, из Москвы в Новосибирск, а ежедневно в 22:00 все посылки, которые получатели ждут в Новосибирске, будут отправлены. Такой четко установленный порядок позволяет избежать путаницы.

Для выполнения обязательств перед нашими клиентами мы привлекаем подрядчиков. Со многими у нас сложились уже многолетние партнерские отношения. Такое долговременное взаимодействие помогает нам снизить риски, связанные с исполнением обязанностей перед клиентами.

А если сроки, установленные договором перевозки, все-таки будут нарушены, как вы возмещаете потери клиентам?

Согласно договору перевозки клиент имеет финансовую гарантию выполнения услуги. Поэтому, если сроки доставки нарушены по нашей вине, мы выплачиваем до 100 процентов провозной платы.

Стандартные риски и ответственность закреплены в типовом договоре, который мы заключаем с клиентом. И возмещение ущерба предусмотрено по договору только в тех случаях, когда обязательства не выполняет наша компания. Если клиент сам нарушает обязательства (например, упаковывает груз ненадлежащим образом) или на нарушение срока повлияли форс-мажорные обстоятельства (погодные условия, приостановка действия путей сообщения и т.д.), ущерб мы не возмещаем.

Получатель обнаружил, что упаковка посылки повреждена. Что компания предпринимает?

Если при получении посылки получатель заметит, что упаковка повреждена и был доступ к содержимому или было повреждение груза, совместно с нашим представителем будет составлен коммерческий акт. В таком акте фиксируются повреждения упаковки и соответствующие внутренние повреждения/недостачи. При составлении акта перечень поврежденных вложений и внутренних недостач составляется по упаковочным листам, счетам-фактурам, товарным накладным, находящимся в посылке, в которой обнаружена недостача. Факт составления акта должен быть отражен в накладной.

Именно этот акт послужит для клиента основанием для предъявления претензии в дальнейшем. Претензию клиент может предъявить в течение шести месяцев со дня сдачи посылки.

Как вы проверяете место назначения посылки и наличие получателя по адресу?

Перед выездом на маршрут наши курьеры в обязательном порядке созваниваются с получателем и предупреждают их о предстоящей доставке. В случае если адресат не доступен, посылка будет храниться на терминале до тех пор, пока консультанты нашего контакт-центра не уточнят у заказчика перевозки, как именно следует поступить с посылкой. Если груз так и остается невостребованным, по истечении предельного срока хранения посылка будет утилизирована, о чем обязательно будет составлен соответствующий акт.

Мария Ивановна, расскажите, внедряет ли ваша компания электронный документооборот?

Да, внедряем. Большинство документов у нас не гуляют по компании в бумажном виде, а проходят все этапы согласования в специальной программе. Это и служебные записки, и счета на оплату, и табели учета рабочего времени, и заявки на ввод новой штатной единицы или подбор персонала. Напоминание о необходимости согласовать какую-либо заявку приходят на электронную почту. Также в программе сотрудник может на период своего отпуска или командировки назначить заместителей.

Разработчики - сотрудники нашей IT-службы - сами пишут для компании простые и понятные инструкции, к тому же у программы простой, интуитивно понятный интерфейс. Простота программы помогает избежать трудностей в ее освоении, поэтому специального обучения сотрудников по работе в программе мы не проводим.

Насколько автоматизированы бизнес-процессы в компании?

Вся оперативная работа ведется в специальной программе. В ней организованы рабочие места каждого из наших сотрудников. Если это, например, диспетчер, он имеет доступ ко всем отчетам, которые позволяют видеть любой груз. Все сопроводительные документы и отчеты печатаются и выгружаются отсюда же.

Автоматизировано также отслеживание всех посылок и грузов. Когда посылки клиентов попадают к нам на терминал, на каждую из них клеится этикетка с уникальным штрих-кодом. На каждом этапе перемещения сотрудники, которые работают с посылкой, сканируют штрих-код, и в нашей информационной системе меняется статус посылки. Таким образом работники могут отследить все перемещения отправлений. Это удобно и наглядно.

Беседу провела

С. Ромашова,

корреспондент

"Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2012 г.