Свой среди своих: адаптация нового сотрудника в компании (Г. Ильина, "Консультант", N 17, сентябрь 2012 г.)

Свой среди своих: адаптация нового сотрудника в компании

Процесс замещения вакантной должности - это стресс. Причем для всех заинтересованных сторон. Соискателю важно показать свои лучшие стороны, а работодателю - преимущества организации. Новичок и компания оценивают друг друга. Чтобы все прошло успешно, нужно соблюсти основные ритуалы адаптации.

Позади длительный период подбора специалиста на вакантную должность. Потенциальный сотрудник прошел несколько собеседований, тестирований, испытаний, и наконец компания принимает решение, что данный индивидуум идеально подходит на открытую (а порой и закрытую) вакансию. Ударили по рукам, и вот настает час икс - выход сотрудника на работу.

Вы думаете, что специалист уже целиком и полностью ваш, раз он пришел в назначенные день и час на свое новое рабочее место? Это не так.

Новый сотрудник "покупает" работу в компании не в момент, когда бьет с руководством по рукам. Он делает это позже - с первых минут в организации. Он пытается понять: насколько ему комфортно в коллективе, нравится ли ему на рабочем месте; чувствует ли он, что в его новой работе есть перспектива; нравится ли он своим новым коллегам; заинтересована ли в нем компания.

Действительно ли именно ваша компания - самый подходящий для специалиста вариант? Чтобы проверить, так ли это, ему придется проработать длительное время.

Только вхождение в курс дела и в специфику деятельности может занять несколько месяцев. Жаль потратить это время на работу, которая оказалась "не его" с самого начала.

Любая компания рассматривается в целом комплексе различных внутренних и внешних связей, обеспечивающих ее функционирование. Наличие слаженной команды, здоровая атмосфера в коллективе, стремление работников к достижению общих целей являются залогом успешной деятельности организации. И сотрудник в первые часы на новом рабочем месте получает ответы на все свои вопросы, которые сформировались в его голове в ходе прохождения собеседований, и хочет оградить себя от опасности ошибки в выборе компании. В результате он принимает решение.

Поэтому ошибочно считать, что если подбор сотрудника прошел по всем правилам, то сам новичок будет эффективно выполнять свои обязанности в соответствии с должностью.

Как указывает психолог Т.Ю. Базаров, 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации.

Чувство ненужности и потерянности, которое испытывают большинство людей в первые дни, а особенно часы на новой работе, может привести к негативной позиции по отношению к компании. Кроме того, существуют объективные сложности в организации трудового процесса на новом месте.

Также может возникнуть нехватка информации о принятой корпоративной культуре, внутренних бизнес-процессах.

Неважно, сколько такой сотрудник проработает в компании: день, неделю, месяц, полгода, но главное, что с этого момента он будет рассматривать свою работу как временную и подбирать наиболее подходящий для себя вариант.

Для решения этой проблемы необходима процедура под названием "Адаптация". Бережное отношение к сотруднику может сэкономить финансовую сторону компании.

Из-за плохого отношения тот все равно уйдет, а это значит, что будут новые траты - временные и финансовые, все начнется сначала: размещение вакансии, время на поиск, время на собеседование и т.д.

Что сделать?

Давайте попробуем немного поразмышлять. На какие вопросы человеку нужно получить ответы, связанные с организацией деятельности? Думаю, что каждому новому сотруднику интересны ответы на следующие вопросы:

- Какое место компания занимает на рынке? Как идут дела? К чему компания стремится?

- Каковы стратегические цели?

- Как осуществляется управление? Кто принимает решения?

- Какова организационная структура?

- Есть ли возможности карьерного роста? Какой стиль общения? Как принято обращаться к сотрудникам?

- Как и когда выдают зарплату?

- Где можно разместить свои вещи?

- Как и у кого заказать канцелярскую продукцию?

- Как принято проводить праздники?

- Во сколько принято уходить домой?

- Когда принято уходить в отпуск и на сколько?

Строевой шаг

Рассмотрим необходимые шаги, которые нужно сделать, чтобы вливание новичков прошло успешно и принесло желаемый положительный эффект.

Сначала назначить сотрудника, который будет отвечать за успешную адаптацию. Этот человек должен быть рядом с новичками с первых дней работы в компании.

Самое важное - первые часы, даже минуты, когда сотрудников вводят в курс дела и специфику работы компании.

Потом необходимо провести новичка по офису и показать расположение помещений, отделов, познакомить его с персоналом. Особое внимание надо уделить подразделениям, с которыми он будет больше всего взаимодействовать.

Стоит рассказать о компании, описать ее основные виды деятельности, сильные стороны в сравнении с конкурентами. Обрисовать основной круг клиентов, ключевые этапы бизнес-процессов. Дать общую оценку позиции фирмы на рынке, обозначить цели развития.

Стоит рассказать о корпоративной культуре, истории развития. Объяснить миссию компании, ее цели. Описать основные подразделения и способы взаимодействия с ними. Охарактеризовать разграничение полномочий, способы выработки решений.

Далее идет общее знакомство с внутренними коммуникациями.

Стоит ознакомить с рабочим местом. Показать места хранения документов, материалов общего пользования и т.д. На рабочем месте не должно быть никаких вещей, принадлежащих предыдущему сотруднику.

Рассказать, в чем заключается работа новичка и как она ведется, - детально, по шагам. Передать все материалы, технологии, регламенты для самостоятельного обучения.

Иди и смотри

Новичок должен приступить к реальной работе в первый же день, иначе он может заскучать и уйти. Ваша цель - сформировать положительное впечатление о компании, вызвать воодушевление к новой работе.

Чтобы новичок не наломал дров, вступает в дело наставник. Самый эффективный метод "покажи и объясни" прост. В его основе лежит известная мудрость: "Слышу и забываю, вижу и запоминаю, делаю и понимаю".

Начинать нужно с подробного объяснения задачи, одновременно на примерах показывая, как это делается.

Простые правила

Используя следующие пошаговые методики, мы снизим время разгона новичка.

Я выполняю, я объясняю. Наставник садится рядом с новичком и чуть медленнее обычного выполняет задание, спокойно объясняя ему, что и как делает и почему именно он делает так, комментируя каждое свое действие.

Он выполняет, я объясняю. Стажер выполняет работу, а инструктор объясняет и фиксирует словами все, что он должен делать. Подсказывает, корректирует, поддерживает словами: "Правильно, молодец, хорошо".

Он выполняет, он объясняет. Предпоследний этап. В присутствии учителя сотрудник сам выполняет процедуру целиком и при этом объясняет и наставнику, все, что делает.

Он выполняет, я смотрю. А это последний этап, когда новичок приступает к самостоятельной работе, а учитель выполняет роль контролера.

При этом, если стажер делает ошибки, наставник не вмешивается, ждет окончания выполнения работы. И только после того как закончился процесс, дает оценку. Когда инструктор убедится, что новичок полностью усвоил технологию, может требовать с него, как и с остальных сотрудников.

Поучения и наставления

Рассмотрим пример адаптации новенького менеджера по продажам.

Наставник объясняет новичку, какие компании могут быть потенциальными клиентами. Кроме того, дается вводная по целевым сегментам рынка. Молодой специалист при помощи известных источников находит потенциальных клиентов. Наставник показывает, как работать с базой данных. Объясняет, как искать клиентов на предмет пересечения с другими менеджерами.

Проводится индивидуальный тренинг для новичков: как звонить, как назначать встречу.

Обучение проводится до тех пор, пока молодой специалист не будет уверенно говорить по телефону.

Следующий шаг - переход к звонкам реальным клиентам. Наставник в это время находится рядом, слушает и после окончания разговора дает оценку.

Здесь нужно начинать только с позитива, то есть с объяснения того, что стажер сделал хорошо. И только потом говорить, что можно было сделать по-другому. В результате такого "полевого" обучения молодой сотрудник начинает успешно назначать встречи.

Теперь наступила очередь обучения проведению презентации и переговоров. И здесь аналогичный алгоритм. Сначала обучение, тренинг, далее - показательная встреча с клиентом.

После этого обратная связь (оценка): сначала позитив, а потом - что можно было сделать по-другому.

Прежде чем молодой специалист станет самостоятельно проводить встречи, он должен побывать на нескольких чужих встречах с клиентами. Когда менеджер будет готов к самостоятельной работе, он сдает экзамен своему наставнику. Очередная встреча проводится сотрудником в присутствии инструктора, который может вступить в переговоры только в том случае, когда они безнадежно провалены.

Опять проводится разбор полетов. Правила те же. Как быстро сотрудник научится, зависит от учителя.

Адаптация: финал

Завершающей стадией процесса включения нового человека в организацию является его переход в полноправные члены компании. Это очень важная часть процесса вхождения, и организация должна ответственно подходить к этому. С точки зрения предприятия этот переход может осуществляться тогда, когда новый член фирмы реально, а не на словах освоил ее нормы и ценности. Для человека этот процесс состоит в том, что компания делает его полноправным членом и соответствующим образом указывает на это.

Форма перевода нового сотрудника в равные участники организации бывает различной. Однако можно указать на некоторые наиболее распространенные "ритуалы". Это могут быть наделение определенными полномочиями по принятию решений, допуск к конфиденциальной информации, к участию в определенных мероприятиях для ограниченного круга лиц, присвоение титула или звания и т.п.

Мероприятие по переводу в полноправные члены должно носить публичный характер и быть известно широкому кругу лиц. Однако независимо от степени публичности и формы процесса перевод должен быть таким, чтобы новому сотруднику стало совершенно ясно, что он окончательно принят организацией.

Утраченные иллюзии

Первые три-шесть месяцев на новой работе - самые трудные, большое число новичков покидают работу именно в этот период. Это происходит по ряду причин, из которых наиболее распространенными являются:

- несовместимость с сотрудниками;

- недовольство стилем руководства;

- не оправдавшиеся представления о компании (утрата иллюзий об организации);

- непонимание работником предъявляемых ему требований;

- высокая интенсивность и сложные условия труда на новом месте;

- несовпадение ожидаемой и фактической оплаты труда.

Для нейтрализации этих факторов необходимо сделать все возможное, чтобы работники осваивались на новом месте как можно быстрее. Они должны четко понимать, что от них ожидают и что они всегда получат совет и поддержку, а также возможность для обучения. Контролируйте их работу регулярно, чтобы они себя чувствовали нужными. Если компания потеряет нового работника на этом этапе, то пропадут время и деньги, затраченные на проведение найма и отбора.

Следует отметить, что адаптация персонала носит комплексный характер.

Исследования показывают, что это сложный процесс, включающий несколько этапов и форм адаптации персонала:

- испытательный срок;

- адаптация молодых специалистов;

- наставничество;

- консультирование;

- развитие человеческих ресурсов.

Правильное применение этих технологий ведет к эффективному результату профессиональной деятельности не только конкретного работника, но и организации в целом.

Знакомство с коллегами

Адаптация молодого специалиста - это знакомство работника с его непосредственным начальником, с коллективом, с его обязанностями и требованиями, которые будут к нему предъявляться, с рабочим местом и оборудованием. Это проведение инструктажа по работе с оборудованием и ознакомление с правилами по технике безопасности.

Руководитель играет немалую роль в процессе адаптации. Он должен представить новичка коллективу, ознакомить с организацией и обстановкой в ней, подробно изложить требования, в том числе и неписаные правила. Кроме того, важно сообщить о трудностях, которые могут возникнуть, и наиболее распространенных ошибках в работе.

В результате каждый новичок узнает общие правила, требования к работе, стандарты ее исполнения. Руководитель должен выявлять сильные и слабые стороны его подготовки, определять реальную потребность в дополнительном обучении, оказывать всестороннюю помощь в процессе адаптации.

Мы рассмотрели далеко не полный перечень всех факторов данной проблемы, но следует отметить, что сам процесс адаптации является индивидуальным для каждого человека, и он по-своему специфичен. Следовательно, работу по введению новых работников в организацию должны проводить профессионалы, используя психологические, социальные и педагогические методы.

В конце испытательного срока обязательно проводится процедура оценки нового сотрудника.

И напоследок. Если вы видите, что новичок не заинтересован в получении знаний, опыта, навыков, - лучше с ним расстаться на этом этапе, а не ждать, когда он сам уйдет.

Данный ход будет являться дополнительной нематериальной мотивацией для остальных сотрудников.

Г. Ильина,

бизнес-эксперт компании Salecraft

"Консультант", N 17, сентябрь 2012 г.