Порядок возврата излишне удержанного НДФЛ (Н.В. Лебедева, "Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2012 г.)

Порядок возврата излишне удержанного НДФЛ

В процессе начисления заработной платы большому количеству работников промышленного предприятия иногда возникают ситуации, когда НДФЛ с их доходов удерживается в большем размере, чем нужно (например, из-за арифметической ошибки). Каков в данном случае порядок действий налогоплательщика-работника и предприятия промышленности - налогового агента?

Возврат налога налоговым агентом

Уведомляем работника и ждем от него заявления

В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма НДФЛ подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. О каждом известном налоговому агенту факте излишнего удержания и сумме налога он обязан сообщить налогоплательщику в течение 10 дней со дня его обнаружения. Уведомить налогоплательщика можно в произвольной форме, предварительно согласовав с ним порядок направления указанного сообщения (Письмо Минфина РФ от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).

Заметим, что согласно разъяснениям финансового органа прекращение трудовых отношений между налогоплательщиком и организацией - источником выплаты доходов, с которых налог излишне удержан, а также период, в котором производится возврат излишне удержанного налога, не влияют на порядок применения норм ст. 231 НК РФ (Письмо от 02.07.2012 N 03-04-06/6-193).

Срок подачи работником, в том числе бывшим, заявления в соответствии с п. 7 ст. 78 НК РФ ограничен тремя годами со дня уплаты в бюджет налога (Письмо УФНС по г. Москве от 19.03.2010 N 20-14/3/029018@).

Порядок возврата

Налоговый агент возвращает налогоплательщику НДФЛ за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджет, как по этому налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых удерживается НДФЛ, в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика.

Нужно учитывать, что возврат налога осуществляется в безналичной форме путем зачисления средств на счет налогоплательщика в банке, указанный в его заявлении. Таким образом, возврат налога наличными денежными средствами ст. 231 НК РФ не предусмотрен (Письмо Минфина РФ от 17.02.2011 N 03-04-06/9-31).

Если налоговый агент нарушит трехмесячный срок, установленный для возврата излишне удержанного налога, на не возвращенную в срок сумму начисляются проценты (за каждый календарный день нарушения срока). Процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действующей в дни нарушения срока возврата. Примеры, когда с налогового агента взыскивали такие проценты, имеются (см., например, Определение Нижегородского областного суда от 24.01.2012 N 33-22).

Когда за суммой налога придется обратиться в налоговый орган?

Если суммы налога, подлежащей перечислению в бюджет, недостаточно для проведения возврата в трехмесячный срок, налоговый агент в течение 10 дней со дня подачи ему налогоплательщиком соответствующего заявления направляет в налоговый орган по месту своего учета заявление о возврате излишне удержанной налоговым агентом суммы налога. Вместе с заявлением он представляет выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление в бюджет НДФЛ.

В перечень таких документов Минфин в Письме от 03.04.2009 N 03-04-06-01/76 включил, в частности:

- справку по форме 2-НДФЛ *(1);

- реестр сведений о доходах физических лиц, представляемый в налоговый орган в соответствии с Приказом ФНС РФ от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@;

- платежные документы, подтверждающие факт перечисления налоговым агентом сумм НДФЛ;

- документы, подтверждающие необоснованность удержания налоговым агентом сумм НДФЛ (если какие-либо доходы налогоплательщика не подлежали обложению НДФЛ).

В этом случае возврат налога осуществляется налоговым органом в порядке, установленном ст. 78 НК РФ. Напомним, что в соответствии с п. 6, 14 ст. 78 НК РФ переплата по НДФЛ должна быть возвращена налоговому агенту в течение месяца со дня получения соответствующего заявления. До осуществления возврата из бюджета налоговый агент вправе произвести возврат такой суммы налогоплательщику за счет собственных средств.

Заметим, что принять решение (возвращать излишне удержанный налог в течение трех месяцев или обратиться в налоговый орган) налоговый агент должен непосредственно после получения соответствующего заявления налогоплательщика (Письмо Минфина РФ от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112). При этом подачи налогоплательщиком повторного заявления о возврате излишне удержанных сумм налога не требуется.

Иначе говоря, получив заявление от работника о возврате налога, необходимо исходя из ежемесячных платежей НДФЛ по всем работникам "прикинуть", достаточно ли будет этих платежей, чтобы вернуть налог в течение трех месяцев. Если нет, нужно обратиться за возвратом налога в налоговый орган.

Возврат НДФЛ непосредственно налоговым органом

Непосредственно в налоговый орган за возвратом налога налогоплательщик может обратиться в том случае, если отсутствует налоговый агент, который излишне удержал сумму налога. Соответствующее заявление подается одновременно с представлением декларации по НДФЛ по окончании налогового периода.

Кстати, в связи с увеличением с 01.01.2011 размера стандартного налогового вычета на детей за 2011 год ("задним числом") у некоторых налогоплательщиков образовалась переплата. Минфин в Письме от 19.01.2012 N 03-04-06/8-10 разъяснил, что если по окончании указанного года у работника образовалась переплата, то она является излишне удержанной налоговым агентом из дохода налогоплательщика суммой налога, которая подлежит возврату на основании заявления работника в порядке, установленном п. 1 ст. 231 НК РФ.

Вместе с тем финансовый орган напоминает: если в течение налогового периода стандартные налоговые вычеты налогоплательщику не предоставлялись или были предоставлены в меньшем размере, чем предусмотрено ст. 218 НК РФ (в том числе в связи с непредставлением работодателю заявления налогоплательщика или необходимых для получения данного вычета документов), перерасчет налоговой базы с учетом предоставленных налогоплательщику стандартных налоговых вычетов производится налоговым органом при подаче налогоплательщиком заявления и соответствующих подтверждающих документов (п. 4 ст. 218 НК РФ).

Есть еще один случай, при котором НДФЛ возвращает непосредственно налоговый орган в соответствии с порядком, установленным ст. 78 НК РФ. Это приобретение налогоплательщиком статуса налогового резидента РФ (п. 1.1 ст. 231 НК РФ). В таком случае он по окончании налогового периода представляет в налоговый орган, в котором был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), декларацию и документы, подтверждающие данный статус (Письмо Минфина РФ от 09.08.2012 N 03-04-06/6-230).

Документами, подтверждающими фактическое нахождение физических лиц на территории РФ, по мнению УФНС по г. Москве (Письмо от 15.03.2012 N 20-14/022432@), могут быть:

- справки с места работы, подготовленные на основании сведений из табеля учета рабочего времени;

- копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;

- квитанции о проживании в гостинице;

- другие документы, оформленные в порядке, предусмотренном законодательством РФ, на основании которых можно установить длительность фактического нахождения физического лица в РФ.

Н.В. Лебедева,

эксперт журнала "Промышленность:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Форма справки утверждена Приказом ФНС РФ от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.