Что интересного может найти кадровик в справке об уплаченных страховых взносах (О. Осинова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2012 г.)

Что интересного может найти кадровик в справке об уплаченных страховых взносах

В статье рассматривается порядок выдачи справки о сумме заработка, на которую были начислены страховые взносы в Фонд социального страхования для получения пособий по государственному социальному страхованию, приводится образец заполнения такой справки и анализ ее основных положений.

Порядок выдачи работникам справки при увольнении

"По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое)", - сообщается в ч. 1 ст. 62 ТК РФ.

И хотя про Фонд социального страхования эта норма закона не упоминает, каждый специалист кадровой службы знает: к указанному выше списку документов работник обязательно в настоящее время добавляет еще один - справку об уплаченных в ФСС России страховых взносах. Ведь если такую справку он сразу не возьмет на "старой" работе, больничный лист новый работодатель ему не оплатит. То есть предъявления одного только больничного листа работодателю для его оплаты недостаточно для получения пособия: работник обязан обзавестись еще и справкой (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (ред. от 03.12.2011, далее - Закон N 255-ФЗ).

И хотя соответствующие изменения были внесены в Закон N 255-ФЗ достаточно давно, многие работники на практике испытывают трудности с получением такой информации. Причем работодатели подчас мотивируют свой отказ как раз тем, что про справку ФСС не идет речь в цитируемом выше положении ст. 62 ТК РФ. Однако данное обязательство содержится в другом законодательном акте - том же Законе N 255-ФЗ. Так, ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ к обязанностям страхователей относит выдачу застрахованному лицу в день прекращения работы (службы, иной деятельности) или по письменному заявлению застрахованного лица после прекращения работы (службы, иной деятельности) у данного страхователя не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления справку о сумме заработка за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы по установленной форме.

Таким образом, под "другим" ч. 1 ст. 62 ТК РФ понимает, в частности, справку для целей начисления и выплаты пособия по государственному социальному страхованию.

Кому следует вручать такие справки? Всем, кто перечислен в ст. 2 Закона N 255-ФЗ, это:

1) лица, работающие по трудовым договорам;

2) государственные гражданские служащие, муниципальные служащие;

3) лица, замещающие государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъекта Российской Федерации, а также муниципальные должности, замещаемые на постоянной основе;

4) члены производственного кооператива, принимающие личное трудовое участие в его деятельности;

5) священнослужители;

6) лица, осужденные к лишению свободы и привлеченные к оплачиваемому труду.

Все они являются лицами, подлежащими обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Следует помнить, что ст. 2 Закона N 255-ФЗ называет в числе застрахованных лиц и иностранцев, правда, не всех, а лишь постоянно или временно проживающих на территории Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства.

Адвокаты, индивидуальные предприниматели, члены крестьянских (фермерских) хозяйств, физические лица, не признаваемые индивидуальными предпринимателями (нотариусы, занимающиеся частной практикой, иные лица, занимающиеся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой), члены семейных (родовых) общин коренных малочисленных народов Севера подлежат обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в случае, если они добровольно вступили в отношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и уплачивают за себя страховые взносы в установленном порядке.

Напомним: лицами, работающими по трудовым договорам, признаются лица, заключившие трудовой договор, со дня, с которого они должны были приступить к работе, а также лица, фактически допущенные к работе в соответствии с трудовым законодательством (ст. 16, 61, 67 ТК РФ).

То есть если по какой-то причине сотрудник работает без письменного трудового договора, то он не лишается права на получение пособий по государственному социальному страхованию.

Нельзя отказывать работнику в выдаче справки, если после увольнения прошло некоторое время, и документ понадобился ему не сразу. После прекращения работы (службы, иной деятельности) справка выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее 3 рабочих дней со дня получения (регистрации) заявления.

Примерная форма

                                                   Генеральному директору

                                                   ООО "Магазин одежды"

                                                   от ___________________

                                                        Ф.И.О. работника

                                                   ___ __________ 20__ г.

Заявление

Прошу предоставить мне в день увольнения, ___________________ (указать последний день работы), справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством по установленной форме.

__________________   ________________         ___________________________

     должность           подпись                  расшифровка подписи

Чтобы главному бухгалтеру каждый раз не надиктовывать текст такого заявления, целесообразно создать некий шаблон, в который работнику, запрашивающему справку, останется вставить только данные о себе.

К тому же бывшему работнику совсем необязательно лично идти на бывшую работу: заявление может подаваться застрахованным лицом лично либо через его законного представителя (доверенного лица), либо по почте. При обращении с заявлением доверенного лица представляются документы, удостоверяющие его личность и полномочия.

Это правило надо понимать так. Если за справкой пришел один из родителей несовершеннолетнего работника (законный представитель), то справка выдается этому лицу. Если же явилась супруга работника, то, увы, документ она не получит, так как прежде должна посетить нотариуса.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы (службы, иной деятельности) страхователь направляет застрахованному лицу уведомление о необходимости явиться за документом либо о даче согласия на отправление ее по почте. То есть, если в последний день работы работник отсутствует на работе по причине болезни, командировки, отпуска и т.д., то кадровик обязан направить коллеге два уведомления: одно - о необходимости явиться за трудовой книжкой (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ), другое - о необходимости явиться за справкой. Правда, надо видеть разницу: за неуведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой (что может рассматриваться как задержка выдачи трудовой книжки, повлекшая за собой невозможность трудоустройства работника) законом в отношении работодателя установлена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ), за неуведомление о необходимости явиться за справкой такой ответственности нет.

Со справкой - на новую работу

Ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ среди прав работодателей-страхователей называет осуществление проверки сведений о страхователе (страхователях), выдавшем (выдавших) застрахованному лицу справку (справки) о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, путем направления запроса в территориальный орган страховщика.

Итак, работник представил кадровику справку, полученную по предыдущему месту работы. Прежде, чем передавать документ в бухгалтерию, кадровику следует проверить, правильно ли заполнена эта форма.

Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н утверждены:

- форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год (приложение N 1 к приказу);

- порядок выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год (приложение N 2 к приказу).

Вот этим нормативно-правовым актом и следует руководствоваться, анализируя принесенную справку. А чтобы каждый раз не искать заново приказ министерства, рекомендуем распечатать чистую форму и повесить перед глазами на видном месте. Наш совет не должен казаться прописной истиной, во-первых, потому что многие работодатели, видимо, слабо знакомы с законодательством о социальном обеспечении и не имеют представления о том, что справка составляется не в произвольном виде, а по утвержденной форме. А, во-вторых, как это ни грустно признавать, но появилось и много фальшивых документов, одним из характерных признаков которых является как раз искажение в той или иной степени первоначальной формы. Справка не настолько велика по объему, чтобы можно было полениться и не просмотреть ее до конца.

Если справка заполнена не на компьютере, а от руки, то данные должны быть вписаны только черными или синими чернилами (шариковой ручкой). Подчистки и исправления не допускаются. В конце документа должно быть 2 подписи: 1) руководителя организации (обособленного подразделения), индивидуального предпринимателя или работодателя-физического лица; 2) главного бухгалтера.

Давным-давно запрещено в делопроизводстве проставление косых черточек перед названием должности для "легализации" подписи другого лица. Если вы увидели такое, возвращайте документ. Личные подписи обязательно должны сопровождаться их расшифровками.

Заполненная справка удостоверяется круглой печатью организации, причем подпись не должна закрываться печатью. Печать проставляется в строго отведенном ей месте ("Место печати страхователя") в нижнем левом углу. Печать стоит не на месте? Возвращайте документ сотруднику для исправления ошибок.

Вместо справки вы видите ее копию? Не спешите возвращать документ работнику: согласно ч. 7.1 ст. 13 Закона N 255-ФЗ, застрахованным лицом вместо подлинника справки о сумме заработка, из которого должны быть исчислены пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, может представляться копия справки о сумме заработка, но заверенная в установленном порядке.

Для дальнейшей проверки понадобится личное дело работника и его трудовая книжка.

С трудовой книжкой работника сверяются:

Наименование работодателя, выдавшего справку, - оно должно в точности совпадать с тем наименованием, которое заявлено в трудовой книжке работника. Если имела место реорганизация, то об этом должна быть отдельная запись в трудовой книжке работника.

Также должны совпадать фамилия, имя, отчества работника в данных справки и трудовой книжки.

Паспортные данные в справке и копии, содержащиеся в личном деле, не должны расходиться. Эта графа не должна пустовать даже в случае, когда на момент обращения за справкой паспорт гражданином был утерян. В данном случае в справку вносятся сведения о Временном удостоверении личности гражданина Российской Федерации (форма 2П)*(1).

Если кадровику показались странными данные паспорта, то легко проверить действительность документа, заполнив соответствующую форму на сайте Федеральной миграционной службы РФ.

Равным образом несложно проверить существование самого работодателя, выдавшего справку, по данным Единого государственного реестра юридических лиц. Заглянув в ЕГРЮЛ, можно узнать: правильное наименование страхователя, его ИНН и КПП, а также адрес места нахождения. Согласно п. 2 ст. 54 ГК РФ, место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. Государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности. Иными словами, в справке должен быть указан юридический (не фактический или почтовый) адрес работодателя.

Если замечено расхождение в сведениях о месте постоянной регистрации гражданина в справке и личной карточке, следует обязательно поинтересоваться у работника причиной такой "нестыковки". Возможно, что в справке указана верная информация, а вот вас работник своевременно о смене места жительства, то есть своих персональных данных, не уведомил.

Когда выверены реквизиты документа, можно углубиться в его основное содержание. Еще раз обращаемся к трудовой книжке и сверяем период работы у данного работодателя с данными справки в разделе "Сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".

За период до 1 января 2010 года, а для лиц, работающих по трудовым договорам в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, за период до 1 января 2011 года в справке указываются сведения о всех видах выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (ред. от 29.02.2012) и которые не превышают предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС России.

И в заключение еще один совет: хотите лишний раз убедиться, что держите в руках подлинный документ, а не подделку, сверьте данные о работодателе, периоде работы сотрудника, начисленной зарплате со справкой о доходах этого гражданина, составляемой по форме N 2-НДФЛ.

Представьте ситуацию: за истекшие два года фирма, где трудился гражданин, "развалилась" или место нахождение ее неизвестно. Как быть? Ответ находим в законе (ч. 7.2 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

В случае, если застрахованное лицо не имеет возможности представить справку (справки) о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с места (мест) работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей) в связи с прекращением деятельности этим страхователем (этими страхователями) либо по иным причинам, страхователь, назначающий и выплачивающий пособие, либо территориальный орган страховщика, назначающий и выплачивающий пособие, по заявлению застрахованного лица направляет запрос в территориальный орган Пенсионного фонда РФ о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица у соответствующего страхователя (соответствующих страхователей) на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Но о порядке направления такого запроса и получения на него ответа мы поговорим уже в следующий раз.

Форма справки. Образец заполнения

Приложение N 1

к приказу Минздравсоцразвития России

от 17.01.2011 N 4н

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год

Дата выдачи: 21.03.2011                                             N  1

           ----------------                                          ----

1. Данные о страхователе:

      Общество с ограниченной ответственностью "Магазин одежды"

-------------------------------------------------------------------------

     (полное наименование организации (обособленного подразделения),

       Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица)

Наименование территориального органа страховщика по месту регистрации

страхователя_____________________________________________________________

Регистрационный номер страхователя 7777226465 /

                                   ----------  --------------------------

Код подчиненности     7777

                  -----------

ИНН/КПП  7715322552 / 7771501001

         ----------  -------------

Адрес места  нахождения организации (обособленного подразделения) / адрес

постоянного места жительства индивидуального предпринимателя, физического

лица

Телефон (499) 111-11-11

         ---  -----------

2. Данные о застрахованном лице:

Фамилия, имя, отчество           Рябов Иван Романович

                        -------------------------------------------------

Паспортные данные:

серия 4503 номер 333333 кем и когда выдан    ОВД "Войковский" г. Москвы,

      ----       ------                   -------------------------------

01.03.2003

-------------------------------------------------------------------------

Адрес места жительства

1111

Российская Федерация

г. Москва

(почтовый индекс)          (государство)                (субъект

                                                   Российской Федерации)

г. Москва

пр-т Ленинградский

3

1

1

   (город)       (улица/переулок/проспект)    (дом)   (корпус) (квартира)

СНИЛС 265-311-511-11

      ----------------

Период   работы  (службы,  иной деятельности),  в  течение  которой  лицо

подлежало  обязательному  социальному  страхованию  на  случай  временной

нетрудоспособности  и   в  связи   с   материнством<*>,  с 1 июня 2009 г.

по 31 сентября 2010 г.

3. Сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений,  на которые были

начислены страховые взносы  на  обязательное  социальное  страхование  на

случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством<**>:

2009 год       175 000 (Сто семьдесят пять тысяч) рублей 00 копеек

  --     ----------------------------------------------------------------

                           (сумма цифрами и прописью)

2010 год           300 000 (Триста тысяч) рублей 00 копеек

  --     ----------------------------------------------------------------

                           (сумма цифрами и прописью)

20__ год ________________________________________________________________

                           (сумма цифрами и прописью)

Руководитель организации (обособленного подразделения),

индивидуальный предприниматель, физическое лицо

Генеральный директор                 Назаров              Назаров И.И.

---------------------              -----------         ------------------

   (должность<***>)                 (подпись)                (Ф.И.О.)

Главный бухгалтер                    Орлова               Орлова М.И.

                                   -----------         ------------------

                                    (подпись)                (Ф.И.О.)

Место печати

(Печать организации)

Библиографический список

1. Плехова Е.М. Возмещение из ФСС. Когда могут потребовать лишние документы // Главная книга. - 2012. - N 8.

2. Щур-Труханович Л.В. Законодательное изменение порядка исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком: содержание и последствия // Кадры предприятия. - 2011. - N 1.

3. Консультируют специалисты Фонда социального страхования // Арсенал предпринимателя. - 2012. - N 2.

О. Осинова,

менеджер по персоналу,

ООО "Компания "Драмон-тест"

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) См. приложение N 2 к Административному регламенту ФМС России по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене и исполнению государственной функции по учету паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации", утв. приказом ФМС России от 07.12.2009 N 339, ред. от 28.10.2011.