Встречная проверка: документы под замком (И.Д. Шилов, "Практическая бухгалтерия", N 10, октябрь 2012 г.)

Встречная проверка: документы под замком

При встречной проверке налоговики могут требовать представления документов или информации от контрагентов организации или третьих лиц. При этом налоговое законодательство даже не содержит уточнений, какие именно документы могут быть истребованы. Выходит, инспекторы могут требовать что угодно от кого угодно. Но всегда ли необходимо исполнять требования налоговиков?

Налоговики при проведении проверок часто истребуют документы о фирме или о конкретных сделках у ее контрагентов и третьих лиц. Хотя в Налоговом кодексе не содержится такого понятия, но данные действия чаще всего называют встречной проверкой.

При этом действия налоговиков четко прописаны в статье 93.1 кодекса.

Документы могут быть истребованы при проведении выездной проверки, в период рассмотрения ее материалов, если были назначены дополнительные мероприятия налогового контроля. Также истребование может происходить вне рамок проведения проверок, но только если информацию необходимо получить в отношении конкретной сделки.

Встречная проверка в основном проводится для установления реальности совершенных сделок, проверки подлинности документов, которые представлены в налоговую проверяемой организацией.

Истребуемые документы представляются в виде заверенных копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) или иного уполномоченного лица и печатью фирмы. У вас не могут требовать представить нотариально удостоверенные копии.

Порядок истребования

Процедура и порядок истребования документов и информации у контрагентов или иных лиц строго регламентированы налоговым законодательством.

Во-первых, налоговики должны направить письменное поручение в инспекцию по месту учета контрагента или лица, у которого необходимо истребовать документы или информацию о вашей фирме. В соответствии с приказом ФНС России от 31 мая 2007 г. N ММ-3-06/338@ в поручении инспекторы должны указать причину запроса или данные, относящиеся к конкретной сделке, которая их интересует.

Во-вторых, налоговая после получения поручения в течение пяти рабочих дней должна направить контрагенту или иному лицу требование о представлении документов. Требование должно соответствовать форме, утвержденной приказом ФНС России от 31 мая 2007 г. N ММ-3-06/338@. Оно передается руководителю или уполномоченному представителю лично под расписку или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Также оно может быть отправлено по почте заказным письмом, которое считается полученным по истечении шести дней с момента отправления. К требованию в обязательном порядке прилагается копия поручения об истребовании документов.

В-третьих, контрагент или третье лицо после получения требования обязан в течение пяти рабочих дней представить копии документов либо информацию, которые были запрошены. Бумаги могут быть переданы лично или через представителя, направляться по почте заказным письмом или в электронном виде. При отсутствии необходимых документов необходимо сообщить в налоговую, что вы не располагаете ими.

В-четвертых, при невозможности представить истребуемые документы в установленный срок необходимо ходатайство в налоговую. После его рассмотрения срок представления документов может быть продлен.

Причинами для продления срока также могут быть:

- большой объем запрошенных документов;

- отсутствие сотрудников, которые могли бы в срок подготовить копии;

- нахождение документов в обособленном подразделении.

Также наличие в требовании ошибок позволяет направить встречное уточняющее письмо о внесении изменений в требование и о продлении срока представления документов.

Таким образом, законодатели написали практически пошаговую инструкцию по истребованию документов и информации. Кажется, что нет возможности избежать представления бумаг. Однако несколько способов все-таки существует.

Основания для отказа

Основание 1. Причиной истребования документов является проверка вашего контрагента

При получении требования с таким основанием лучше всего связаться с контрагентом и узнать, проверяют ли его. В данном случае необходимо быть уверенным на все 100 процентов в ответе партнера, так как при отказе представить документы по такому основанию налоговики могут наложить на вас штраф, если проверка все же проводится.

Основание 2. Требование получено не от вашей инспекции

В данном случае налоговики стремятся получить документы или информацию как можно скорее. Вы можете отказаться от представления бумаг, так как получение такого требования является прямым нарушением процедуры истребования.

Основание 3. Сделку нельзя идентифицировать

При направлении требования о предоставлении информации по сделке с контрагентом в нем налоговики должны указать конкретную сделку. Без указания данной информации вам невозможно определить, что именно налоговики хотят от вас получить.

Основание 4. Перечень документов, который указан в требовании, не совпадает с перечнем в поручении

При получении требования лучше всего произвести сверку документов, которые в нем указаны, с бумагами из поручения. При несовпадении перечней может возникнуть двоякая ситуация.

Например, в перечне поручения затребовано больше документов, чем в требовании. В данном случае налоговикам надо представить только те документы, которые указаны в требовании, так как на вас возлагается обязанность исполнить именно требование.

Однако в требовании может содержаться и более полный перечень, чем в поручении. Тут вам необходимо будет представить только те документы, которые также содержатся в перечне поручения, так как требование должно составляться на его основе.

Основание 5. К требованию не была приложена копия поручения

При отсутствии копии поручения нарушается установленный порядок истребования документов или информации. При этом у вас возникают трудности по сверке перечней документов.

Таким образом, найти возможность, чтобы не представлять документы, не составляет проблему. Однако ваш отказ должен быть направлен в налоговую письмом, в котором необходимо указать обоснованные причины непредставления документов или информации.

Также вы можете воспользоваться правом на ограничение повторного истребования документов, которые необходимы для осуществления налогового контроля. Налоговики не вправе требовать от контрагентов повторного представления документов или информации, которые ранее были им представлены при проведении камеральных или выездных проверок. При этом данное положение распространяется на документы, представленные в налоговую после 1 января 2011 года.

Но в следующих случаях документы вам будет необходимо представить даже несмотря на ограничение:

- документы были ранее представлены в виде подлинников, которые были возвращены контрагенту, который их передал;

- ранее представленные копии документов утрачены вследствие непреодолимой силы;

- запрошенные документы были представлены на камеральную или выездную проверку до 1 января 2011 года.

И.Д. Шилов,

налоговый консультант

"Практическая бухгалтерия", N 10, октябрь 2012 г.