Справочный портал как часть корпоративной культуры компании (Т. Скоробогатова, "Кадровик.ру", N 9, сентябрь 2012 г.)

Справочный портал как часть корпоративной культуры компании

Современные динамичные компании периодически испытывают проблемы управления персоналом, связанные с увеличением штата. Это необходимость быстрой адаптации новичков, знакомство с коллегами и руководством, оперативное информирование работников о происходящих событиях, эффективное взаимодействие между сотрудниками на разных уровнях. Ценности компании, нормы поведения, традиции, праздники при умелом подходе могут стать инструментами, помогающими сплотить коллектив. Решить эту задачу помогает интранет-портал, или корпоративный сайт, содержащий справочную информацию о работниках.

На корпоративном сайте размещают информацию, необходимую каждому сотруднику: краткие сведения о работниках, телефоны, объявления о карьерных возможностях, об условиях и режиме работы в компании, корпоративных мероприятиях и т.д. С помощью такого сайта-справочника удобно проводить мониторинг мнений сотрудников об актуальных событиях в организации.

Внутрикорпоративный сайт - это интернет-портал, к которому имеют доступ только сотрудники компании. В отличие от внешнего ресурса, ему не требуются уникальный дизайн и мощная пропускная способность. Доступ ко всем приложениям, размещенным на портале, осуществляется через веб-интерфейс посредством браузера - компьютерной программы, позволяющей просматривать страницы в Интернете. Кроме того, права пользователей на обработку персональных данных могут ограничиваться - как правило, программными средствами сервера. Особенно это актуально в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". Обычно с персональными данными имеют дело модератор сайта (либо кадровик, либо ИТ-специалист), руководители компании и подразделений, некоторые специалисты.

Описанные в этой статье структура и содержание интранет-справочника могут быть скорректированы разработчиками исходя из особенностей компании. Преимуществами внутрикорпоративного сайта являются относительно низкие затраты на его создание и техническую поддержку. На этапе формирования сайта, посоветовавшись с кадровиком, необходимо решить целый комплекс задач: правильно расположить на страницах имеющуюся информацию (контент), определить структуру сайта, выбрать дизайн, оптимизировать загрузку фотографий, организовать удобную навигацию по сайту. Дизайн и структура сайта должны быть единообразными на всех страницах. На рисунке представлена упрощенная схема внутрикорпоративного справочного сайта, который состоит из нескольких веб-страницы и имеет разветвленную структуру. Система навигации представляет собой стандартное вертикальное меню (в виде текстовых строк), состоящее из гиперссылок, с помощью которых пользователь легко может перейти на нужную страницу справочника и вернуться обратно. Существует негласное правило: название страницы должно соответствовать тем словам, на которые пользователь щелкнул мышью для того, чтобы попасть на эту страницу. Поэтому названия страниц справочника соответствуют названиям ссылок.

Рисунок

Упрощенная схема справочного сайта компании

                                      /------------------------\

                                      |Структура               |

                                      |------------------------|

                                      |Страничка новичка       |

                                      |------------------------|

                                      |Информация о сотрудниках|

                                      |------------------------|  /----------------\

/----------------\                    |Телефонная книга        |  |Во всех разделах|\

|Главная страница| Вертикальное меню  |------------------------|  |будет изменяться||\

|   Index.html   | ----------------- |Дни рождения            |  |только текстовое|||\

\----------------/                    |------------------------|  |поле (контент)  ||||

                                      |Доска почета            |  \----------------/|||

                                      |------------------------|   \----------------/||

                                      |Мероприятия             |    \----------------/|

                                      |------------------------|     \----------------/

                                      |Вакансии                |

                                      |------------------------|

                                      |Обратная связь          |

                                      \------------------------/

Таким образом, данный сайт будет состоять из десяти страниц - одной главной и девяти тематических со следующим содержанием:

- организационная структура;

- страничка новичка;

- информация о сотрудниках;

- телефонная книга;

- дни рождения;

- доска почета;

- вакансии;

- мероприятия;

- обратная связь.

Рассмотрим подробнее каждый из разделов. Все компоненты справочника имеют простой интуитивный интерфейс. Первым белом пользователь сайта попадает на главную страницу. Она включает следующие основные элементы:

- заголовок/логотип (шапка);

- элементы навигации;

- контент/содержание (текстовое поле);

- информация об авторских правах, о разработчиках сайта и контакты;

- интерактивная кнопка - счетчик посещаемости.

Причем основной объем информации представлен в виде текста или табличных данных, в оформлении могут использоваться фотографии работников. Если у сотрудника отдела персонала есть права модератора, он может менять, добавлять или удалять содержимое рубрик. Примеры страниц справочного портала представлены в приложениях 1-4.

Раздел "О компании" является главной страницей, на которой можно разместить приветственную речь руководителя компании и текст об истории организации. В разделе "Организационная структура" содержится схема подчиненности подразделений. Это очень важно, т.к. любой сотрудник компании должен знать, с какими работниками или подразделениями он должен взаимодействовать.

"Страничка новичка" предназначена для быстрой адаптации и оптимальной интеграции "свежепринятых" сотрудников. Здесь будет уместна информация о режиме работы, об испытательном сроке, очередности предоставлении отпуска, заработной платы, о компенсации больничного, командировочных расходов, оснащении рабочего места и различных социальных и культурных мероприятиях. Это очень удобно, т.к. другим работникам не придется тратить время на объяснения - все необходимые сведения сотрудник сможет получить самостоятельно.

Часто сотрудникам компании требуется информация о коллегах или руководстве. А соответствующем разделе справочного портала размещаются следующие персональные данные: фамилия, имя и отчество, должность, подразделение, телефон и основные должностные обязанности. Список работников стоит выстроить по алфавиту. Нелишне сопроводить каждое краткое досье фотографией (не более 30 кбайт). Также можно обозначить, присутствует ли сотрудник на рабочем месте или он находится в отпуске (на больничном).

Раздел "Телефонная книга" позволяет легко найти телефонные номера и адреса электронной почты. Он представляет собой простой справочник абонентов в виде таблицы с удобной функцией прокруткой экрана. По каждому сотруднику представляется следующая информация: подразделение, должность, фамилия, имя и отчество, номера телефонов (внутреннего, мобильного и городского), электронная почта, номер офиса.

Раздел "Дни рождения" свидетельствует о корпоративной культуре компании. Здесь можно поздравлять сотрудников в онлайн-режиме. В качестве примера в приложении представлен календарь на месяц с фотографиями именинников. Любой пользователь может просмотреть поздравление в увеличенном масштабе, нажав на соответствующий значок.

Для повышения мотивации персонала в информационной системе "Справочник сотрудников" создан раздел "Доска почета". Каждый месяц здесь обновляется информация о личных результатах сотрудников в работе или общественных делах. Такая форма поощрения положительно влияет на профессиональный рост, удовлетворение от работы, формирует положительный имидж компании.

В разделе "Вакансии" рекрутеры компании размещают объявления о свободных рабочих местах и требованиях к соискателям (образование, профессиональный опыт, знания и умения, личные качества). Так сотрудники получают возможность участвовать в конкурсе на замещение вакантных должностей, отдел персонал тратит значительно меньше на поиск и подбор кандидатов, а руководители структурных подразделений оперативно отслеживают процесс закрытия вакансий.

В разделе "Мероприятия" представлена открытая информацию о ближайших корпоративных событиях: праздниках, конкурсах, экскурсиях, тренингах, мастер-классах и т.д. На мероприятиях сотрудники ближе узнают друг друга, что положительно сказывается на результатах работы. В системе ведется статистика посещений и предусмотрена рассылка по электронной почте для всех работников.

Последний раздел, "Обратная связь", используется для организации технической поддержки и консультирования пользователей на интранет-портале и по электронной почте. Посетители сайта смогут задавать вопросы или выражать свое мнение, что позволяет модератору контролировать качество и оперативность работы сайта.

Сотрудники компании являются носителями корпоративной культуры. Справочник компании - это локальная информационная система, предназначенная для организации внешней адаптации и внутренней корпоративной интеграции между работниками разных уровней.

Т. Скоробогатова,

Москва

"Кадровик.ру", N 9, сентябрь 2012 г.