Энциклопедия решений. Учет при инвентаризации денежных средств в кассе (ноябрь 2024)

Учет при инвентаризации денежных средств в кассе

В организации при проведении инвентаризации денежной наличности в кассе выявлена недостача наличных денежных средств. Недостача погашается виновным лицом путем внесения денег в кассу. Как отражаются эти операции в учете?

Юридические аспекты

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров в каждой организации производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения (Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, далее - Методические указания).

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. 

Недостача может быть погашена путем внесения денежных средств в кассу организации или путем удержания из заработной платы виновного лица (работника организации).

Работник несет полную материальную ответственность за недостачу ценностей, вверенных на основании специального письменного договора (п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ).

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ст. 244 ТК РФ). Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная материальная ответственность, а также типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. 

Подробнее о материальной ответственности работников см. Учет списания товаров в результате порчи, недостачи, хищения

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 50 73 94

Типовые проводки к счету 50: по дебету/по кредиту к счету 73: по дебету/по кредиту к счету 94: по дебету/по кредиту

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Методических указаний).

Сумма выявленной недостачи денежных средств на основании пунктов 2, 12, 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации" может быть признана расходом только в том случае, если она не подлежит возмещению виновным лицом. В противном случае в учете отражается дебиторская задолженность виновного лица.

Выявленная в ходе проведения инвентаризации денежной наличности недостача отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета).

Сумма недостачи денежных средств, взыскиваемая с виновного работника, отражается по кредиту счета 94 в корреспонденции с дебетом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" (пп. "б" п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, (далее - Положение N 34н).

На суммы удержаний из заработной платы виновного работника производится запись по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции с кредитом счета 73.

Если лица, виновные в недостаче, не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, убытки от недостачи списываются на финансовые результаты организации, что отражается записью по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы", в корреспонденции с кредитом счета 94 (п. 11 ПБУ 10/99, пп. "б" п. 28 Положения N 34н).

Выявленные в ходе проведения инвентаризации денежной наличности наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, признаются внереализационным доходом и отражаются по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы" (пп. "а" п. 28 Положения N 34н).

Документооборот

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов организация может разработать бланки первичной учетной документации на основе типовых форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение), который регистрируют в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. 

Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств и ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией. 

Если недостача удерживается из заработной платы виновного лица (работника организации), то сумма удержания отражается в расчетно-платежной или расчетной ведомости.

Если виновное лицо погашает недостачу путем внесения денежных средств в кассу, то оформляется приходный кассовый ордер (форма КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Формы документов Пример приказа о проведении инвентаризации ИНВ-22 Пример журнала учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации ИНВ-23 Пример акта инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15 Пример ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26 Пример расчетно-платежной ведомости Т-49 Пример расчетной ведомости Т-51 Пример приходного кассового ордера КО-1

Налогообложение

Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности, расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Таким образом, при документальном подтверждении факта отсутствия виновных в хищении имущества (в том числе денежных средств) лиц уполномоченным органом государственной власти налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений для целей исчисления налога на прибыль (см. письма Минфина России от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81919, от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65418, от 08.06.2009 N 03-03-05/103, от 02.06.2009 N 03-03-06/2/110).

Если лицо, виновное в недостаче (хищении) денежных средств, возмещает организации причиненный ущерб в добровольном порядке или по решению суда, то в обоих случаях на основании п. 3 ст. 250 НК РФ сумма ущерба, подлежащая уплате виновным лицом, включается в состав внереализационных доходов организации на дату признания должником причиненного ущерба либо на дату вступления в законную силу решения суда (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Также Минфин России разъясняет, что на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ на дату признания виновным лицом или дату вступления в законную силу решения суда налогоплательщик вправе отразить в составе внереализационных расходы, связанные с приобретением похищенных ценностей (письма от 07.03.2018 N 03-03-06/2/14611, от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717, от 20.07.2009 N 03-03-06/1/480, от 17.04.2007 N 03-03-06/1/245, от 29.03.2007 N 03-03-06/1/185). В аналогичном порядке учитывается убыток от хищений, возмещенный страховой компанией.

Если в результате инвентаризации в кассе организации были выявлены излишки денежных средств, то они признаются внереализационными доходами организации на основании п. 20 ст. 250 НК РФ.

Пример

В связи со сменой материально ответственного лица - кассира в кассе организации была проведена инвентаризация, по результатам которой была выявлена недостача денежных средств в размере 600 руб. 

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
94	50	600	выявлена недостача денежных средств в кассе организации
73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"	94	600	выявленная недостача отнесена на счет материально-ответственного лица

Если материально ответственное лицо погашает недостачу путем внесения денежных средств в кассу:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
50	73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"	600	сотрудник погасил недостачу путем внесения денежных средств в кассу организации

Если сумма выявленной недостачи подлежит удержанию из заработной платы кассира, виновного в возникновении недостачи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
70	73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"	600	сумма недостачи удержана из заработной платы сотрудника

Учет при инвентаризации денежных средств в кассе

В организации при проведении инвентаризации денежной наличности в кассе выявлена недостача наличных денежных средств. Недостача погашается виновным лицом путем внесения денег в кассу. Как отражаются эти операции в учете?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Формы документов

Построить список