Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников (ноябрь 2024)

Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников

Сотрудникам организации выдаются денежные суммы под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы. Можно ли подотчетные суммы перечислять на карточные банковские счета работников?

Юридические аспекты

В соответствии с п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:

- получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;

- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;

- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;

- иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Следовательно, ограничения операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, могут быть связаны только с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ (см. письма ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513). При этом трудовым законодательством перечисление подотчетных сумм на личные (в том числе "зарплатные" карты) работников не запрещено.

Кроме того, Указание ЦБР от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" не регулирует вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами. Поэтому тот факт, что в нем регламентирована только выдача под отчет наличных денежных средств, не означает запрета на проведение таких операций в безналичном порядке с использованием банковских карт сотрудников.

Считаем, что организация вправе перечислять подотчетные суммы (на хозяйственные или командировочные расходы) в безналичном порядке на банковские карточки сотрудников, предусмотрев такой способ выдачи подотчетных сумм в локальном нормативном акте и в учетной политике. См. также письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, в котором приведены разъяснения по этому вопросу.

В письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288 еще раз подчеркивается, что Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Порядок осуществления безналичных расчетов регулируется Положением Банка России от 19.06.2012 N 383-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (далее - Положение N 383-П).

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 51 71

Типовые проводки к счету 51: по кредиту к счету 71: по дебету

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При этом Планом счетов предусмотрена корреспонденция счета 71 не только со счетом 50 "Касса", но и со счетами, на которых отражается информация о средствах, аккумулированных на расчетных (счет 51) и валютных (счет 52) счетах организации, открытых в кредитных организациях.

Поэтому в бухгалтерском учете операцию по перечислению денежных средств на личный банковский карточный счет сотрудника следует отразить записью:

Дебет	Кредит	Описание
71	51	перечислены денежные средства на личный счет сотрудника (на основании платежного поручения, выписки банка)

Подробнее о выдаче средств под отчет из кассы см.:

Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет

Учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы.

Документооборот

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных форм рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

В письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288 разъяснено, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов), в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами. Кроме того, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Таким образом, во избежание переквалификации в доходы подотчетных сумм, перечисленных на карты работников, при использовании безналичного метода выдачи подотчетных средств рекомендуется:

- издать приказ руководителя, предусматривающий возможность безналичных расчетов с подотчетными лицами;

- внести соответствующие положения в учетную политику;

- утвердить перечень сотрудников, на карты которых будут перечисляться подотчетные средства;

- получить письменные согласия сотрудников на расчеты по подотчетным суммам с использованием их банковских карт.

Работник, получивший подотчетные средства, обязан составить авансовый отчет (за основу может быть принята форма N АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Для документального подтверждения понесенных расходов к авансовым отчетам должны быть приложены документы об оплате пластиковыми картами товаров, работ, услуг ("слипы"), приобретенных для нужд организации.

Подробнее см.:

Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет

Учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы.

Для перечисления подотчетных сумм на банковские карточки сотрудников оформляют платежное поручение по форме 0401060 (приложение N 2 к Положению N 383-П), в котором в поле "Назначение платежа" необходимо указать "Под отчет на хозяйственные (командировочные) расходы". 

Пример платежного поручения

Пример авансового отчета

Налогообложение

НДФЛ

Выданные работнику из кассы под отчет денежные средства не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ, а также произведенной по трудовому договору выплатой работнику, которая включается в объект налогообложения страховыми взносами (см. постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08). Следовательно, они не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании), суды должны исходисть из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 суд отказал в отмене решения налогового органа о начислении НДФЛ и пеней по нему, поскольку лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах, но документы, подтверждающие, что денежные средства были израсходованы на уставные цели, предоставлены не были.

Пример

Для заключения договора сотрудник организации направлен в командировку в Саратов на 8 дней. Сумма аванса, перечисленного на банковскую карту работника для оплаты расходов в командировке, составила 22 000 руб. 

Расходы сотрудника на приобретение авиабилетов составили 9440 руб. (в том числе НДС - 1440 руб.), по найму жилого помещения - 5900 руб. (в том числе НДС - 900 руб.). В гостинице сотруднику был выписан счет-фактура. Приказом по организации утверждены нормы суточных при командировках по территории России - 500 руб. Работнику полагаются суточные в сумме 4000 руб. (500 руб. х 8 дн.). 

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	51	22 000	перечислен аванс на командировку на банковскую карту сотрудника
20 (26, 44...)	71	17 000 (9440 + 5900 + 4000 - 900 - 1440)	расходы по командировке (без НДС) учтены в расходах
19	71	2340 (1440 + 900)	учтен НДС по командировочным расходам
68, субсчет "Расчеты по НДС"	19	2340	принят к вычету НДС
50, субсчет "Касса организации"	71	2660 (22 000 - 17 000 - 2340)	возвращена сумма неиспользованного аванса в кассу организации

Возможные риски

При перечислении подотчетных сумм на личные банковские карты работников существует риск переквалификации этих выплат в доходы работников, что может повлечь доначисление НДФЛ и страховых взносов.

Положительная практика

Имеется арбитражная практика в пользу налогоплательщика. В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11 февраля 2008 г. N А52-174/2007 суд делает вывод, что налоговым органом не представлено достаточных доказательств выплаты организацией работнику в спорном периоде дохода (заработной платы), подлежащего включению в базу, облагаемую НДФЛ и ЕСН, поскольку организацией представлены платежные поручения на перечисления денежных средств на "зарплатный" вклад работника, в которых отсутствует указание на перечисление этих средств в качестве заработной платы

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. N 03-11-11/42288 О правомерности перечисления организацией, применяющей УСНО, сотрудникам подотчетных сумм на их личные банковские карты

(+) письмо Минфина России от 28 января 2014 г. N 02-03-09/3057 О возможности перечисления денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские счета физических лиц в целях осуществления ими операций с использованием банковских карт по оплате хозяйственных расходов, связанных с деятельностью организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства

(+) письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10 сентября 2013 г. NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 О перечислении денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские счета сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием банковских карт оплаты расходов, связанных с деятельностью организации

Акты судебных органов:

(+) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 февраля 2008 г. N А52-174/2007

Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников

Сотрудникам организации выдаются денежные суммы под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы. Можно ли подотчетные суммы перечислять на карточные банковские счета работников?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Возможные риски

Формы документов

Построить список