Энциклопедия решений. Учет возврата неизрасходованных подотчетных сумм в валюте в кассу (ноябрь 2024)

Учет возврата неизрасходованных подотчетных сумм в валюте в кассу

Организация направляет сотрудника в служебную командировку за пределы территории РФ. По возвращении из командировки у сотрудника остались неизрасходованные суммы аванса в валюте. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете возврат наличной валюты в кассу?

Юридические аспекты

В соответствии с п. 9 ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" к валютным операциям относится приобретение резидентом (нерезидентом) у резидента (нерезидента) и отчуждение резидентом (нерезидентом) в пользу резидента (нерезидента) валютных ценностей на законных основаниях, а также их использование в качестве средства платежа.

Согласно п. 5 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ валютными ценностями признаются иностранная валюта и внешние ценные бумаги. При этом купля-продажа иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производится только через уполномоченные банки и ВЭБ.РФ (ч. 1 ст. 11 Закона N 173-ФЗ). То есть резиденты-юридические лица могут приобретать иностранную валюту на внутреннем валютном рынке Российской Федерации только через свои счета в уполномоченных банках в безналичном порядке. 

На основании п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона N 173-ФЗ уполномоченный банк вправе выдавать резиденту наличную иностранную валюту с его счета, а также зачислять наличную иностранную валюту на его счет без ограничений (см. информационное письмо ЦБ РФ от 31.12.2004 N 30). При этом уполномоченный банк как агент валютного контроля вправе на основании п. 3 ч. 1 ст. 23 Закона N 173-ФЗ запросить информацию, связанную с проведением валютных операций.

При осуществлении кассовых операций с иностранной валютой следует руководствоваться нормативными актами Центрального банка РФ. Однако действующими нормативными актами, в том числе Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) специальный порядок осуществления кассовых операций с иностранной валютой не установлен. В связи с этим возникает множество неясностей.

Так, например, согласно п. 2 Указания N 3210-У юридическое лицо может иметь в кассах наличные деньги только в пределах лимита остатка денежных средств, рассчитанного в соответствии с приложением к Указанию N 3210-У. При этом лимит остатка кассы устанавливается в рублях. 

Наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в учреждения банков. При отсутствии установленного лимита в иностранной валюте вся сумма наличной валюты, находящаяся в кассе, может быть признана сверхлимитной с наложением штрафных санкций, либо лимит кассы будет рассчитан с учетом суммы валюты, пересчитанной по курсу в рубли.

В соответствии со ст. 15.1 КоАП накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение административного штрафа:

- для должностных лиц - в размере от 4000 до 5000 руб.;

- для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 50 71 91

Типовые проводки к счету 50: по дебету к счету 71: по дебету/по кредиту к счету 91: по дебету/по кредиту

Выдача наличной иностранной валюты и средств в рублях под отчет работнику отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса", субсчет "Касса организации в иностранной валюте". При этом суммы, переданные под отчет, пересчитывают в рубли по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи валюты командированному сотруднику (п. 7 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте", Приложение к ПБУ 3/2006).

При возврате подотчетным лицом неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте в учете делается запись по дебету счета 50, субсчет "Касса организации в иностранной валюте" и кредиту счета 71 на сумму, исчисленную по курсу иностранной валюты, действующему на текущую дату.

Записи одновременно производятся в рублях по курсу ЦБ РФ и в валюте расчетов и платежей (п. 7, п. 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006, п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Возникающая при таком пересчете курсовая разница включается в состав прочих доходов (расходов) организации (пункты 3, 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).

По поводу ведения бухгалтерского учета средств авансов, выданных в иностранной валюте на командировочные расходы, существует две точки зрения.

Первая точка зрения: выданная подотчетному лицу сумма иностранной валюты не признается выданным ему авансом, такие суммы являются средствами в расчетах. А согласно п. 7 ПБУ 3/2006 пересчет в рубли стоимости средств в расчетах, выраженных в иностранной валюте, должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату. В данном случае - на дату утверждения авансового отчета. При пересчете в соответствии с п. 3 ПБУ 3/2006 возникает курсовая разница - разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода Курсовая разница включается в состав прочих доходов (расходов) организации (пункты 12, 13 ПБУ 3/2006).

Вторая точка зрения: пересчет задолженности подотчетного лица должен производиться на дату выдачи наличной иностранной валюты из кассы организации в соответствии с пунктами 4, 5, 6 ПБУ 3/2006. Тогда в соответствии с пунктами 7, 9, 10 ПБУ 3/2006 дальнейший пересчет средств в расчетах с подотчетным лицом, выданных авансом для оплаты командировочных расходов, не производится.

Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета (в части, покрытой выданными под отчет денежными средствами) включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета по курсу, действующему на даты выдачи денежных средств под отчет для оплаты этих расходов на основании п. 5, п. 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации" и п. 9 ПБУ 3/2006.

Документооборот

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных форм рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

Согласно п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение N 749), работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой:

- расходах на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательных консульских и аэродромных сборах;

- сборах за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходах на оформление обязательной медицинской страховки;

- иных обязательных платежах и сборах (п. 23 Положения N 749).

За образец для разработки авансового отчета можно взять форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Из Указаний по применению и заполнению унифицированной формы N АО-1 следует, что реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству РФ. Следовательно, по возвращении из загранкомандировки работник должен составлять авансовый отчет в той валюте, которая была ему выдана.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации в установленном порядке.

Специальный порядок осуществления кассовых операций с иностранной валютой нормативными актами Центрального банка РФ, в том числе и Указанием N 3210-У, не установлен.

Кассовые операции в иностранной валюте, как и в валюте РФ, оформляются типовыми формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Возврат неизрасходованных подотчетных средств отражается в приходном кассовом ордере по форме N КО-1. Чтобы правильно оформить поступление иностранной валюты, в приходном кассовом ордере наряду с суммой в рублях необходимо указать сумму в иностранной валюте в дополнительной графе.

Согласно п. 2.1 Порядка ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории РФ (указание ЦБ РФ от 14.08.2008 N 2054-У) в уполномоченном банке прием наличной иностранной валюты для зачисления (перечисления) на банковский счет, счет по вкладу (депозиту) клиента, осуществляются по приходному кассовому ордеру 0402008. В подтверждение приема наличной иностранной валюты клиенту выдается подписанный кассовым работником экземпляр приходного кассового ордера 0402008.

Формы документов Пример приходного кассового ордера Пример расходного кассового ордера Пример журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов Пример кассовой книги Пример авансового отчета

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

При возврате неизрасходованной подотчетной суммы в кассу организации в целях налогообложения прибыли не возникает доходов. 

Если организация применяет в налоговом учете метод начисления, то затраты, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода (п. 10 ст. 272 НК). Для командировок - это день утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК). Возникающие курсовые разницы относят к внереализационным доходам или расходам (п. 11 ст. 250 и пп. 5 п. 1 ст. 265 НК).

Следовательно, на дату погашения работником задолженности перед организацией по выданной под отчет иностранной валюте организация определяет и отражает в налоговом учете курсовую разницу.

При этом доходы и расходы в виде положительной (отрицательной) разницы, образующейся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса, установленного ЦБ РФ на дату перехода права собственности на иностранную валюту, учитываются в составе внереализационных доходов и расходов по самостоятельному основанию (п. 2 ст. 250 и пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ).

НДС

Передача денег не создает объекта обложения НДС на основании пп. 1 п. 3 ст. 39 НК РФ. Поэтому операции по перечислению в кассу организации с банковского счета иностранной валюты и наоборот, не облагаются НДС.

Пример

Работнику, направленному в командировку за пределы территории РФ, 11 июня выдан аванс на расходы, связанные с поездкой, в сумме 500 долл. США. Курс доллара, установленный ЦБ РФ на 11 июня, составляет (условно) 60 руб/долл. По возвращении из командировки 15 июня работником был представлен авансовый отчет, согласно которому им было израсходовано 400 долларов США. Неизрасходованные деньги в тот же день возвращены в кассу предприятия. Курс доллара на момент представления и утверждения авансового отчета составил (условно) 60,10 руб./долл.

2 вариант

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

11 июня

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50	30 000 (500 долл х 60 руб./долл)	выданы из кассы денежные средства на оплату командировочных расходов (в валюте)

14 июня

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
20	71	24 040 (400 долл х 60,10 руб./долл)	отражены расходы на командировку по авансовому отчету
50	71	6010 ((500 долл - 400 долл) х 60,10 руб./долл)	остаток валютных средств возвращен подотчетным лицом в кассу
71	91, субсчет "Прочие доходы"	50 (500 долл х (60,10 руб./долл - 60 руб./долл))	отражена положительная курсовая разница

Учет возврата неизрасходованных подотчетных сумм в валюте в кассу

Организация направляет сотрудника в служебную командировку за пределы территории РФ. По возвращении из командировки у сотрудника остались неизрасходованные суммы аванса в валюте. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете возврат наличной валюты в кассу?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Формы документов

Построить список