Энциклопедия решений. Учет материальной помощи при рождении (усыновлении) ребенка (ноябрь 2024)

Учет материальной помощи при рождении (усыновлении) ребенка

Организация оказывает материальную помощь работникам при рождении или усыновлении (удочерении) детей. Освобождается ли указанная выплата от обложения НДФЛ и страховыми взносами?

Юридические аспекты

Понятие материальной помощи отсутствует в ТК РФ.

В соответствии с частью первой ст. 129 ТК РФ заработная плата - это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных и т.п.) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Выплаты материальной помощи (включая матпомощь в виде оплаты медикаментов) не зависят от количества и качества выполняемой работы и не связана с выполнением трудовых функций работником. Поэтому эти выплаты не относятся к оплате труда.

Материальная помощь своим работникам может быть выплачена на основании приказа руководителя или заявления работника организации, подписанного руководителем,

Вместе с тем, случаи, условия и порядок выплаты работникам материальной помощи могут быть определены в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ) и (или) в локальных нормативных актах работодателя. 

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 73 91

Типовые проводки к счету 73: по дебету/по кредиту к счету 91: по дебету

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- расходы по обычным видам деятельности;

- прочие расходы.

Сумма материальной помощи в бухгалтерском учете признается прочими расходами организации в периоде начисления (п. 11, п. 16, п. 17, п. 19 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

В бухгалтерском учете расчеты с работниками предприятия по выплате материальной помощи отражаются по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (или 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами", если матпомощь на медикаменты выплачивается члену семьи работника или бывшему работнику) в корреспонденции с дебетом счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы". На дату выплаты материальной помощи производится запись по дебету счета 73 и кредиту счета 50 "Касса" или 51 "Расчетный счет":

Дебет	Кредит	Описание
91, субсчет "Прочие расходы"	73 (76)	начислена материальная помощь
73 (76)	50 (51)	выплачена матпомощь

Документооборот

Для выплаты материальной помощи работнику при рождении (усыновлении (удочерении) ребенка оформляют:

- приказ руководителя учреждения

- заявление работника.

К этим документам прикладывают копии свидетельства о рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, акта органа опеки и попечительства о назначении опекуном.

Факт усыновления подлежит государственной регистрации (пп. 4 п.1 ст. 47 ГК РФ), производится по решению суда и подтверждается свидетельством об усыновлении (статьи 39, 43 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния").

Устройство ребенка под опеку производится по договору об осуществлении опеки и требует принятия акта органа опеки и попечительства о назначении опекуна, который сам по себе и подтверждает опекунство работника (п. 1 ст. 14, п. 6 ст. 11 Федерального закона от 24.04.2008 N 48-ФЗ "Об опеке и попечительстве"). 

На основании заявления руководитель организации принимает решение о выплате материальной помощи. В случае принятия положительного решения на основании заявления издается приказ о выдаче матпомощи. Унифицированной формы такого приказа законодательством не предусмотрено, следовательно, он составляется в произвольной форме. При этом в приказе должны быть указаны:

- размер денежной суммы, подлежащей выдаче сотруднику;

- срок выплаты.

В бухгалтерской отчетности прочие расходы отражают по строке 2350 "Прочие расходы" Отчета о финансовых результатах (приказ Минфина России от 02.07.2010 N 66н). 

В налоговой отчетности расходы на выплату материальной помощи в декларации по налогу на прибыль не отражаются.

Налоговые агенты по НДФЛ представляют в налоговый орган по месту своего учета за год сведения о выплаченных ими физическим лицам доходах и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица" (утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@).

Коды доходов и вычетов по НДФЛ утверждены приказом ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@.

В графе "Сумма дохода" Раздела 3 Справки отражается вся сумма дохода (без налоговых вычетов) по соответствующему коду дохода (2762). Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты, в графе "Код вычета" указывается код соответствующего вычета (508). Сумма налогового вычета не должна превышать сумму дохода, указанную в графе "Сумма дохода".

Напомним, что в случае выплаты материальной помощи работнику при рождении (усыновлении (удочерении) ребенка учитывается вся сумма таких доходов и одновременно предоставляется вычет в сумме, не превышающей 50 000 руб. за весь налоговый период. 

С 1 января 2016 года налоговые агенты по НДФЛ обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год (п. 2 ст. 230 НК РФ). Отчитываться надо по форме 6-НДФЛ "Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом", утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@, не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Пример Отчета о финансовых результатах

Пример Справки о доходах физического лица (форма N 2-НДФЛ)

Пример Расчета 6-НДФЛ

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

В ст. 252 НК РФ установлено, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). 

Согласно п. 23 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде сумм материальной помощи работникам. Обстоятельства, в связи с которыми выделена матпомощь, не имеют значения для применения этой нормы.

Следовательно, материальная помощь, оказываемая работодателями работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, в целях налогообложения прибыли не учитывается.

НДФЛ

В соответствии с п. 1 ст. 209 НК РФ объектом налогообложения признается доход, полученный налогоплательщиками (физическими лицами) как от источников в Российской Федерации, так и от источников за пределами Российской Федерации. При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).

На основании п. 1 ст. 226 НК РФ организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму налога. Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Согласно седьмому абзацу п. 8 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению суммы единовременных выплат (в том числе в виде материальной помощи), осуществляемых работодателями работникам при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка (в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка. С суммы матпомощи при рождении, превышающей 50 000 руб., НДФЛ удерживается в общем порядке.

Кроме того, освобождены от налогообложения суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим сотрудникам, бывшим своим сотрудникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, не превышающие 4000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ).

То есть, если материальная помощь в связи с рождением (усыновлением, удочерением) ребенка выплачена по истечении одного года после рождения (усыновления, удочерения) ребенка и в сумме более 50 000 руб., то такая помощь не облагается НДФЛ только в сумме 4000 руб.

СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ с 1 января 2017 года

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ):

- в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;

- по договорам авторского заказа в пользу авторов произведений;

- по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения физлицам, перечисленные в пунктах 4 - 7 ст. 420 НК РФ.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.

Так, не подлежат обложению на основании пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении) ребенка, выплачиваемой в течение первого года после рождения (усыновления (удочерения), но не более 50 000 рублей на каждого ребенка. Сумма единовременной материальной помощи работнику при рождении ребенка в размере, превышающем 50 000 руб., подлежит обложению взносами.

Любая материальная помощь, если она выплачивается не по основаниям, поименованным в пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ, облагается страховыми взносами в суммах, превышающих 4000 рублей на одного работника за расчетный период (пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ). Значит, если материальная помощь в связи с рождением (усыновлением, удочерением) ребенка выплачена по истечении одного года после его рождения (усыновления, удочерения), то такая помощь не облагается страховыми взносами только в сумме 4000 руб.

Выплата материальной помощи лицам, не работающим в организации (бывшим работникам, членам семьи работника и пр.) производится организацией не на основании трудовых и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, следовательно, указанные суммы не признаются объектом обложения страховыми взносами на основании п. 1 ст. 420 НК РФ.

ВЗНОСЫ НА ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ по 31 декабря 2016 года

Страховыми взносами в ПФР, ФОМС и ФСС РФ облагаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права, лицензионным договорам (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ).

Согласно п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами суммы единовременной материальной помощи, оказываемой плательщиками страховых взносов (независимо от источника финансирования) работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка (выплачивается в течение первого года после рождения (усыновления (удочерения)), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка).

Также не облагаются страховыми взносами суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим сотрудникам, не превышающие 4000 руб. на одного работника за расчетный период (п. 11 ч.1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). Значит, если материальная помощь в связи с рождением (усыновлением, удочерением) ребенка выплачена по истечении одного года после его рождения (усыновления, удочерения), то такая помощь не облагается страховыми взносами только в сумме 4000 руб.

ВЗНОСЫ НА СТРАХОВАНИЕ ОТ НЕСЧАСТНЫХ СЛУЧАЕВ И ПРОФЗАБОЛЕВАНИЙ

В соответствии со ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ и (или) оказание услуг, договора авторского заказа, если в соответствии с указанными договорами заказчик обязан уплачивать страховщику страховые взносы. База для начисления страховых взносов определяется как сумма указанных выплат и иных вознаграждений, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ.

Объект обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ и база для их начисления полностью совпадают с объектом обложения и базой по исчислению взносов на обязательное социальное страхование, предусмотренными Законом N 212-ФЗ (ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). Согласно п. 3 ч. 1 ст. 20.2 Закона N 125 не облагается взносами на страхование от НС и ПЗ материальная помощь, оказываемая работодателями своим работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении) ребенка, выплачиваемой в течение первого года после рождения (усыновления (удочерения), но не более 50 000 рублей.

Кроме того, не подлежат обложению страховыми взносами суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, не превышающие 4000 рублей на одного работника за расчетный период (пп. 11 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125). То есть если материальная помощь в связи с рождением (усыновлением, удочерением) ребенка выплачена по истечении одного года после рождения (усыновления, удочерения) ребенка, то такая помощь не облагается страховыми взносами только в сумме 4000 руб., а размере превышающем 4000 руб. является объектом обложения взносами на страхование от НС и ПЗ.

Пример

Сотруднику организации оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в сумме 60 000 руб. К заявлению работника приложена копия свидетельства о рождении. Деньги выданы работнику из кассы. Работник - резидент РФ. Ставка взносов на страхование от НС и ПЗ - 0,2%. База для начисления страховых взносов не превысила облагаемого максимума.

В бухгалтерском учете сделаны записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
91, субсчет "Прочие расходы"	73	60 000	начислена работнику материальная помощь в связи с рождением ребенка
73	68, субсчет НДФЛ	1300 ((60 000 - 50 000) х 13%)	удержан НДФЛ с суммы матпомощи, превышающей 50 000 руб.
91, субсчет "Прочие расходы"	69	3020 ((60 000 - 50 000) х 30,2%)	начислены страховые взносы с суммы матпомощи, превышающей 50 000 руб.
73	50	58 700 (60 000 - 1300)	выдана работнику материальная помощь из кассы

В налоговом учете сумма материальной помощи не учитывается в целях налогообложения прибыли. При этом взносы на страхование принимаются в целях налогообложения по отдельному основанию независимо от того, как учитываются при налогообложении соответствующие им выплаты.

Не учитываемый при налогообложении, но учитываемый в бухгалтерском учете расход в сумме 60 000 руб. признается в бухгалтерском учете постоянной разницей (в случае применения ПБУ 18/02), приводящей к образованию постоянного налогового обязательства в сумме:

60 000 руб. х 20% = 12 000 руб.

В бухгалтерском учете начисление ПНО отражается проводкой:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
99, субсчет "ПНО"	68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"	12 000	начислено ПНО

Подробнее о постоянных разницах и ПНО см. Учет постоянных разниц.

Возможные риски

Риск 1. Не облагается НДФЛ матпомощь при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка в пределах 50 000 руб. каждому из родителей или только одному?

Риск 2. Облагается ли НДФЛ материальная помощь по основаниям, перечисленным в п. 8 ст. 217 НК РФ, выплачиваемая чаще одного раза в год (или несколькими частями в течение года)?

1. Не облагается НДФЛ матпомощь при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка в пределах 50 000 руб. каждому из родителей или только одному?

Из п. 8 ст. 217 НК РФ не следует, что сумма указанной материальной помощи не облагается НДФЛ только у одного из родителей. Механизм контроля работодателями выплаченных другому родителю сумм НК РФ не предусмотрен. То есть работодатель одного из родителей не обязан контролировать, выплачивалась ли матпомощь при рождении ребенка другому родителю по месту его работы. Для подтверждения факта получения (неполучения) материальной помощи одним из родителей может использоваться форма 2-НДФЛ, содержащая данные о доходах, выплаченных этому родителю его работодателем за период в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения) ребенка. Для подтверждения отсутствия трудовых отношений у одного из родителей могут использоваться данные его трудовой книжки, а также соответствующие справки, выданные органами службы занятости.

Отрицательная практика

Минфин России разъясняет, что не подлежит обложению НДФЛ единовременная материальная помощь при рождении ребенка в пределах 50 000 руб. одному из родителей по их выбору либо обоим родителям исходя из расчета общей суммы, равной 50 000 руб. Аналогичная позиция встречается и в судебной практике.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 1 июля 2013 г. N 03-04-06/24978

(-) письмо ФНС России от 2 апреля 2013 г. N ЕД-17-3/36@

(-) письмо Минфина России от 16 января 2013 г. N 03-04-05/10-26

(-) письмо Минфина России от 26 декабря 2012 г. N 03-04-06/6-367

(-) письмо Минфина России от 7 декабря 2012 г. N 03-04-06/8-346

(-) письмо Минфина России от 25 января 2012 г. N 03-04-05/8-67

(-) письмо Минфина России от 21 февраля 2011 г. N 03-04-06/9-36

Акты судебных органов:

(-) постановление Семнадцатого ААС от 15 апреля 2015 г. N 17АП-3132/15

2. Облагается ли НДФЛ материальная помощь по основаниям, перечисленным в п. 8 ст. 217 НК РФ, выплачиваемая чаще одного раза в год (или несколькими частями в течение года)?

Согласно п. 8 ст. 217 НК РФ суммы единовременных выплат (в том числе в виде материальной помощи) в отдельных случаях не облагается НДФЛ.

Отрицательная практика

По мнению Минфина России и налоговых органов, если материальная помощь по основаниям, перечисленным в п. 8 ст. 217 НК РФ, оказывается несколько раз в год (например, ежемесячно) или выплачивается частями (например, по мере поступления денежных средств), такие выплаты облагаются НДФЛ. Это связано с тем, что под понятие "единовременная выплата" подпадает такая материальная помощь, которая предоставляется налогоплательщику на определенные цели не более одного раза в налоговом периоде по одному из оснований. Правда, из писем 2013 года можно сделать вывод о том, что значение имеет не количество платежных поручений (их может быть несколько) на выплаты, а количество решений (распоряжений, приказов), на основании которых выплаты производятся.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 16 августа 2013 г. N 03-04-06/33543

(-) письмо Минфина России от 25 августа 2010 г. N 03-04-06/8-187

(-) письмо Минфина России от 15 июля 2010 г. N 03-04-06/9-150

(-) письмо Минфина России от 22 мая 2006 г. N 03-05-01-04/130

(-) письмо Минфина России от 16 ноября 2005 г. N 03-05-01-04/360

(-) письмо Минфина России от 3 мая 2005 г. N 03-05-01-02/4

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 9 декабря 2006 г. N 28-11/109445

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 21 апреля 2010 г. N 20-15/3/042714@

Учет материальной помощи при рождении (усыновлении) ребенка

Организация оказывает материальную помощь работникам при рождении или усыновлении (удочерении) детей. Освобождается ли указанная выплата от обложения НДФЛ и страховыми взносами?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Возможные риски

Формы документов

Построить список