Приказ Министерства экономического развития РФ от 18 февраля 2011 г. N 51 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации"

С изменениями и дополнениями от:

19 декабря 2011 г.

В соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата, загранаппарата Министерства организовать изучение Инструкции подчиненными сотрудниками и обеспечить исполнение в текущей работе.

3. Департаменту управления делами (Е.В. Абрамова) организовать ведение делопроизводства в центральном аппарате, загранаппарате Министерства в соответствии с требованиями Инструкции.

4. Признать утратившим силу приказ Минэкономразвития России от 13 октября 2006 г. N 325 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Савельева О.Г.

Министр

Э.С. Набиуллина

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации
(утв. приказом Министерства экономического развития РФ от 18 февраля 2011 г. N 51)

С изменениями и дополнениями от:

19 декабря 2011 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Министерства экономического развития Российской Федерации (Министерство) документов.

1.3. В Министерстве делопроизводство организуется и ведется на основе положений Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, Регламента Минэкономразвития России (далее - Регламент Министерства).

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (СЭДО).

1.5. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и устанавливается в Министерстве соответствующей инструкцией.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно- технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в департаментах Министерства осуществляются Департаментом управления делами (ДУД) в соответствии с Положением о Департаменте управления делами.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность в департаментах возлагается на их руководителей.

Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Передача служебных документов, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с письменного указания руководства Министерства и на основании письменных запросов.

1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в департаментах Министерства осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, совмещающими выполнение должностных и делопроизводственных обязанностей. Права и обязанности указанных работников определяются их должностными регламентами.

Сотрудники, ответственные за делопроизводство, назначаются распоряжением по департаменту.

1.9. Департамент управления делами периодически организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства и о результатах докладывает руководству Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 1.10 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.10. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

пометка "Для служебного пользования" - отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности Министерства, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

II. Создание документов в Министерстве

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 раздел 2.1 изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Министерства оформляются на бланках установленного образца, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов, имеют определенный состав реквизитов и порядок их расположения. При подготовке документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.2. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - бланки) разрабатываются и изготавливаются в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", ГОСТом Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2.1.3. В Министерстве используются следующие виды бланков:

Министра (приложение N 39);

статс-секретаря - заместителя Министра (приложение N 40);

заместителя Министра (приложение N 41);

Министерства (приложение N 42);

приказа Министерства (приложение N 43);

распоряжения Министра (приложение N 44);

распоряжения статс-секретаря - заместителя Министра (приложение N 45);

распоряжения заместителя Министра (приложение N 46);

протокола совещания у Министра (приложение N 47);

протокола совещания у статс-секретаря - заместителя Министра (приложение N 48);

протокола совещания у заместителя Министра (приложение N 49).

2.1.4. На бланках, за исключением бланка Министерства, оформляются документы за подписью соответственно Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра (руководство Министерства).

2.1.5. На бланках приказа оформляются приказы Министерства, издаваемые Министром либо лицом, временно исполняющим его обязанности, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра в рамках предоставленных для них Министром полномочий в соответствии с распределением обязанностей.

2.1.6. На бланках распоряжения оформляются отдельные организационно-распорядительные решения руководства Министерства.

2.1.7. На бланках Министерства оформляются документы за подписью руководителей структурных подразделений, их заместителей в рамках их компетенции, а также начальника отдела архивов и делопроизводства Департамента управления делами при подготовке ответов по запросам физических и юридических лиц.

2.1.8. На бланках протокола оформляются решения, принятые на совещаниях у руководства Министерства.

2.1.9. В соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" на бланках Министерства помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

2.1.10. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказу Министерства полиграфическими и штемпельнограверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

2.1.11. Организация работы по изготовлению и учету бланков возлагается на Департамент управления делами, который:

2.1.11.1. Разрабатывает образцы (макеты) бланков.

2.1.11.2. Оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии.

2.1.11.3. Осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу изготовленных бланков.

2.1.12. Общий контроль за хранением и использованием бланков в Министерстве возлагается на Департамент управления делами.

2.1.13. Контроль за хранением и использованием бланков в секретариатах руководства Министерства, а также в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

2.1.14. Бланки являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Бланки нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

2.1.15. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления гербовых бланков (приложение N 50) должностными лицами отдела хозяйственного обеспечения Департамента управления делами, ответственными за их получение, хранение и использование.

2.1.16. Бланки выдаются сотрудникам, ответственным за делопроизводство в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях под роспись в журнале учета выдачи гербовых бланков в структурные подразделения (приложение N 51).

2.1.17. Сотрудники, ответственные за делопроизводство в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях, выдают бланки сотрудникам под роспись в журнале учета выдачи гербовых бланков в структурных подразделениях (приложение N 52).

2.1.18. Бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

2.1.19. Передача бланков другим организациям не допускается.

2.1.20. Ответственность за организацию работы с бланками в структурных подразделениях несут руководители структурных подразделений.

2.1.21. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут сотрудники, ответственные за делопроизводство в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях.

2.1.22. Испорченные и невостребованные бланки подлежат сдаче сотруднику, ответственному за делопроизводство, который составляет акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению (приложение N 53). Подготовленный акт согласовывается членами экспертной комиссии структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения.

2.1.23. Сотрудник, ответственный за делопроизводство, вносит в журнал учета выдачи гербовых бланков в структурных подразделениях отметку об уничтожении испорченных и невостребованных бланков.

2.1.24. Уничтожение испорченных и невостребованных бланков производится в структурных подразделениях сотрудником, ответственным за делопроизводство.

2.1.25. Журналы учета выдачи гербовых бланков включаются в номенклатуры дел структурных подразделений.

2.1.26. Проверка наличия, использования и хранения бланков производится раз в год комиссией из числа сотрудников Департамента управления делами.

2.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые Министерством, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование Министерства;

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 подпункт "в" изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

в) должность лица - автора документа;

г) справочные данные о Министерстве;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

к) адресат;

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 подпункт "л" изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) отметка о наличии приложений;

о) гриф согласования;

п) виза;

р) подпись должностного лица;

с) гриф утверждения;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о поступлении документа;

щ) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

2.2.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

2.2.2. Наименование Министерства

Наименование Министерства указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием.

2.2.3. Должность лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма Министра, бланк письма статс- секретаря - заместителя Министра, бланк письма заместителя Министра).

Наименование должности лица указывается под наименованием Министерства.

2.2.4. Справочные данные о Министерстве

Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес Министерства, номер телефона справочной службы Министерства, номер факса, официальный адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта Министерства.

2.2.5. Вид документа

Наименование вида документа, создаваемого Министерством (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ), включается в бланк соответствующего вида документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

2.2.6. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Москва) указывается на бланках документов Министерства, за исключением бланков писем.

2.2.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа в СЭДО или непосредственно - составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 04.03.2010

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 4 марта 2010 г.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

2.2.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (в СЭДО).

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный (входящий) номер документа, поступившего в адрес Министерства, на имя Министра или на имя заместителя Министра, имеет порядковый номер в пределах календарного года.

Регистрационный (входящий) номер документа, поступившего в адрес департамента, состоит из индекса департамента и порядкового номера в пределах календарного года.

Регистрационный (исходящий) номер документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из порядкового номера в пределах календарного года, инициалов имени и фамилии подписавшего лица (с возможностью их применения в обратном порядке), и индекса департамента, подготовившего проект документа.

Например: N 15214-ЭН/Д01, N 16290-ЛА/Д22, N 16472-АЛ/Д04

Регистрационный (внутренний) номер документа департамента состоит из индекса департамента и порядкового номера.

Присвоение регистрационных номеров осуществляется также по видам документов в пределах календарного года (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.).

Регистрационный номер документа, изданного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

2.2.10. Адресат

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Все строчки реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Наименование организации следует писать перед наименованием структурного подразделения.

Например:

Министерство культуры Российской Федерации Департамент внешних связей

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.

Например:	Руководителю Федеральной службы государственной статистики
	И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Директорам департаментов Минэкономразвития России

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

При адресовании письма в организацию указываются сначала ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:
	Открытое акционерное общество "Российские железные дороги"
	Новая Басманная ул., д. 2, Москва, 107174

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:
	Иванову И.И.
	Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
	Москва, 117574

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается его полная рассылка.

При направлении писем в торговые представительства Российской Федерации в иностранных государствах и специалистам Министерства в постоянных представительствах Российской Федерации при международных организациях в адресе обязательно указывается пункт назначения (город).

Например:	Торговому представителю Российской Федерации в Турции
	И.О. Фамилия
	г. Анкара

2.2.11. Наименование документа

Наименование документа - заголовок к тексту, отражающий краткое содержание документа, - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок согласовывается с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем? (о ком?)",

Например: ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания

"чего?(кого?)".

Например: Должностной регламент ведущего консультанта

Заголовок составляется лицом, подготавливающим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту служебного письма печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой). Заголовок к тексту может занимать до 4-5 строк по 28-35 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков). Образец - приложение N 15. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

2.2.12. Текст документа

Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Документы, создаваемые в Министерстве, могут изготавливаться при помощи средств электронно-вычислительной техники, с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов "Times New Roman" размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, 16 через 1-2 интервала.

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью, в установленных границах полей: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее, кроме документов, указанных в п.п. 2.3, 2.5.2, 2.5.3. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже

Например:           Фамилия______________________           Имя _________________________           Отчество ____________________

или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

Например: Были ли за границей (где, когда) ____________________________________

Словесные характеристики должны согласовываться с наименованиями признаков.

При составлении текста в виде таблицы в заголовках граф и строк существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих после первой страницах таблицы должны быть напечатаны только номера граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только одну (вторую) часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю ...подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; Коллегия постановила...; Министерство не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение ...; в протоколах: слушали...; выступили...;решили (постановили).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа: приказываем..., решили ....

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер.

Например:

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой, и заголовков не имеют."

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Например: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их ..., "

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.2.13. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма с красной строки от границы левого поля. Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов.

Например: Приложение: на З л. в 1 экз.

Если в тексте письма нет ссылки на имеющееся приложение, то в отметке о наличии приложений указываются его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Например:
Приложение:	1. Заключение на проект... на 5 л. в 1 экз. 2. Справка о доработке.... на 1 л. в 1 экз.

Сопроводительные письма, имеющие в качестве приложения документы с пометкой "Для служебного пользования", также должны иметь пометку "Для служебного пользования".

Например:
Приложение:	Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N ..., на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

Если в отметке о наличии приложений указывается документ, имеющий собственное приложение, то указанная отметка оформляется следующим образом:

Например:
Приложение:	письмо Росархива от 05.04.2010 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Например: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (дискета, flash- диск, компакт-диск и т.п.) и количество штук.

Например: Приложение: дискета - 1 шт.

На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются ("Приложение N 1, Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер.

Например:
	Приложение к приказу Минэкономразвития России от 10 мая 2008 г. N 119

Если приложением к документу (например, к приказу) является

утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа.

Например:

УТВЕРЖДЕН приказом Минэкономразвития России от 12.11.2009 N 125

Допускается написание выражения "ПРИЛОЖЕНИЕ N " прописными буквами.

2.2.14. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра юстиции Российской Федерации Подпись      И.О. Фамилия Дата

Например:

СОГЛАСОВАНО Письмо Минфина России от 26.09.2009 N 01-18/115

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с общественными организациями - при необходимости.

2.2.15. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами Министерства оформляется визой на документе.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Например: Директор Правового департамента Подпись        И.О. Фамилия Дата

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на лицевой стороне последнего листа экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства (приказы, распоряжения и др.), виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника.

На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Например:
Замечания прилагаются
Начальник отдела правового обеспечения
деятельности Министерства	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Документы, представляемые на подпись Министру, подлежат проверке на соответствие требованиям настоящей Инструкции и визированию сотрудниками ДУД (корректорами). Также подлежат проверке и визированию корректорами сопроводительные письма за подписью заместителя Министра, представляемые в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, председателям палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Счетной палаты Российской Федерации, Председателю Совета Безопасности Российской Федерации. Представляемые на подпись Министру (заместителям Министра) документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором (заместителем директора) департамента, в котором подготавливался проект документа. Документы, представляемые на подпись Министру, в обязательном порядке визируются курирующим заместителем Министра. Если документы касаются установленной сферы деятельности других департаментов Министерства, то они подлежат визированию руководством этих департаментов. Позиция заинтересованного департамента может быть изложена в отдельном письме. Ответственность за учет этой позиции при подготовке документов лежит на исполнителе.

Проекты нормативных правовых актов и распорядительных актов визируются Правовым департаментом Министерства после визирования всеми заинтересованными департаментами Министерства.

2.2.16. Подпись должностного лица

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подписываются Министром, заместителем Министра, директорами департаментов и их заместителями в соответствии со статусом исходящего документа.

Документы, направляемые в организации и гражданам, подписываются Министром, его заместителями, директорами департаментов и их заместителями в соответствии с их компетенцией. Право подписи служебных писем устанавливается положениями о департаментах, положениями об отделах, должностными регламентами.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

Например: Директор Правового департамента

Личная подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке Министра или заместителя Министра в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.

Например:

Личная подпись

И.О. Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам.).

Например:
И.о. директора Правового департамента	Личная подпись	И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:
Начальник отдела архивов и делопроизводства	Личная подпись	И.О. Фамилия
Консультант	Личная подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Например: Заместитель Министра экономического развития Российской Федерации Личная подпись     И.О. Фамилия

Заместитель Министра финансов Российской Федерации Личная подпись     И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:
Председатель комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
	Личная подпись	И.О. Фамилия
	Личная подпись	И.О. Фамилия

В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица, документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:

Например: Врио директора Департамента государственного регулирования в экономике

Личная подпись

И.О. Фамилия

2.2.17. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Например:	УТВЕРЖДАЮ
	Директор Финансового департамента Личная подпись       И.О. Фамилия
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:
	УТВЕРЖДЕНО приказом Минэкономразвития России от 16 июля 2008 г. N 260

2.2.18. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы установленного образца.

Печать проставляется на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте бланка документа.

Примерный перечень документов, на которые проставляются печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации, указан в приложении N 1 к Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в центральном аппарате Министерства экономического развития Российской Федерации, утвержденной приказом Минэкономразвития России от 8 апреля 2010 г. N 131.

2.2.19. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом ниже реквизита "Подпись", оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Например:
Подлинник документа находится в деле Минэкономразвития России N ____ за ____ г.
Верно
Наименование должности	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

2.2.20. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и печатается шрифтом размером N 8. На документах за подписью Министра или заместителя Министра указывается наименование департамента, ответственного за подготовку документа.

Например:

И.О. Фамилия

651 00 14

Департамент торговых переговоров

На документах за подписью руководства департамента указывается наименование отдела, подготовившего документ.

Например:
И.О. Фамилия
650 00 14
отдел хозяйственного обеспечения

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.2.21. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа или на листе бумаги форматом А4, А5, А6.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание основных поручений (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, регистрационный номер и дату документа, к которому относятся указания по исполнению документа.

Например:

Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора к 05.12.2009

Подпись            Дата

Регистрационный N дата документа

На обращениях граждан указания по исполнению документа от руки не пишутся.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

2.2.22. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле проставляется на регистрационной карточке СЭДО (в правом верхнем углу) и на бланке указаний по исполнению документа (в левом верхнем углу), поставленного на контроль. Обозначается буквой "К" или словом "Контроль".

2.2.23. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа помещается слева в нижнем поле первого листа документа и включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Документы, которые стояли на контроле, необходимо списывать в дело только после снятия их с контроля.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится и датируется исполнителем документа или директором департамента, в котором исполнен документ.

В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении.

Например:
Исполнено исх. от 22.05.2006 N Д06-1877 В дело N Д06-22 31.05.2006
Директор Департамента корпоративного управления	Личная подпись	И.О. Фамилия
или
Документ согласован в рабочем порядке с советником Минюста России И.О. Фамилия (тел. 556-88-11) В дело N Д01-35 01.12.2006
Начальник отдела.....	Личная подпись	И.О. Фамилия

2.2.24. Отметка о конфиденциальности

Пометка об ограничении доступа к документу проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, попадающую под действие Перечня сведений, составляющих служебную тайну, Минэкономразвития России, утвержденного приказом Минэкономразвития России от 14 октября 2003 г. N 386-ДСП.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, пометка об ограничении доступа к документу имеет вид: "Для служебного пользования", и проставляется на каждом экземпляре документа.

Пометка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и может дополняться указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ней.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, пометка о поступлении документа в Министерство, пометки: "Лично", "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", и др.

2.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

Министерство представляет в Правительство Российской Федерации проекты:

законодательных актов Российской Федерации;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации осуществляются Министерством в соответствии с Федеральным законом от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания"; Указом Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации"; Указом Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти"; постановлением Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. N 389 "О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации"; постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576 "Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов"; постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации"; постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"; постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации"; приказом Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 апреля 2009 г. N 358 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации"; приказом Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. N 3/51 "Об утверждении методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти"; Регламентом Министерства; приказом Минэкономразвития России от 22 октября 2007 г. N 358 "Об утверждении Регламента подготовки и принятия нормативных правовых актов Минэкономразвития России"; настоящей Инструкцией.

Образцы оформления законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации указаны в приложениях N 1 - 6.

2.3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.3.1.1. Проекты законодательных актов Российской Федерации подготавливаются вместе с пояснительной запиской.

Подготавливаемые документы печатаются шрифтом "Times New Roman" размером N 15 на стандартных листах бумаги А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.3.1.2. Законопроект имеет следующие реквизиты. Наименование видаакта- ФЕДЕРАЛЬНЫЙ

КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами шрифтом N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос, о чем издан закон, или содержит название кодекса.

Например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в законодательные акты необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например: О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации или О внесении изменений в статью 3 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" или О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части изменения очередности списания денежных средств со счета

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 пт и печатается через двойной интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи. Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует. Допускается деление крупных систематизированных законопроектов на части (например, при подготовке проектов кодексов), разделов на подразделы, глав на параграфы.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:
РАЗДЕЛ I ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например.

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 1.

2.3.1.3. Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту (проектам актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации).

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом "Times New Roman" N 14 на стандартных листах бумаги формата А4, поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается через интервал 18 пт.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических, финансовых и иных последствий его реализации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки в нижней ее части.

2.3.2. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации

2.3.2.1. Проекты актов (указов, распоряжений) Президента Российской Федерации подготавливаются вместе с пояснительной запиской. Пояснительная записка оформляется в соответствии с пунктом 2.3.1.3 настоящей Инструкции.

Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом "Times New Roman" размером N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

2.3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт*.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый Указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к Указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно- цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на Указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:	ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
	к Указу Президента Российской Федерации
	от	N

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:	УТВЕРЖДЕНО
	Указом Президента Российской Федерации
	от	N

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте Указа (распоряжения) Президента Российской Федерации - арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.

Например: 1.2.

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.

Например: 1.2.1.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Например: 1.2.1.1.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на лицевой стороне последнего листа приложения в нижней части.

Образцы оформления проекта указа и проекта распоряжения Президента Российской Федерации приведены в приложениях N 2 и 3.

2.3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

2.3.3.1. Проекты актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации подготавливаются вместе с пояснительной запиской.

Пояснительная записка оформляется в соответствии с пунктом 2.3.1.3 настоящей Инструкции.

Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом "Times New Roman" размером N 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,5 см, правое - 2,5 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

Проект акта имеет следующие реквизиты.

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрированным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

Например: N 143

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".

Например: N 153-р

Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок - печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос - о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляв т", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (п.2.3.2.2).

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

2.3.3.2. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.

Например:

(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения Федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий Федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

2.3.3.3. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

2.3.3.4. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается Министром или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260.

Образцы оформления постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации и приложения к постановлению Правительства Российской Федерации приведены в приложениях N 4, 5, 6.

2.4. Подготовка нормативных правовых актов Министерства

2.4.1. Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Министерства в пределах его компетенции в соответствии с Положением о Министерстве, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 437.

Нормативные правовые акты Министерства подлежат государственной регистрации, если они:

а) содержат правовые нормы, затрагивающие:

гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;

гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;

механизм реализации прав, свобод и обязанностей;

б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных Министерству, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;

в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему Министерства, издавшего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.

Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, Министерство издает правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:

а) индивидуальные правовые акты:

персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

действие которых исчерпывается однократным применением;

об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;

оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных Министерству;

в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений Министерства и не содержащие новых правовых норм;

г) технические акты, если они не содержат нормативных предписаний;

д) акты рекомендательного характера.

2.4.2. Порядок подготовки и оформления Министерством нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009, Регламентом Министерства, Регламентом подготовки и принятия нормативных правовых актов Минэкономразвития России.

2.4.3. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах его компетенции в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений и др.

2.4.4. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).

2.4.5. Издание нормативных правовых актов в Министерстве в виде писем и телеграмм не допускается.

2.5. Оформление отдельных видов документов в Министерстве

2.5.1. Состав документов Министерства

В рамках деятельности Министерства создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (Коллегии Министерства), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах Коллегии Министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В рамках деятельности Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в Министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

2.5.2. Приказ, распоряжение

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 2.5.2.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5.2.1. Приказы и распоряжения издаются по наиболее важным вопросам в установленной сфере деятельности Министерства и подведомственных федеральных служб и федеральных агентств, а также по основным, организационным, кадровым вопросам.

Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Министерства.

Приказами по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам Министерства.

Распоряжениями оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности Министерства и его структурных подразделений, не имеющие нормативного характера.

Образцы оформления проектов приказов Министерства представлены в приложениях N 7а, 7б, 7в, 7г.

Образец оформления проекта распоряжения Министерства представлен в приложении N 8.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Департамент управления делами на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Департамент государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.

Обеспечение надлежащей подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на директоров департаментов, которые готовят и вносят проект.

Контроль соответствия проектов приказов (распоряжений) требованиям, установленным настоящей Инструкцией, осуществляет ДУД.

2.5.2.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и директором департамента, внесшим проект, директорами департаментов (лицами, их замещающими), которым в проекте предусматриваются задания и поручения, и директором Правового департамента (лицом, его замещающим). Проекты приказов за подписью Министра представляются на визу директору Департамента управления делами. Департамент управления делами проверяет представленные на визирование проекты актов на предмет их соответствия требованиям настоящей Инструкции и установленным правилам оформления документов.

Правовой департамент осуществляет контроль за правильностью оформления проекта нормативного правового акта и соблюдением процедуры его направления на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Замечания по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

2.5.2.3. Проекты приказов (распоряжений) визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей и представляются на подпись Министру Департаментом управления делами.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках установленного образца и, при необходимости, дополняются справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) регистрируются в Системе электронного документооборота по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу, приказы о командировании и распоряжения нумеруются отдельно.

Регистрация приказов (распоряжений) осуществляется в ДУД.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 2.5.2.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5.2.4. Рассылка приказов (распоряжений), кроме приказов (распоряжений), имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется в электронном виде адресатам согласно информации, внесенной исполнителем в регистрационную карточку СЭДО. Приказы по личному составу и по командированию сотрудников дополнительно направляются в Финансовый департамент.

Копии приказов (распоряжений), имеющих пометку "Для служебного пользования", заверяются печатью Департамента управления делами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа (распоряжения) обязательно направляется также исполнителю. Образец оформления указателя рассылки указан в приложении N 20.

Подлинник приказа (распоряжения) хранится в ДУД.

2.5.2.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты.

Герб Российской Федерации.

Наименование Министерства.

Наименование вида документа - приказ, распоряжение.

Дата и номер приказа, распоряжения. Дата оформляется словесно- цифровым способом, номер состоит из знака "N " и порядкового номера приказа (распоряжения).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.

Например: Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации

Проекты приказов (распоряжений) печатаются шрифтом "Times New Roman" N 14 через 1,5 интервала, при подготовке табличных документов используется шрифт N 12.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам. Размеры полей составляют: 30 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее и нижнее. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю:", напечатанным прописными буквами вразрядку. Если вступительной части нет, то слово "п р и к а з ы в а ю" не пишется.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны подписного листа проекта приказа (распоряжения).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается в две и при необходимости более чем в две строки с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля, центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля, при этом между ними ставится пробел.

Приказы (распоряжения) подписывает Министр, в его отсутствие - лицо, его замещающее, а также заместители Министра в соответствии с распределением обязанностей по отдельным вопросам организации деятельности Министерства.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего (подписного) листа приказа (распоряжения).

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона, название структурного подразделения. Печатается шрифтом размером N 8.

Приложения к приказу (распоряжению) оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании приказов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:
	Приложение N 1
	к приказу Минэкономразвития России
	от "___"___________ 2010 г. N ___

При наличии в тексте приказа (распоряжения) формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:
	УТВЕРЖДЕН
	приказом Минэкономразвития России
	от "___"___________ 2010 г. N ___

Слова УТВЕРЖДЕН и УТВЕРЖДЕНО в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: план - УТВЕРЖДЕН, положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.

В тексте приложения может быть сделана сноска, которая обозначается арабскими цифрами, прописанными с применением верхнего индекса.

Например:

"1", "2"

Сноски помещаются в конце каждой страницы под чертой. Нумерация сносок должна начинаться отдельно на каждом листе документа.

Использование для обозначения сносок специальных символов (например: "*"), сплошной нумерации сносок по всему тексту приложения, а также использование концевых сносок (сносок, помещаемых в конце документа) не допускается.

Для оформления текста сноски используется шрифт, размер которого должен быть меньше размера шрифта основного текста документа (например, размер шрифта N 10 или 12).

Применяемые в приложении тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.5.2.6. Приказы, изданные Министерством совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается по центру;

дата совместного приказа - единая - соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец совместного приказа - приложение N 7г.

2.5.3. Положение, правила, инструкция

2.5.3.1. Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности департаментов Министерства.

Положения издаются также в целях нормативного регулирования отдельных видов деятельности, осуществляемых Министерством и подведомственными Министерству федеральными службами и федеральными агентствами.

Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями служащих.

Инструкция содержит нормы, устанавливающие кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.

Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

2.5.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов Министерства.

2.5.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Министерства. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.5.3.4. Порядок оформления сносок в проектах положений, правил, инструкций аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (п. 2.5.2.5).

Образец оформления проекта регламента - приложение N 9.

Образец оформления приложения к приказу (положение) - приложение N 10.

2.5.4. Протокол заседания (совещания)

2.5.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.5.4.2. В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 2.5.4.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается)

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: или (РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -...., против - ..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.5.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:
Присутствовали:
Заместитель Министра экономического развития Российской Федерации	И.О. Фамилия
Заместители руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом	И.О. Фамилия
	И.О. Фамилия

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.5.4.5. Проект протокола совещания подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем, представляется на подпись председательствующему на заседании и секретарю. Датой протокола является дата заседания. К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, ответственного за проведение совещания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с СЭДО.

Например:

N 2-ЭН/ОС

2.5.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается ответственным исполнителем от департамента, подготовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Департамента управления делами. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, заверенных печатью ДУД, или перечня поручений.

2.5.4.7. Протоколы печатаются на стандартных листах формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты.

Наименование Министерства - указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа государственной власти.

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Протоколы совещаний, проводимых у руководства Министерства, печатаются на бланках установленного образца.

2.5.4.8. Порядок оформления сносок в протоколах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (п. 2.5.2.5.).

Образец оформления полного протокола представлен в приложении N 11.

Образец оформления краткого протокола представлен в приложении N 12.

2.5.5. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.

Виды служебной переписки и их названия - служебное письмо, дипломатическая переписка, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма (факс).

Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой и фельдъегерской связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

2.5.6. Служебные письма

2.5.6.1. Служебные письма Министерства готовятся как:

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на обращения граждан, в том числе иностранных, запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма;

дипломатическая переписка - личное письмо, личная нота, вербальная нота, памятная записка.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами - запросами, письмами - извещениями, письмами - приглашениями и др.

2.5.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указаниями по исполнению документов руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указаний по исполнению документов.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются директорами департаментов.

2.5.6.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках установленного образца формата А4. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись" - приложение N 14.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Министерства, направляемое адресату внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

2.5.6.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

Минэкономразвития России считает (рассмотрело)...,

При оформлении письма на бланке должностного лица, а также во внутренних документах текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.5.6.5. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается положениями о департаментах, положениями об отделах, должностными регламентами.

2.5.6.6. Служебные письма печатаются в нескольких экземплярах: необходимое количество отправляется адресатам; визовой экземпляр подшивается в соответствующее дело.

Исходящие документы за подписью Министра и заместителей Министра печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам. Визовой экземпляр передается Департаменту управления делами вместе с основанием для подготовки ответа. Указанные документы подшиваются в соответствующее номенклатуре дело и остаются на хранении в Департаменте управления делами, за исключением документов, исполнение которых не завершено.

2.5.6.7. Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Например:
	Правительство
	Российской Федерации

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:
	Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации
	И.О. Фамилия

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:
	Председателю Правительства Российской Федерации
	И.О. Фамилия
или
	Председателю Комиссии Правительства Российской Федерации по оперативным вопросам
	И.О. Фамилия

Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма, печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-35 знаков в строке. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

К тексту документа небольшого объема (до 4-5 строк) заголовок не составляется.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

Текст письма отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

В адрес Президента Российской Федерации и в адрес Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 интервала.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа

Например: "Министерство вносит..."

или от первого лица множественного числа.

Например: "Просим...", "Направляем..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

Например: Уважаемый Петр Петрович!

Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и др.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5-2 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается без кавычек с красной строки на расстоянии 1,25 см от левого поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Виза в служебных письмах проставляется в нижней части последнего листа копии документа, помещаемой в дело Министерства согласно номенклатуре дел. Если письмо пересылается адресату по факсу, виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника.

Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Отметка об исполнителе - инициалы и фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, наименование департамента печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 8 через один интервал. На документах за подписью руководства департамента указывается наименование отдела, подготовившего документ.

Например:

И.О. Фамилия 650 0101 Департамент управления делами

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Министерства, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

2.5.6.8. Порядок оформления сносок в служебных письмах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (п. 2.5.2.5).

Образцы оформления служебных писем представлены в приложениях N 13 - 14.

2.5.7. Служебные записки

Служебные записки, создаваемые в Министерстве, являются внутренними документами и используются для информационного обмена между департаментами, должностными лицами.

В служебных записках в произвольной форме машинописным способом излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных департаментов и должностных лиц Министерства.

Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размерами N 13 - 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с п. 2.5.6 настоящей Инструкции.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Служебная записка подписывается руководством департамента или составителем.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело департамента - исполнителя.

При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Образец оформления служебной записки представлен в приложении N 15.

2.5.8. Подготовка личных и вербальных нот, памятных записок и других документов, направляемых представителям иностранных государств

В Министерстве приняты следующие виды документов дипломатической переписки, различные по содержанию и техническому оформлению:

личное письмо;

личная нота;

вербальная нота;

памятная записка.

Документы, направляемые в посольства, торговые представительства, а также в другие иностранные организации, находящиеся в Москве и за границей, составляются на русском языке на тисненом бланке Министерства. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается: "Неофициальный перевод".

Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на вербальную ноту отвечают вербальной нотой, на личное письмо - личным письмом и т.п.

Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранным представителям, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и др. Все указанные реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле.

На первом экземпляре личных писем, личных нот, памятных записок, частных писем исходящие регистрационные номера не проставляются. Они проставляются на втором и последующих экземплярах.

На копии документа, вручаемого иностранному представителю во время беседы, делается отметка в левом нижнем углу последнего листа: кто, кому и когда передал документ.

Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

Личное письмо является документом, который используется в переписке Министерства с иностранными посольствами, миссиями, торговыми представительствами и другими иностранными организациями.

В личном письме излагаются вопросы самого разнообразного характера. Личное письмо составляется от имени подписывающего письмо.

Личное письмо печатается на тисненом бланке.

В правом верхнем углу бланка печатаются название города, откуда отправляется документ, дата отправления проставляется от руки при регистрации.

Например: Москва, "  " апреля 2010 года

Текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии. В обращении принято слово "Уважаемый".

Например: Уважаемый господин Торговый советник, или Уважаемая госпожа Буш,

Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

Например: С глубоким уважением... или С уважением...

Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из инициала имени, фамилии и должности и печатается по центру правой части листа. Под текстом письма ставится личная подпись лица, от имени которого написано письмо.

Адрес в письме печатается на первой странице в левом нижнем углу независимо от количества страниц письма.

В адресе указываются инициалы, фамилия, полная официальная должность адресата, названия страны и города, которые пишутся каждый с новой строки и с прописной буквы, при этом слово "Господин" пишется полностью.

Исходящий номер на подлиннике не указывается, он проставляется на конверте. Образец оформления личного письма представлен в приложении N 16.

Личная нота посылается по важным и принципиальным вопросам или в порядке официальной информации о каком-либо существенном событии, а также в ответ на полученную личную ноту.

Личная нота оформляется так же, как и личное письмо.

Текст личной ноты начинается с обращения.

Например:

Послу - Господин Посол, Ваше Превосходительство

Посланнику - Господин Посланник, Господин Министр

Торговому советнику - Господин Торговый советник

Временному поверенному в делах - Господин Поверенный в делах (прилагательное "временный" в обращении обычно не пишется). Если Временным поверенным в делах будет являться советник в ранге Посланника, то обращение к нему - Господин Министр.

В обращении иногда принято добавление слова "уважаемый" (особенно в порядке взаимности).

После обращения излагается текст, который в большинстве случаев начинается словами "Имею честь...".

Личная нота заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

Обращение и комплимент в личной ноте пишутся, как правило, от руки лицом, подписавшим ее.

Комплименты следующие.

Например: Послу или Министру - Прошу Вас, господин Посол (господин Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении Посланнику - Прошу Вас, господин Посланник (господин Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении. Торговому советнику - Прошу Вас, господин Торговый советник (или фамилия), принять уверения в моем высоком уважении. Временному поверенному в делах - Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении)

Личные ноты часто заканчиваются другими видами комплиментов:

Например: "С искренним уважением" или "С глубоким уважением", или "Искренне Ваш", или "С уважением"

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается личная нота, употребляется его титулование. Образец оформления личной ноты представлен в приложении N 17.

Вербальная нота посылается в иностранное посольство в случае, когда перед ним ставится официальный вопрос, или в ответ на вербальную ноту, а также может посылаться в инициативном порядке.

Она печатается на тисненом бланке, имеет исходящий номер, который обычно пишется от руки под изображением Государственного герба Российской Федерации и названием Министерства.

Текст таких нот составляется в третьем лице и начинается с обращения, содержащего комплимент.

Например: "Министерство экономического развития Российской Федерации свидетельствует свое уважение (или "почтение") Посольству Исландии и имеет честь..." (далее идет текст ноты).

Текст вербальной ноты должен быть ясным и четким.

Исходя из принципа взаимности и на основе общепринятой международной протокольной практики, необходимо употребление формулы вежливости и в конце нот, посылаемых Министерством.

Например: "Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем весьма высоком уважении (почтении)".

Вербальная нота не подписывается, на ней ставится гербовая печать Министерства.

Под текстом ноты справа указываются город и дата отправки, здесь же ставится печать. Печать на вербальной ноте ставится при наличии визы заместителя Министра.

Адрес в вербальной ноте указывается в левом нижнем углу на первой странице документа, независимо от количества страниц.

Образец оформления вербальной ноты представлен в приложении N 18.

Памятная записка, как правило, вручается лично в подтверждение сделанного во время беседы устного заявления или просьбы.

Памятная записка составляется в безличной форме, с употреблением безличных выражений и не содержит в тексте какого-либо обращения и комплимента.

Например:

"Приходится констатировать",

"Сообщается",

"Обращается внимание"

Памятная записка печатается на простой бумаге, без герба. Адрес и исходящий номер не ставятся, указываются лишь место (город) и дата вручения. Над текстом обычно печатается заголовок - ПАМЯТНАЯ ЗАПИСКА.

2.5.9. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи

2.5.9.1. Телеграммы

Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Министром и заместителями Министра согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке".

Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5-2 межстрочный интервал. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная и т.д.);

адрес получателя;

должность получателя;

ФИО получателя;

текст;

регистрационный номер и дата регистрации;

подпись (должность, инициалы и фамилия подписывающего лица).

В нижней части под чертой указываются адрес и наименование Министерства, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.

Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.

Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс необходимое количество копий.

В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму, другие пункты и адреса печатаются в начале текста телеграммы.

Образец оформления телеграммы представлен в приложении N 19.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 2.5.9.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5.9.2. Электронные сообщения

Электронные сообщения в адрес Министерства поступают по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), на официальный электронный адрес Министерства в сети Интернет, доступ к которому установлен в ДУД, через раздел "Общественная приемная" официального сайта Минэкономразвития России, на электронный адрес пресс-службы Министерства в сети Интернет.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, регистрируются отделом документационного обеспечения ДУД.

Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.

2.5.9.3. Факсограммы

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия

документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭДО.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах департаментов, в секретариатах руководства департаментов и секретариатах руководства Министерства.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайны.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода или отправляются с переводом, заверенным лицом, подписавшим факсограмму.

Документы, передаваемые по факсу, возвращаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.

Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, в департаментах возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и директора департамента, подписавшего данный документ.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 2.5.10 изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5.10. Договоры (контракты, соглашения)

Договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Министерства, оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся в структурных подразделениях - исполнителях, визируются исполнителями и руководителями данных структурных подразделений, руководителями других структурных подразделений Министерства в установленном настоящей Инструкцией и другими правовыми актами Министерства порядке. Перед представлением на подпись Министру (заместителю Министра) проекты договоров (контрактов, соглашений) визируются директором Правового департамента (лицом, его замещающим). В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись Министру проект также согласовывается с заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей. Проекты договоров (контрактов, соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Министерства, визируются также директором Финансового департамента (лицом, его замещающим).

Договоры (контракты, соглашения), подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на согласование в соответствующие структурные подразделения Министерства.

После подписания подлинники договоров (контрактов, соглашений) передаются в отдел документационного обеспечения ДУД для регистрации.

Регистрация договоров (контрактов, соглашений) осуществляется отделом документационного обеспечения ДУД в СЭДО.

Подлинники договоров (контрактов, соглашений) хранятся в отделе документационного обеспечения ДУД.

Подлинники договоров (контрактов, соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Министерства, хранятся в Финансовом департаменте, а их копии - в отделе документационного обеспечения ДУД.

Подлинники также направляются сторонам, заключившим договор (контракт, соглашение) с Министерством.

Подлинники международных договоров Российской Федерации межведомственного характера поступают на хранение в отдел архивов и делопроизводства ДУД. Заверенные копии этих договоров в двухнедельный срок со дня их подписания (получения от депозитария заверенных копий, официальных переводов) направляются в Министерство иностранных дел Российской Федерации (пункт 2 статьи 28 Федерального закона от 15 июля 1995 г. N 101-ФЗ "О международных договорах Российской Федерации").

III. Организация документооборота

3.1. Принципы организации документооборота

3.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

Вся документация Министерства делится на три документопотока: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, настоящей Инструкцией, Регламентом Министерства, положениями о департаментах и иными правовыми актами.

3.1.3. Учет количества документов по Министерству в целом или по отдельным структурным подразделениям ведется с помощью СЭДО.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО.

С помощью почтовой связи в Министерство доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.3.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.1. Корреспонденция, адресованная в Министерство, поступает в отдел документационного обеспечения ДУД.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.3.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.2. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками отдела документационного обеспечения ДУД.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, а затем вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), после чего проверяется правильность вложения документов.

При обнаружении повреждений, при отсутствии документов или приложений к ним и других случаях составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе документационного обеспечения ДУД, другой экземпляр акта вместе с документом направляется адресату.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 21.

3.4. Регистрация входящих документов

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.4.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.1. Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра, в адрес Министерства и департаментов Министерства, регистрируются отделом документационного обеспечения ДУД в день поступления.

Входящие документы, поступившие в департаменты по факсимильной связи или доставленные нарочным, подлежат незамедлительной передаче в отдел документационного обеспечения ДУД для регистрации в установленном порядке.

Исключение составляют:

- запросы юридических и физических лиц социально-правового характера и документы, поступившие из загранаппарата Министерства по вопросам архивного хранения документов и делопроизводства, которые регистрируются в отделе архивов и делопроизводства ДУД;

- запросы органов безопасности, касающиеся определения осведомленности работников Минэкономразвития России и его загранаппарата в сведениях, составляющих государственную тайну, и возможности их выезда из Российской Федерации, которые регистрируются в отделе защиты государственной тайны ДУД.

Входящие документы, поступившие на электронный адрес или по факсимильной связи в пресс-службу Министерства, регистрируются в пресс- службе Министра.

Иностранная корреспонденция (на иностранном языке), поступившая на имя Министра, заместителей Министра, до регистрации в отделе документационного обеспечения ДУД передается для составления неофициального перевода. Неофициальный перевод иностранной корреспонденции с английского языка на русский язык осуществляется в протокольном отделе ДУД, иностранной корреспонденции на прочих иностранных языках - силами департаментов Министерства. Вместе с неофициальным переводом иностранная корреспонденция (на иностранном языке) возвращается на регистрацию в отдел документационного обеспечения ДУД.

Корреспонденция, адресованная подведомственным Министерству федеральным службам и федеральным агентствам, передается без регистрации по принадлежности в экспедиции этих организаций.

Корреспонденция из загранаппарата Министерства поступает в отдел документационного обеспечения и контроля, отдел архивов и делопроизводства ДУД только через отдел защиты государственной тайны ДУД.

Документы, поступившие в Министерство с отметками "Срочно", "Весьма срочно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

3.4.2. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Электронная регистрационная карточка имеет следующие реквизиты:

вид документа;

гриф (пометка о конфиденциальности) ограничения доступа к документу;

экз. N;

корреспондент (адресант) - указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;

номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа;

дата документа - проставляется число, присвоенное организацией- автором документа;

подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - указываются название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;

содержание - включает в себя краткое содержание документа, которое должно отвечать на вопрос: о чем документ?;

Например: О комплексе мер по снижению цен на социально значимые продукты питания в Краснодарском крае или О предоставлении архивной справки о заработной плате Ивановой И.И. за период ее работы в Минэкономики России в 1998-1999 г.г.

состав - указывается количество листов (страниц) документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" - количество листов, брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п. приложения;

количество экземпляров;

рубрики;

примечание.

3.4.3. К регистрационной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа. Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы следующих документов:

с пометкой "Для служебного пользования";

содержащие персональные данные**;

нотариально заверенные документы, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты и т.д.);

документы, полученные по каналам дипломатическо-курьерской связи, за исключением писем по вопросам финансово-хозяйственной деятельности в адрес Финансового департамента, а также сопроводительных писем к бюджетной отчетности;

материалы к заседаниям Наблюдательного совета ОАО "Сбербанк России".

В электронную регистрационную карточку вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами, при необходимости производится заполнение журнала передачи.

3.4.4. Регистрационный штамп печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит сокращенное наименование Министерства, дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭДО. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения. В левом нижнем углу наносится штрих-код.

3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Министерства и доведения документов до исполнителей

Министр и, по решению Министра, заместители Министра в соответствии с распределением обязанностей дают указания по исполнению документов, поступивших в Министерство, руководителям структурных подразделений Министерства, федеральных служб и федеральных агентств.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.5.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5.1. Поступивший на имя Министра, на имя заместителя Министра или в адрес Минэкономразвития России документ после регистрации передается отделом документационного обеспечения ДУД в отдел обеспечения деятельности руководства Министерства ДУД для подготовки проекта указаний по исполнению документа. Срочные документы передаются в течение часа.

Проекты указаний по исполнению документов в случае временного отсутствия одного из заместителей Министра подготавливаются в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Министра согласно приказу Минэкономразвития России от 23 сентября 2009 г. N 383 "О распределении обязанностей между Министром экономического развития Российской Федерации и его заместителями".

Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших на имя директоров департаментов или в адрес департаментов, осуществляется в самих департаментах.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.5.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5.2. После утверждения указания по исполнению документа в СЭДО оно считается доведенным до исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).

Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в отдел документационного обеспечения ДУД для направления на исполнение в департаменты, подведомственные Министерству федеральные службы или федеральные агентства, определенные в указаниях по исполнению документов головными. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа в СЭДО (прикрепленный файл в регистрационной карточке документа), в том числе полученный по МЭДО.

Документы поступают исполнителям в папки СЭДО.

3.5.3. В случае изменения (удаления) предыдущих указаний по исполнению документа сотрудник, осуществляющий замену, указывает в левом нижнем углу бланка указаний по исполнению документа - "Замена", ставит число, месяц, год. Соответствующая информация вносится в регистрационную карточку СЭДО в поле "Примечание".

Например: "1" марта 2008 г. N 12345 от 01.03.2008. И.О. Фамилия, тел. 200 01 01 (Замена от 10 марта 2008 г.)

3.5.4. Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.

3.6. Организация работы с исходящими документами

3.6.1. Документы на бумажных носителях, подписанные Министром и заместителями Министра, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам с учетом визового экземпляра.

На прямое поручение Президента Российской Федерации Министру по обращению заявителя в адрес Президента Российской Федерации исполнитель готовит три ответа: доклад Президенту Российской Федерации, доклад в Правительство Российской Федерации и ответ в адрес заявителя о рассмотрении поставленного в обращении вопроса.

3.6.2. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагаются на департамент - ответственный исполнитель документа.

3.6.3. Проекты документов Министерства готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

Подготовленные проекты документов визируются исполнителем, директором департамента, департаментами - соисполнителями; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра (копии) документа в нижней его части (кроме приказов) или на листе согласования.

Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.

3.6.4. Документы, представляемые на подпись Министру, заместителям Министра, руководству департаментов должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом (файлом) документа к его регистрационной карточке в СЭДО. Не прикрепляются к регистрационной карточке электронные образы документов, указанных в п. 3.4.3.

3.6.5. В регистрационной карточке СЭДО исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

доступ - общий, ДСП;

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - учреждения, куда направляется документ;

кому адресован документ;

номер бланка;

состав - количество листов документа и приложений к нему;

связи карточек - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

журнал - делается отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.

3.7. Регистрация исходящих документов

3.7.1. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в отдел документационного обеспечения и контроля (присваивается постоянный номер в регистрационной карточке СЭДО). Документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в соответствующих секретариатах департаментов или работниками, ответственными за ведение делопроизводства. Затем документы передаются на отправку в ДУД.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.7.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.7.2. Исполнитель передает на регистрацию в отдел документационного обеспечения ДУД подлинник поручения (при наличии) и все экземпляры исходящего документа, подписанного Министром, заместителями Министра.

Исполнитель представляет документы на регистрацию в день их подписания или на следующий рабочий день до 10.00.

3.7.3. При присвоении постоянного регистрационного номера осуществляется проверка правильности оформления документа - адрес получателя, наличие подписей, приложений, указанных в тексте письма, отметки об исполнителе и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, заполнение временной регистрационной карточки в СЭДО, наличие прикрепленного файла документа. В регистрационную карточку СЭДО на вкладке Журнал/Архив вносится информация о списании документа в дело согласно номенклатуре дел департамента. Документы за подписью Министра, заместителей Министра сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

3.7.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭДО Министерства, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии. Датой регистрации документа является дата его представления на регистрацию.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.7.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.7.5. Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью Министра или заместителей Министра формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в отделе документационного обеспечения ДУД. Соответствующая информация о списании документа вносится в регистрационную карточку СЭДО (вкладка Журнал/Архив). Входящие документы (поручения, письма и др.) формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по системе МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма и др.) подшиваются в соответствующее дело.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его работником.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 пункт 3.7.6 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.7.6. Документы, подготовленные в отделе архивов и делопроизводства по запросам физических и юридических лиц, подписываются начальником отдела и регистрируются в отделе архивов и делопроизводства.

3.7.7. Документы, подготовленные в отделе защиты государственной тайны по вопросам оформления допуска к государственной тайне, определения осведомленности работников Министерства и его загранаппарата в сведениях, составляющих государственную тайну (далее - заключения), и временного ограничения или возможности выезда из Российской Федерации этих сотрудников (далее - решения), подписываются заместителем директора ДУД, на которого возложены данные обязанности. Указанные заключения и решения после утверждения (подписания) руководством Министерства регистрируются и хранятся в секретариате того же заместителя директора ДУД без передачи второго (визового) экземпляра в отдел документационного обеспечения и контроля.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.7.8 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.7.8. Документы, направляемые в адрес иностранных посольств и миссий в Москве, а также иностранных фирм и организаций за рубежом, передаются исполнителями для регистрации в протокольный отдел ДУД.

3.8. Отправка документов

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.8.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.8.1. Отправку исходящих документов Министерства осуществляет отдел документационного обеспечения ДУД. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел документационного обеспечения ДУД полностью оформленные, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

3.8.2. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ, а в регистрационной карточке делается отметка об отправке документа нарочным.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.8.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.8.3. Отправка документов, подписанных Министром или заместителями Министра и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации осуществляется отделом документационного обеспечения ДУД фельдъегерской связью или по системе МЭДО.

3.8.4. Документы, отправляемые Министерством, передаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает департамент - исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.8.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.8.5. При отправке документа почтой в отделе документационного обеспечения ДУД осуществляются конвертирование документа с указанием адреса, взвешивание, маркирование, заклеивание и передача на отправку в местное отделение связи.

При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертирование с указанием адреса, заклеивание, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.

На заказную корреспонденцию (документы с пометкой "Для служебного пользования", письма за подписью Министра, документы с гербовой печатью, архивные справки, финансовые документы и др.), корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, составляются реестры. После отправки документов из Министерства реестры с отметками почтового отделения связи (роспись в реестре работника почтового отделения связи о получении корреспонденции, проставление печати) возвращаются в отдел документационного обеспечения ДУД.

3.8.6. Документы и материалы, предназначенные для направления по каналам дипломатическо-курьерской связи Министерства иностранных дел Российской Федерации, оформляются и пересылаются в соответствии с Положением о порядке оформления и пересылки служебных документов и материалов через дипломатическо-курьерскую связь МИДа России, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 12 августа 2002 г. N 228-дсп. Отдел защиты государственной тайны Департамента управления делами ежемесячно разрабатывает график приема документов для отправки в загранучреждения Минэкономразвития России, который доводится до заместителей Министра и директоров департаментов Министерства через экспедицию Департамента управления делами.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.8.7 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.8.7. Документы, направляемые в адрес иностранных посольств и миссий в Москве, а также международная корреспонденция после регистрации в протокольном отделе ДУД передается на отправку в отдел документационного обеспечения и контроля Департамента управления делами в упакованном (законвертованном) виде.

3.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.9.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.9.1. Прохождение внутренних документов состоит из следующих этапов:

подготовленному документу исполнитель присваивает временный номер в СЭДО, прикрепляет к электронной регистрационной карточке файл документа, за исключением электронных образов документов, указанных в п. 3.4.3. После подписания документа руководителем сотрудник, уполномоченный руководством департамента, присваивает ему постоянный номер. Затем внутренний документ передается в отдел документационного обеспечения ДУД для направления адресату. В журнале передачи электронной регистрационной карточки документа производится отметка о соответствующей передаче. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭДО. В его регистрационной карточке делаются отметки - о принятии (взятии) в работу, об указаниях по исполнению документа, об исполнении и т.д.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в СЭДО с указанием связи регистрационных карточек.

Подготовка и передача внутренних документов Министерства может осуществляться в электронном виде в СЭДО с использованием электронной цифровой подписи.

3.9.2. Копии подписанных руководством Министерства приказов и распоряжений рассылаются в электронном виде по СЭДО в структурные подразделения, подведомственные федеральные службы и федеральные агентства, организации, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.10.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.10.1. В Министерстве работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемыми зарубежным корреспондентам, организует протокольный отдел ДУД. Неофициальный перевод поступивших на имя Министра, заместителей Министра документов с переводом текста с английского языка на русский язык подготавливает отдел протокольных мероприятий и обращений граждан. Тексты документов на прочих иностранных языках, поступивших на имя Министра, заместителей Министра, направляются для подготовки неофициального перевода в департаменты Министерства. После составления неофициального перевода поступившая иностранная корреспонденция регистрируется в отделе документационного обеспечения ДУД, затем поступает в отдел обеспечения деятельности руководства Министерства ДУД для подготовки проекта указаний по исполнению документа и передается на исполнение в департаменты.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.10.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.10.2. Приглашения на приемы протокольный отдел ДУД передает в аппараты Министра и заместителей Министра.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.10.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.10.3. Документы, направляемые Министерством в адрес иностранных посольств и миссий в Москве, а также иностранных фирм и организаций за рубежом, поступают от исполнителей в протокольный отдел ДУД для регистрации. Документы, направляемые в адрес посольств и миссий в Москве, а также международная корреспонденция передаются протокольным отделом ДУД на отправку в отдел документационного обеспечения ДУД в открытом конверте.

3.10.4. Экземпляр документа, подлежащий передаче иностранному представителю, должен иметь дату, а регистрационный номер проставляется только на вербальных нотах. Фамилия исполнителя и другие реквизиты не указываются.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 3.10.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.10.5. Должностное лицо, передавшее документ представителям иностранных государств, делает отметку на визовом экземпляре о том, какой экземпляр кому и когда вручен, и заверяет документ своей подписью. Все копии врученного документа регистрируются одним исходящим номером.

Визовые экземпляры документов хранятся в протокольном отделе ДУД.

3.11. Работа исполнителей с документами

Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов Министра, его заместителей, директоров департаментов, иных должностных лиц.

3.11.1. Документы в департаменты - исполнители поступают по СЭДО. Доставка документов в департаменты - исполнители, электронные образы которых не прикреплены к регистрационной карточке СЭДО (п. 3.4.3), осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно. Документы, поступившие в структурные подразделения с указаниями по исполнению руководства Министерства, передаются исполнителям только после их рассмотрения директорами департаментов.

3.11.2. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

согласование проекта документа:

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

создание временной регистрационной карточки (РК) документа;

прикрепление электронного образа (файла) к временной РК документа;

представление на подпись (утверждение) руководству Министерства или руководству департаментов;

определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ;

подготовка к пересылке адресату.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки, на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

3.11.3. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал во времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.11.4. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (департаментам), ответственным исполнителем является исполнитель (департамент), определенный в указаниях по исполнению документа первым. Ответственный (головной) исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством департамента. Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

3.11.5. Проект исходящего документа до представления на подпись руководству Министерства подлежит согласованию путем визирования руководством соответствующих департаментов-соисполнителей.

3.11.6. При наличии неурегулированных разногласий по документу департамент - ответственный исполнитель готовит служебную записку руководству Министерства с перечислением неурегулированных разногласий.

3.11.7. Документы за подписью заместителя Министра передаются исполнителем в секретариат заместителя Министра. Секретариатом заместителя Министра до передачи документов на подпись заместителю Министра проверяется правильность оформления документов, наличие виз департаментов - соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа, при необходимости заполняется поле "Журнал/архив" в регистрационной карточке СЭДО.

3.11.8. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства, не содержащие поручения (основания), либо с нарушением сроков исполнения, представляются со служебной запиской, подписанной директором департамента, являющегося ответственным исполнителем.

3.11.9. Документы представляются на подпись Министру через Департамент управления делами с визой уполномоченного сотрудника отдела обеспечения деятельности руководства Министерства ДУД, а по отдельным вопросам - директора ДУД или его заместителя.

3.11.10. Документы, по которым имеются неурегулированные разногласия, подлежат регистрации и отправке из Министерства только при наличии соответствующего решения Министра.

3.11.11. Документы, представляемые Министру, заместителям Министра, помещаются в мягкую обложку, которая оформляется в соответствии с приложением N 22. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии - служебная записка), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовой для ДУД).

Редакционная и корректорская правки документов, представляемых Министру, осуществляются в ДУД.

3.11.12. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства департамента обязан передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, или лицо, его замещающее, находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому исполнителю. При передаче документов делается соответствующая отметка в СЭДО.

3.11.13. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель должен руководствоваться требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, Регламентом Министерства.

3.11.14. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших х нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.12. Работа по подготовке материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации

3.12.1. Организация подготовки материалов и представление их Министру возлагаются на структурные подразделения Департамента управления делами.

3.12.2. В состав материалов, представляемых Департаментом управления делами к заседаниям Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации, включаются следующие документы:

по вопросам, которые докладывает Минэкономразвития России:

- материалы по рассматриваемому вопросу;

- тезисы доклада Министра с презентационными материалами, справочная информация;

по вопросам, которые представляются для рассмотрения на заседаниях другими федеральными органами исполнительной власти:

- материалы по данному вопросу, поступившие в Министерство из Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

- справочные материалы.

3.12.3. Головной исполнитель в соответствии с поручением подготавливает следующие документы:

по вопросам, которые докладывает Минэкономразвития России, - в формализованном виде тезисы доклада и при необходимости демонстрационные слайды;

тезисы доклада Министра с презентационными материалами должны быть оформлены в соответствии с приложением N 23, в сроки в соответствии с указаниями по исполнению документа;

объем тезисов определяется головным исполнителем и оформляется в формате А5, если объем составляет до восьми страниц 16 шрифтом;

тезисы, которые содержат более восьми страниц формата А5, оформляются в формате А4 шрифтом N 14;

тезисы в обязательном порядке должны визироваться у заместителя Министра, курирующего департамент головного исполнителя.

3.12.4. По вопросам, которые представляются для рассмотрения на заседаниях другими федеральными органами исполнительной власти, - справку и другие аналитические материалы.

Справка должна быть оформлена в соответствии с приложениями N 24, 25, _

Объем справки должен составлять от полутора до трех страниц.

Замечания, которые содержат более трех страниц, оформляются в виде приложения к справке.

В справке должны быть отражены следующие позиции:

каким органом исполнительной власти вносится для рассмотрения на заседании представленный документ;

краткое содержание рассматриваемого вопроса;

с какими федеральными органами исполнительной власти согласовано;

история рассмотрения и/или согласования Министерством представленного документа;

наличие неустраненных замечаний Министерства (с указанием замечаний);

позиция подведомственных федеральных служб и федеральных агентств по представленному документу (при наличии);

однозначно и четко сформулированная позиция Министерства как по представленному документу, так и по проекту протокольного решения по данному вопросу даже в случае, если ранее данный документ не согласовывался Министерством.

3.12.5. Материалы к заседаниям относятся к категории весьма срочных документов и подлежат рассмотрению в первоочередном порядке, сразу после их получения.

3.12.6. Головной исполнитель в течение срока, установленного поручением Министра, представляет подготовленные документы в электронной форме и с подписью на бумажном носителе в Департамент управления делами.

3.12.7. Документы по вопросам, которые докладывает Минэкономразвития России, а также по первым трем пунктам повестки заседания визируются заместителем Министра, курирующим департамент головного исполнителя.

3.13. Обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства и передачу дел на архивное хранение

3.13.1. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по СЭДО, руководством департамента, и контроль их доведения до исполнителей в департаменте;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях (при наличии), с отметкой "срочно" - немедленно;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация в СЭДО исходящих из департамента документов, подписанных руководством структурного подразделения, проверка прикрепления к регистрационной карточке СЭДО файла документа, проверка правильности оформления документов и передача на отправку;

контроль прохождения документов в подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в СЭДО информации о ходе и исполнении документов сотрудниками департамента;

ежегодная проверка наличия в департаменте документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения, согласование в ДУД и ее хранение;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел департамента в электронной регистрационной карточке СЭДО;

формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел на хранение в отдел архивов и делопроизводства ДУД, в том числе в СЭДО, в установленном Инструкцией порядке;

хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;

хранение бланков Министерства, ведение журнала учета бланков Министерства, контроль за использованием бланков, а также уничтожение бланков согласно установленному порядку;

иные функции в соответствии с актами Министерства.

3.13.2. На время болезни (отпуска, командировки) сотрудника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого сотрудника.

По поручению руководства департамента перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники Министерства обязаны передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, или лицо, его замещающее, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику.

3.13.3. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен сдать находящиеся у него на исполнении документы назначенному на его должность сотруднику или сотруднику, ответственному за делопроизводство, либо лицу, его замещающему.

При увольнении сотрудника, ответственного за делопроизводство, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному сотруднику по акту приема-передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения - приложение N 34.

3.14. Поисковая система по документам

3.14.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация документов осуществляется в СЭДО.

3.14.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются в Министерстве один раз.

3.14.3. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в структурных подразделениях в соответствии с их полномочиями.

3.14.4. Для осуществления поиска документа используются поисковые карточки СЭДО, где указаны основные реквизиты документа или указания по исполнению документа. При поиске документа могут использоваться следующие реквизиты: вид документа, дата принятия, номер документа, содержание (любое слово или фраза) и т.п.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в раздел 3.15 внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

3.15. Контроль исполнения документов

Порядок контроля и сроки исполнения документов в Министерстве определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, Регламентом Министерства, а также Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минэкономразвития России, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 23 июня 2011 г. N 289.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 раздел 3.16 изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

3.16. Особенности работы с электронными документами

Порядок работы с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-Ф3 "Об электронной подписи", Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", настоящей Инструкцией, Регламентом Министерства и другими нормативными правовыми актами.

3.16.1. В Министерстве создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДО.

В Министерстве используются информационные ресурсы автоматизированных систем (СЭДО, АИС "Бюджетный учет", АИС "Кадры" и др.).

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО.

3.16.2. Для подтверждения подлинности электронных документов в Министерстве и при передаче их в другие государственные органы используются электронные подписи в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-Ф3 "Об электронной подписи".

3.16.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

3.16.4. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

3.16.5. Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, и сроки их хранения определяются в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности в Министерстве экономического развития Российской Федерации (далее - Перечень), утверждаемым приказом Министерства по согласованию с Росархивом.

3.16.6. При направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Министерства, хранении электронных документов вместе с электронными документами направляются (хранятся) их регистрационные карточки.

3.16.7. Электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".

Например: Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

3.16.8. Сроки хранения электронных документов, указанные в Перечне, соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми перечнями документов, с указанием сроков хранения.

3.16.9. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководством Министерства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

3.16.10. Электронные документы могут также передаваться на архивное хранение в Электронный архив Министерства (ЭАМ).

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 наименование раздела 3.17 изложено в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

3.17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

3.17.1. Учет печатей и штампов

Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также других печатей, штампов и факсимиле определен Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в центральном аппарате Министерства экономического развития Российской Федерации.

3.17.2. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 3.17.2

3.18. Копировально-множительные работы

3.18.1. Выполнение копировально-множительных работ, относящихся к деятельности Министерства, производится централизованно в ДУД.

Наряд - заказ на копировально-множительные работы, как правило, подписывается руководством соответствующего департамента, начальником отдела, помощником Министра, председателем профкома Министерства, которые обязаны строго подходить к определению необходимости размножения и тиража документов - приложение N 37.

Учет заказов на выполнение копировальных работ осуществляется в журнале. Учет заказов размножения документов с пометкой "Для служебного пользования" ведется в журнале - приложение N 38.

3.18.2. Снятие копий с входящих и исходящих документов производится только после их регистрации.

3.18.3. В первоочередном порядке размножаются материалы с пометкой "срочно". Срочность копирования устанавливается руководством структурного подразделения.

3.18.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы (кроме заверенных нотариально), напечатаны четко и разборчиво.

3.18.5. В целях сокращения объемов документов их размножение может осуществляться с оборотом.

3.18.6. Изготовленные копии документов вместе с подлинниками выдаются заказчику под роспись в журнале учета копировально-множительных работ.

Исполненные наряды - заказы хранятся в копировально-множительном отделении в течение года, после чего уничтожаются.

3.18.7. Ответственность за правильное использование копировальной техники в копировально-множительном отделении, сохранность и учет выполняемых работ несут его работники.

3.18.8. Изготовление небольших по объему и тиражу копий документов может осуществляться на копировальной технике непосредственно в структурных подразделениях.

3.18.9. Тиражирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется с письменного разрешения руководства департамента, которое обязано строго подходить к определению необходимости размножения и тиража документов с пометкой "Для служебного пользования".

Перед размножением на обороте последнего листа подлинника документа исполнителем делается отметка о размножении:

     /----------------------------------------\

     |Регистрационный N _______.              |

     |Дополнительно размножено __ экз. на ___ |

     |листах                                  |

     |Наряд N ____ от "___"________ 201_ г.   |

     |Подпись оператора ___________           |

     \----------------------------------------/

Регистрационным номером размножаемого документа (внутренний, исходящий, входящий и др.) является номер регистрации в СЭДО.

Учет размноженных документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется поэкземплярно. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров этого документа.

После получения размноженных материалов заказчиком копировально- множительных работ информация о количестве сделанных копий вносится в регистрационную карточку документа в СЭДО сотрудником департамента, ответственным за делопроизводство.

В случае если документ с пометкой "Для служебного пользования" поступил из другого органа государственной власти или организации, снятие копий с него производится в вышеуказанном порядке. При этом в карточке СЭДО делается отметка о количестве дополнительно размноженных экземпляров.

IV. Документальный фонд Министерства

4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

4.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и выше) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.

4.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, Регламентом Министерства, штатным расписанием, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 9 июля 2008 г. N 188, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых управленческих документов), утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, сводной номенклатурой дел Министерства.

При составлении номенклатуры дел структурного подразделения Министерства изучаются документы, образующиеся в его деятельности, их виды, состав и содержание.

4.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения - приложение N 26 - составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется на согласование (не позднее 15 ноября текущего года) в Департамент управления делами.

Электронная версия номенклатуры дел каждого структурного подразделения направляется в ДУД для ввода в базу данных СЭДО.

4.1.5. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел архивов и делопроизводства ДУД.

4.1.6. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

4.1.7. По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году, которая направляется в Департамент управления делами вместе с номенклатурой дел на следующий календарный год - приложение N 21.

4.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел структурных подразделений Министерства являются названия отделов, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

4.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и др.).

4.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. Графа 1 (индекс дела).

В этой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения (индекс департамента), порядкового номера отдела согласно структуре департамента, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: ДО 1-12-06, где Д01 - индекс Департамента управления делами, 12 - - порядковый номер отдела 06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре

В номенклатуре дел, как правило, сохраняются одинаковые индексы (порядковые номера заголовков по номенклатуре) для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индексы сохраняются.

Графа 2 (заголовок дела).

В эту графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

Например: Приказы Минэкономразвития России по основной деятельности

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название Министерства или структурного подразделения (автора документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела;

указание на содержание копий документов в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: Документы по ведению переговоров с представителями иностранных государств о заключении соглашений (предложения, справки, информация и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с иностранными частями комиссий по вопросам работы межправительственных комиссий по экономическому сотрудничеству

Разнородные корреспонденты в заголовках дел, содержащих переписку, не перечисляются.

Например: Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по валютно-финансовым вопросам

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например: Переписка с учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: Годовой бюджетный отчет по центральному аппарату

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается - "Копии".

Например: Приказы Министерства экономического развития Российской Федерации по личному составу. Копии

Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается (соглашения, протоколы, приказы, контракты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы министерства и др.)

Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно, например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - месячные.

Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей Перечня типовых управленческих документов.

Графа 3 (количество дел, томов).

В этой графе по окончании календарного года сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, указывается количество заведенных дел (томов) в 3-х экземплярах номенклатуры дел.

Графа 4 (срок хранения).

В этой графе указываются сроки хранения дел, номера статей Перечня типовых управленческих документов или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения.

Графа 5 (примечание).

В этой графе указываются название Перечня типовых управленческих документов, использованного при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о местонахождении подлинных документов, о переходящих делах (например, Дело, переходящее с 2007 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

4.1.11. На основе номенклатур дел структурных подразделений отдел архивов и делопроизводства ДУД составляет сводную номенклатуру дел Министерства - приложение N 27. Сводная номенклатура дел один раз в пять лет рассматривается и согласовывается на заседании Центральной экспертной комиссии Министерства (ЦЭК), затем направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭГЖ) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ) и утверждается руководством Министерства.

4.1.12. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

4.1.13. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Министерства. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

4.1.14. Сводная номенклатура дел печатается в 2-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры является документом постоянного срока хранения, включается в номенклатуру дел ДУД в разделе отдела архивов и делопроизводства ДУД. Второй направляется в ГА РФ.

4.1.15. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

4.1.16. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с ГА РФ в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

4.2. Формирование дел и их текущее хранение

4.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

4.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях Министерства.

4.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, делает отметку в электронной регистрационной карточке о списании исполненного документа в дело.

4.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом архивов и делопроизводства ДУД.

4.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4-х см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 в пункт 4.2.6 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, помещаются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или Президиума Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы Коллегии Министерства группируются в два дела: протоколы и решения Коллегии Министерства; документы к заседаниям Коллегии Министерства.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкции утверждены в качестве самостоятельных документов, то их следует формировать в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и по командированию группируются отдельно.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются в дела отдельно от других документов Министерства.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года со ссылкой на индекс дела предыдущего года.

Годовые план и отчет должны откладываться в документах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от даты их составления и поступления. Например, план на 2008 год, составленный в 2007 году, должен быть отнесен к 2008 году, а отчет за 2007 год, составленный в 2008 году, - к 2007 году.

Лицевые счета работников по заработной плате формируются в самостоятельные дела в пределах года. Фамилии, имена и отчества в указанных счетах располагаются в алфавитном порядке.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" в зависимости от служебной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

При включении документа с пометкой "Для служебного пользования" в дело с несекретными документами, не имеющими указанного ограничения, данное дело получает пометку "Для служебного пользования" и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел.

В случаях, когда в подразделении образуется большое количество документов и дел одного вида (приказы, инструкции, отчеты и т.д.) как с пометкой "Для служебного пользования", так и без этой пометки, целесообразно предусматривать их формирование в обособленные дела данного вида. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами "Для служебного пользования" добавляется пометка ДСП.

В подразделениях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов с пометкой "Для служебного пользования", номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы с пометкой "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Министерства, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

4.2.7. С момента заведения и до передачи в отдел архивов и делопроизводства ДУД дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

Завершенные дела постоянного и долговременного (10 лет и выше) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в отдел архивов и делопроизводства ДУД.

4.2.8. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений для работы осуществляется по требованию, оформленному согласно приложению N 31. На выданное дело заводится карта-заместитель - приложение N 32. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства или директора ДУД по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела сотрудником, ответственным за делопроизводство, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

4.2.9. При передаче функций между структурными подразделениями Министерства в ходе реорганизационных мероприятий составляются акты приема-передачи документов и дел, необходимых в оперативной работе, от одного структурного подразделения другому - приложение N 33.

4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

4.3.1. Подготовка документов к передаче на хранение в отдел архивов и делопроизводства ДУД включает работу сотрудников отдела архивов и делопроизводства ДУД и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре в регистрационной карточке СЭДО в поле "Архив".

4.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.3.3. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел архивов и делопроизводства ДУД.

4.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются постоянно действующая ЦЭК и экспертные комиссии в структурных подразделениях (ЭК).

4.3.5. Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

4.3.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК), при непосредственном методическом руководстве отдела архивов и делопроизводства ДУД. Все решения ЦЭК (ЭК) протоколируются, протоколы формируются в самостоятельные дела.

4.3.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор дел постоянного и временного (10 лет и выше) срока хранения для передачи в отдел архивов и делопроизводства ДУД; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

4.3.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, сводной номенклатуры дел Министерства и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к содержанию дела документы с временными сроками хранения. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного срока хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

4.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (10 лет и выше) срока хранения и по личному составу - приложение N 36, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - приложение N 35.

4.3.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

4.3.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (10 лет и выше) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

4.3.12. В каждом структурном подразделении Министерства ежегодно составляются описи дел постоянного хранения при непосредственном методическом руководстве отдела архивов и делопроизводства ДУД. По этим описям документы сдаются в отдел архивов и делопроизводства ДУД.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводной описи дел Министерства, которую готовит отдел архивов и делопроизводства ДУД и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ.

4.3.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела (приложение N 30).

4.3.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись также под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок каждого дела; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

4.3.15. В конце описи, после последней описательной статьи, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Например:
В данный раздел описи внесено 10 (десять) дел - с N 90 по N 99. Всего в опись внесено 102 (сто два) дела - с N 1 по N 99, в том числе N 34а, 47а, 54а, 54б - литерные, N 69 - пропущен
Консультант отдела архивов и делопроизводства
Департамента управления делами 30.03.2009	И.О. Фамилия

4.3.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, рассматривается на заседании ЭК и подписывается ее председателем, затем утверждается руководителем структурного подразделения.

4.3.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в трех экземплярах. Сотрудники отдела архивов и делопроизводства ДУД проверяют правильность оформления сдаваемых дел, описей, после приема дел расписываются на всех экземплярах описи. Два экземпляра описи остаются на хранении в отделе архивов и делопроизводства ДУД, третий экземпляр возвращается и хранится в структурном подразделении.

4.3.18. Оформлению подлежат дела Министерства при их заведении и после завершения года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, при методической помощи и под контролем отдела архивов и делопроизводства ДУД.

4.3.19. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме - приложение N 28;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела - приложение N 29;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела - приложение N 30;

подшивку или переплет дела;

пересистематизацию документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела со сроками хранения до 10 лет оформляются упрощенно:

листы не нумеруются;

лист-заверитель дела не составляется;

допускается хранение дела в скоросшивателях;

пересистематизация документов в деле не производится.

4.3.20. Обложка дела постоянного, временного (10 лет и выше) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме - приложение N 28.

На обложке дела указываются реквизиты:

наименование Министерства;

наименование структурного подразделения;

номер (индекс) дела;

заголовок дела;

дата дела (тома);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

Например:

Министерство экономического развития Российской Федерации (Минэкономразвития России)

наименование структурного подразделения - записывается наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов тома, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов или перечнях федеральных органов исполнительной власти, функции которых переданы Министерству, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе архивов и делопроизводства ДУД черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

4.3.21. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Для нумерации листов нельзя употреблять чернила, цветные карандаши, шариковые ручки.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит переподшивке и нумеруется как один лист.

Приложенные к документу указания по исполнению документов, листы ознакомления и др. нумеруются.

Лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

При небольшом количестве ошибок исправляется нумерация листов в деле, на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением букв "а", "б" и т.д. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах прибавляются буквы "а", "б" и т.д. соответственно каждому номеру листа, начиная со следующего, то есть: 3, 3а, 3б и т.д.

4.3.22. После завершения нумерации листов составляется лист- заверитель, который располагается в конце дела - приложение N 29. В листе - заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно цифрами через знак "+" количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Лист - заверитель подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

4.3.23. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (10 лет и выше) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (соглашения, контракты, протоколы, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (10 лет и выше) хранения.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме - приложение N 30, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается вначале дела.

4.3.24. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Фотографии и другие иллюстративные материалы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

4.4.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - приложение N 35 - производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК Министерства акты утверждаются заместителем Министра только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

4.4.2. Дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел я вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

4.4.3. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).

4.4.4. Заголовки дел, включаемых в акт, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, а затем указываются индексы дел по номенклатуре, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел. При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется содержание документов, затем указываются индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.

4.5. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (10 лет и выше) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Министерстве создан отдел архивов и делопроизводства ДУД.

4.5.1. В отдел архивов и делопроизводства ДУД передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (10 лет и выше) хранения и дела по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

4.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (10 лет и выше) хранения согласно номенклатуре дел структурного подразделения передаются на основании описи дел, составленной по установленной форме - приложение N 36, в отдел архивов и делопроизводства ДУД не позднее чем через два года после их завершения в текущем делопроизводстве.

4.5.3 Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в отдел архивов и делопроизводства ДУД не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4.5.4. Передача дел в отдел архивов и делопроизводства ДУД осуществляется по графику, составленному отделом архивов и делопроизводства ДУД и утвержденному директором ДУД.

4.5.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел архивов и делопроизводства ДУД сотрудником указанного отдела предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

4.5.6. Прием дел производится сотрудником отдела архивов и делопроизводства ДУД. На всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника и начальника отдела архивов и делопроизводства ДУД, принявших дела, и подпись лица, передавшего дела.

4.5.7. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в отдел архивов и делопроизводства ДУД сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в отдел архивов и делопроизводства ДУД несет структурное подразделение, передающее документы).

4.5.8. Выдача дел и документов другим структурным подразделениям производится по требованию - приложение N 33, с разрешения начальника отдела архивов и делопроизводства ДУД.

4.5.9. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, под руководством ЭК структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел архивов и делопроизводства ДУД, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Согласовано

Руководитель Федерального архивного агентства

A.H. Артизов

24 декабря 2010 г.

______________________________

* Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

** Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 27.07.2010)

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Федерального закона следует читать как "27 июля 2006 г."

Приложение N 1
(к п. 2.3.1)

Образец оформления законопроекта

Приложение N 2
(к п. 2.3.2)

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации

Приложение N 3
(к п. 2.3.2)

Образец оформления проекта распоряжения Президента Российской Федерации

Приложение N 4
(к п. 2.3.3)

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Приложение N 5
(к п. 2.3.3)

Образец оформления проекта распоряжения Правительства Российской Федерации

Приложение N 6
(к п. 2.3.3)

Образец оформления проекта приложения к постановлению Правительства Российской Федерации

УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Правительства Российской Федерации от            г. N

ПРАВИЛА
переоценки рыночной стоимости инвестиционного портфеля при
инвестировании средств пенсионных накоплений

1. Настоящие Правила определяют порядок переоценки рыночной стоимости инвестиционного портфеля при инвестировании средств пенсионных накоплений, производимой управляющими компаниями, осуществляющими доверительное управление средствами пенсионных накоплений.

2. Переоценка рыночной стоимости инвестиционного портфеля при инвестировании средств пенсионных накоплений производится при определении дохода от их инвестирования, а также ежеквартально, в конце отчетного квартала.

3. Переоценка рыночной стоимости инвестиционного портфеля при инвестировании средств пенсионных накоплений производится на основании текущей рыночной стоимости активов, в которые инвестированы указанные средства, определяемой в соответствии с пунктом 7 статьи 12 Федерального закона "Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации".

(Далее текст не приводится)

Приложение N 7а
(к п. 2.5.2)

Образец оформления проекта приказа Министерства

Приложение N 7б
(к п. 2.5.2)

Образец оформления проекта приказа Министерства

Приложение N 7в
(к п. 2.5.2)

Образец оформления проекта приказа Министерства

Приложение N 7 г
(к п. 2.5.2)

Образец проекта совместного приказа

Приложение N 8
(к п. 2.5.2)

Образец оформления проекта распоряжения Министерства

Приложение N 9
(к п. 2.5.3)

Образец оформления регламента

УТВЕРЖДЕН приказом Минэкономразвития России от "___" ___________ N ____

РЕГЛАМЕНТ
Министерства экономического развития Российской Федерации

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент Министерства экономического развития Российской Федерации (далее - Регламент) устанавливает общие правила организации деятельности Министерства экономического развития Российской Федерации .......................

(Далее текст не приводится)

Приложение N 10
(к п. 2.5.3)

Образец оформления приложения к приказу (положения)

Приложение к приказу Минэкономразвития России от "___" ___________ N ____

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке использования средств компьютерной техники, установленных
в структурных подразделениях Министерства экономического развития
Российской Федерации

1. Настоящее Положение определяет организацию и правила использования средств компьютерной техники, установленных в структурных подразделениях Министерства экономического развития Российской Федерации.

(Далее текст не приводится)

Приложение N 11
(к п. 2.5.4)

Образец оформления протокола заседания рабочей группы (полный протокол)

Приложение N 12
(к п. 2.5.4)

Образец оформления протокола совещания (краткий протокол)

Приложение N 13
(к п. 2.5.6)

Образец оформления служебного письма

Приложение N 14
(к п. 2.5.6)

Образец оформления служебного письма (совместное)

Приложение N 15
(к п. 2.5.7)

Образец оформления служебной записки

Приложение N 16
(к п. 2.5.8)

Образец оформления личного письма

Тисненый бланк

Министерства

                                            Москва, "   " марта 2008 года

                 Уважаемый господин Торговый советник,

     Настоящим сообщаем, что письмо, полученное нами от Министра торговли

и  туризма  Республики  Польша  господина  Романа Голембевски в отношении

продления    сроков    товарных    поставок    в    рамках     выполнения

межправительственного соглашения об урегулировании  взаимных   финансовых

обязательств, направлено нами на исполнение по  принадлежности  в  Минфин

России.

     Примите, господин Торговый советник, уверения в моем глубоком к  Вам

уважении.

                                                         И. Фамилия

                                                    Директор Департамента

     Господину Я.Кравски

     Торговому советнику

Посольства Республики Польша

         г. Москва

Приложение N 17
(к п. 2.5.8)

Образец оформления личной ноты

Тисненый бланк

Министерства

                                            Москва, "   " марта 2010 года

                     Господин Торговый советник,

     В связи с Вашим письмом от 19 марта 2010 г. N___ имею честь сообщить

Вам, что.................................................................

     Прошу Вас, господин  Торговый  советник,  принять  уверения  в  моем

почтении.

     С глубоким уважением,

                                                         И. Фамилия

                                                    Директор Департамента

     Господину Я.Кравски

     Торговому советнику

Посольства Республики Польша

          г. Москва

Приложение N 18
(к п. 2.5.8).

Образец оформления вербальной ноты

     Тисненый бланк

      Министерства

        N 

     (пишется от руки)

     Министерство   экономического   развития   Российской      Федерации

свидетельствует свое уважение Посольству  Турецкой  Республики  и   имеет

честь подтвердить получение ноты Посольства от 31 марта 2008 г. N 253   и

поблагодарить  за  содержащуюся  в  ней  информацию  об      изменениях в

Правительстве Турецкой Республики.

     Министерство экономического развития Российской Федерации пользуется

настоящей возможностью, чтобы возобновить Посольству Турецкой Республики

уверения в своем высоком уважении.

                                           Москва, "   " апреля 2008 года

                                                   Место печати

Посольству Турецкой Республики

          г. Москва

Приложение N 19
(к п. 2.5.9.1)

Образец оформления телеграммы

                       ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

680000 ХАБАРОВСК УЛИЦА КАРЛА МАРКСА Д 56

АДМИНИСТРАЦИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

ФАМИЛИЯ

          УВАЖАЕМЫЙ...

     МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РОССИИ НЕ ИМЕЛО  ЗАДОЛЖЕННОСТИ  ВЫПЛАТАМ   ДЕТСКИХ

ПОСОБИЙ НОЯБРЯ 2005 ГОДА СВОЕВРЕМЕННО ОСУЩЕСТВЛЯЛО  ИХ  ТЕКУЩУЮ   ВЫПЛАТУ

СЧЕТ СРЕДСТВ БЮДЖЕТА МИНИСТЕРСТВА ТЕЧЕНИЕ ДВУХ ЛЕТ

     СВЯЗИ ПЕРЕХОДОМ ЯНВАРЯ 2006 ГОДА  ФИНАНСИРОВАНИЕ   РАСХОДОВ  ДЕТСКИМ

ПОСОБИЯМ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА  ПРИЧИНЕ   ОТСУТСТВИЯ   НОРМАТИВНЫХ

ДОКУМЕНТОВ РЕГУЛИРУЮЩИХ  ПОРЯДОК  ФИНАНСИРОВАНИЯ  СВОЕВРЕМЕННАЯ   ВЫПЛАТА

ПОСОБИЙ НАШЕМ МИНИСТЕРСТВЕ ПРЕКРАЩЕНА

                       (Далее текст не приводится)

ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА

ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                                         И.О. ФАМИЛИЯ

_________________________________________________________________________

Минэкономразвития России

125993, Москва, ГСП-3, ул. 1-я Тверская-Ямская, 1, 3

Заместитель Министра экономического

развития Российской Федерации       Личная подпись          И.О. Фамилия

                       Место печати

И.О. Фамилия

650 00 00

Департамент управления делами

Приложение N 20
(к п. 2.5.2.4)

Образец указателя рассылки

Указатель рассылки

Название приказа и его временный номер	Кому направляется (названия структурных подразделений и подведомственных организаций)	N экземпляра для документа с пометкой "Для служебного пользования" (заполняется после присвоения постоянного номера)

Приложение N 21
(к п. 3.3.2)

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации

1. Повестки дня заседаний Коллегии Министерства и материалы к заседаниям.

2. Задания и отчеты сотрудников по командировкам.

3. Поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты.

4. Бюллетени и другие периодические издания научно- исследовательских институтов.

5. Работы научно-исследовательских институтов, присланные для сведения.

6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, вырезки из газет).

7. Статистические сборники и информационные справочники.

8. Образцы проспектов, каталогов и других рекламных материалов иностранных организаций и фирм, международных ярмарок и выставок.

9. Формы статистической отчетности.

10. Бухгалтерские документы по внутренним расчетам.

11. Графики распределения отпусков, заявления, списки, сводки об использовании отпусков.

12. Извещения об отпусках и командировках.

13. Учебные планы и программы учебных заведений Министерства.

14. Документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию.

15. Заявления о предоставлении путевок в дома отдыха, оздоровительные лагеря, детские сады.

Приложение N 22
(к п. 3.11.10)

Образец оформления мягкой обложки

Приложение N 23
(к п. 3.12.3)

Образец технического оформления тезисов по материалам к заседаниям Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации

Приложение N 24
(к п. 3.12.4)

Образец оформления содержания справок по материалам к заседаниям Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации

Приложение N 25
(к п. 3.12.4)

Образец технического оформления справок по материалам к заседаниям Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации

Приложение N 26
(к п. 4.1.4)

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Министерство экономического развития

Российской Федерации

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Дата         N _______

______________________

  (место составления)

На _____________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

     Руководитель

структурного подразделения           Личная подпись          И.О. Фамилия

Дата

Начальник отдела архивов

   и делопроизводства                Личная подпись          И.О. Фамилия

Дата

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году

в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности сотрудника,

ответственного за делопроизводство    Личная подпись         И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в отдел архивов и делопроизводства

Наименование должности

сотрудника, передавшего сведения       Личная подпись        И.О. Фамилия

     Дата

Приложение N 27
(к п. 4.1.11)

Форма номенклатуры дел Министерства

Министерство экономического развития

Российской Федерации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                    УТВЕРЖДАЮ

Дата       N __________                   Министр экономического развития

_______________________                        Российской Федерации

  (место составления)

                                          Личная подпись     И.О. Фамилия

На ______________ год

                                            "____"_____________ 20.. г.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Директор Департамента управления делами    Личная подпись    И.О. Фамилия

Дата

Виза начальника отдела архивов и делопроизводства

    СОГЛАСОВАНО                                    СОГЛАСОВАНО

   Протокол ЦЭК                                  Протокол ЭПК ГА РФ

от _____________ N _______                    от _________________ N ____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году

в Министерстве экономического развития Российской Федерации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (10 лет и выше)
Временного (до 10 лет)
ИТОГО:

Начальник отдела архивов и делопроизводства  Личная подпись  И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в отдел архивов и делопроизводства

Наименование должности

сотрудника, передавшего сведения         Личная подпись      И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 28
(к п. 4.3.19)
(к п. 4.3.20)

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

                                         Код федерального архива ________

                                         Код Министерства _____

                                                    /-------------------\

___________________________________________         |                   |

___________________________________________         |                   |

___________________________________________         |                   |

___________________________________________         |                   |

                                                    \-------------------/

_________________________________________________________

           (Наименование федерального архива)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

___________________________________________

_______________________________________________________________

   (Наименование Министерства и структурного подразделения)

                        ДЕЛО N ____ ТОМ N _____

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                            (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                                 (дата)

                                                     На ______ листах

                                                     Хранить ____________

Ф.И.________________ Оп. N  _______________ Д. N _______________

Приложение N 29
(к п. 4.3.19)
(к п. 4.3.22)

Форма листа - заверителя дела

                   ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________

лист(ов)

                                     (цифрами и прописью)

в том числе литерные листы _________________ пропущенные номера

_______________________

+ листов внутренней описи

___________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	N листов
1	2

Наименование должности              Личная подпись           И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 30
(к п. 4.3.19)
(к п. 4.3.23)

Форма внутренней описи документов дела

                           ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                      ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N __________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ___________________________________________________________________

документов

                             (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

_________________________________________________________________________

                        (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                        Личная подпись        И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 31
(к п. 4.2.8)

Форма требования на выдачу дел и документов во временное пользование

                                             Начальнику отдела архивов и

                                            делопроизводства Департамента

                                                  управления делами

                                                    В.Н. Майорову

     Требование на выдачу дел и документов во временное пользование

     Прошу выдать _______________________________________________________

                  указать необходимость выдачи дела

_________________________________________________________________________

    фамилия, инициалы, должность сотрудника, название структурного

                подразделения, отдела, номер телефона

на срок ______ дней следующие документальные  материалы,   переданные   в

отдел архивов и делопроизводства по описи N ______ порядковый N дела ____

_________________________________________________________________________

                         название дела (документа)

_________________________________________________________________________

за ______________________________________________________________________

                          дата дела (документа)

_____________________________________   _____________   _________________

   Должность (директор, заместитель        подпись         И.О.Фамилия

директора структурного подразделения,

          начальник отдела)

"___"______________ 2010 г.

          РАЗРЕШАЮ

  Начальник отдела архивов и

       делопроизводства

Департамента управления делами                               В.Н. Майоров

Приложение N 32
(к п. 4.2.8)

Форма карты - заместителя дела

                  Министерство экономического развития

                          Российской Федерации

                Наименование структурного подразделения

                       КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ____________________________________________________________________

                              (N и название)

Опись ___________________________________________________________________

                              (N и название)

Фонд ____________________________________________________________________

                              (N и название)

Выдано во временное пользование:

N п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
1
2

Наименование должностного лица,

         выдавшего дело              Личная подпись          И.О. Фамилия

Приложение N 33
(к п. 4.2.9)

Форма акта приема - передачи документов и дел

                  Министерство экономического развития

                          Российской Федерации

           УТВЕРЖДАЮ                              УТВЕРЖДАЮ

Директор департамента, передающего    Директор департамента, принимающего

           документы                              документы

____________________ (И.О.Фамилия)    _____________________ (И.О.Фамилия)

     "___"______________ 201_ г.           "___"______________ 201_ г.

                                  АКТ

                  приема-передачи документов и дел

         от (название передающего структурного подразделения)

         в (название принимающего структурного подразделения)

     В связи с _______________________ (название передающего структурного

            (указать основание, причину)

подразделения)   передает,   а   (название   принимающего    структурного

подразделения) принимает документы и дела:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (документа)	Дата дела (документа)	Кол-во дел (листов документа)	Срок хранения дела (документа)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В акт приема-передачи внесено ______(цифрой и прописью) дел (документов).

(если передаются отдельные документы, то указываются   их  количество   и

количество листов документов)

            Передал:                                Принял:

Должность, подпись, И.О. Фамилия         Должность, подпись, И.О. Фамилия

     "___"______________ 201_ г.           "___"______________ 201_ г.

Акт приема-передачи составил (и):

(должность, подпись, И.О. Фамилия, дата)

Приложение N 34
(к п. 3.13.3)

Форма акта приема-передачи документов и дел

                  Министерство экономического развития

                         Российской Федерации

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                Директор Департамента

                                             ________________ И.О.Фамилия

                                             "___"___________ 201  г.

                                 АКТ

                   приема-передачи документов и дел

     В связи с (указать основание, причину) _____________________________

(И.О.Ф., должность работника, передающего документы и дела)

передает, а (И.О.Ф., должность работника, принимающего документы и дела)

принимает документы и дела:______________________________________________

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (документа)	Дата дела (документа)	Кол-во дел (листов документа)	Срок хранения дела (документа)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В акт приема-передачи внесено ______(цифрой и прописью) дел (документов).

(если передаются отдельные документы, то указываются  их   количество   и

количество листов документов)

            Передал:                                Принял:

Должность, подпись, И.О. Фамилия         Должность, подпись, И.О. Фамилия

     "___"______________ 201_ г.           "___"______________ 201_ г.

Акт приема-передачи составил (и):

(должность, подпись, И.О. Фамилия, дата)

Приложение N 35
(к п. 4.3.9)
(к п. 4.4.1)

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Формат А4 (210 х 297 мм)

                  Министерство экономического развития

                          Российской Федерации

                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                 Заместитель Министра

                                                экономического развития

                                                  Российской Федерации

                                               ______________ И.О.Фамилия

                                               "___"___________ 201  г.

                                  АКТ

                 о выделении к уничтожению документов,

                        не подлежащих хранению

                                Москва

"___"____________ 20__ г.                               N _______________

На основании ____________________________________________________________

                (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                        с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение документы

фонда N ______

                            (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома) по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел (томов)	Сроки хранения дела (тома) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________________ дел за __________________________ годы

          (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному

составу согласованы с ЭПК _______________________________________________

                               (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________________________ N __________________________)

Наименование должности лица,

  проводившего экспертизу

    ценности документов                   Подпись            И.О. Фамилия

Дата

Председатель экспертной комиссии          Подпись            И.О. Фамилия

Члены экспертной комиссии                 Подпись            И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК

от _________ N ______

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела архивов

   и делопроизводства                     Подпись            И.О. Фамилия

Документы в количестве ______________________________________ дел

                                 (цифрами и прописью)

весом ________________________ кг сданы в _______________________________

                                            (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________________

N _________________

Наименование должностей работников,

сдавших документы на уничтожение          Подпись            И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника,

внесшего изменения в учетные документы    Подпись            И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 36
(к п. 4.3.9)
(к п. 4.5.2)

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

                  Министерство экономического развития

                          Российской Федерации

                Наименование структурного подразделения

                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                  Директор Департамента

                                                _____________ И.О.Фамилия

                                                "____"____________201  г.

                             ОПИСЬ N ______

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено ____________________ дел с N _____________

                       (цифрами и прописью)

по N _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

   составителя описи                   Личная подпись        И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО*

Наименование должности руководителя отдела    Протокол ЭК структурного

                                              подразделения

Личная подпись    И.О. Фамилия                Личная подпись И.О. Фамилия

Дата                                             Дата

Передал _________________________________________________ дел

                     (цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника подразделения               Личная подпись        И.О. Фамилия

Дата

Принял __________________________ дел и _________________________________

          (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

Начальник отдела архивов

и делопроизводства                     Личная подпись        И.О. Фамилия

Дата

______________________________

* При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение N 37
(к п. 3.18.1)

Форма бланка наряда-заказа на копировально-множительные работы

Формат А5 (148 х 210 мм)

НАРЯД-ЗАКАЗ N _______________ на копировально-множительные работы ЗАКАЗЧИК______________________________________________ Инд._____ (департамент Министерства, его индекс, профком Министерства) Фамилия исполнителя ___________________ Телефон ________________ Вид документа __________________________________________________ Регистрационный номер __________________________________________ Гриф ограничения доступа _______________________________________ Количество страниц _______________ подлинника Количество требующихся (тираж) _______________ экз. Директор департамента (зам. директора департамента, начальники отделов, помощники Министра и его заместителей) _____________ __________________________ ______________________ (подпись) (инициалы, фамилия) (дата) Заказ выполнен _______________________ ________________________ (дата) (время)

Наряд-заказ N  ______________________ (контрольный талон) на копировально- множительные работы Заказ принят. _____________________ ________ (дата, время) _____________________ (Подпись оператора)

Приложение N 38
(к п. 3.18.1)

Форма журнала
учета нарядов - заказов на размножение документов с пометкой
"Для служебного пользования"

ЖУРНАЛ

учета нарядов-заказов на размножение документов с пометкой

"Для служебного пользования"

Порядковый номер наряда-заказа	Регистрационный номер подлинника	Индекс подразделения заказчика	Вид документа количество листов	Количество требующихся экземпляров (тираж), листы	Дата выдачи тиража	Подпись исполнителя в получении заказа
1	2	3	4	5	6	7

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 39

Приложение N 39
(к п. 2.1.3)

"Бланк Министра"

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 40

Приложение N 40
(к п. 2.1.3)

"Бланк статс-секретаря - заместителя Министра"

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 41

Приложение N 41
(к п. 2.1.3)

"Бланк заместителя Министра"

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 42

Приложение N 42
(к п. 2.1.3)

"Бланк Министерства"

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 43

Приложение N 43
(к п. 2.1.3)

"Бланк приказа Министерства"

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 44

Приложение N 44
(к п. 2.1.3)

"Бланк распоряжения Министра"

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 45

Приложение N 45
(к п. 2.1.3)

"Бланк распоряжения статс-секретаря - заместителя Министра"

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 46

Приложение N 46
(к п. 2.1.3)

"Бланк распоряжения заместителя Министра"

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 47

Приложение N 47
(к п. 2.1.3)

"Бланк протокола совещания у Министра"

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 48

Приложение N 48
(к п. 2.1.3)

"Бланк протокола совещания у статс-секретаря - заместителя Министра"

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 49

Приложение N 49
(к п. 2.1.3)

"Бланк протокола совещания у заместителя Министра"

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 50

Приложение N 50
(к п. 2.1.15)

Журнал
учета поступления гербовых бланков

Наименование вида гербового бланка	Дата поступления	Дата и N сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика гербовых бланков	Кол-во экземпляров гербовых бланков	Серия и номера гербовых бланков
1	2	3	4	5	6

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 51

Приложение N 51
(к п. 2.1.16)

Журнал
учета выдачи гербовых бланков в структурные подразделения

N п/п	Индекс департамента	Получатель гербового бланка			Номера гербовых бланков	Кол-во (шт)	Бланки получил, нумерацию бланков проверил. Дата, подпись	Примечания
		Наименование структурного подразделения (приемной)	Должность	Ф.И.О.

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 52

Приложение N 52
(к п. 2.1.17)

Журнал
учета выдачи гербовых бланков в структурных подразделениях

Наименование вида гербового бланка	Дата выдачи	Кол-во экземпляров гербовых бланков	Серия и номера гербовых бланков	Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя	Расписка в получении	Отметка об уничтожении испорченных и невостребованных гербовых бланков	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Информация об изменениях:

Приказом Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 Инструкция дополнена приложением N 53

Приложение N 53
(к п. 2.1.22)

        Министерство экономического развития Российской Федерации

            Департамент ....................................

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                             Директор Департамента.......

                                             _______________ И.О. Фамилия

                                             "___"__________ 201__ г.

                                  АКТ

                   о выделении к уничтожению бланков,

                        не подлежащих хранению

                                Москва

"___"___________ 20__ г.                                   N ____________

     На основании  Инструкции   о   порядке  работы  с номерными бланками

документов Министерства экономического развития  Российской  Федерации  с

воспроизведением    Государственного    герба    Российской    Федерации,

утвержденной приказом Минэкономразвития России   от  N   ,   отобраны   к

уничтожению бланки, испорченные   в   процессе   работы   и   не  имеющие

практической ценности

N п/п	Наименование вида бланка	Номера бланков	Примечание
1	2	3	4
1	Бланк письма Министерства	000001	Испорчен

Итого _____________________________________________ бланков

                  (цифрами и прописью)

Председатель экспертной комиссии         подпись      Расшифровка подписи

Члены экспертной комиссии                подпись      Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК (Экспертной комиссии структурного подразделения)

от __________________ N ____

Бланки в количестве ________________________ уничтожены путем переработки

                      (цифрами и прописью)

Должность сотрудника,

уничтожившего документы                  подпись      Расшифровка подписи