Энциклопедия решений. Отчет по полученному авансу (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

В соответствии с п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете госучреждения на основании:

- Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке;

- прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции N 157н). Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, а в установленных случаях они должны оформляться еще и с обязательным применением унифицированных форм.

Внимание

Порядок оформления первичных документов определяется требованиями действующего законодательства, а также обычаями делового оборота. Соответственно, документы, оформленные с нарушениями правил, действующих на момент их оформления, к учету приниматься не могут.

Документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовым отчетам (ф. 0504505), должны подтверждать:

1) получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);

2) факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).

Например, в качестве документов, подтверждающих факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, могут предоставляться:

- товарные чеки магазинов розничной торговли;

- накладные на отпуск товаров;

- торгово-закупочные акты (при покупке материальных ценностей у физических лиц).

Именно на основании подобных документов для принятия активов к балансовому учету могут оформляться Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) и (или) Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207).

В свою очередь, проезд пассажиров по междугородным маршрутам может подтверждаться:

- при использовании автомобильного транспорта - "Разовым билетом для проезда в пригородном и междугородном сообщении с фиксированной датой и временем отправления" (форма и обязательные реквизиты билета приведены в Приложении N 1 к Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112);

- при использовании железнодорожного транспорта - проездными документами, формы которых утверждены приказом Минтранса России от 05.08.2008 N 120;

- при использовании воздушного транспорта - посадочными талонами и пассажирскими билетами (их копиями) (рекомендуемая форма таких билетов утверждена приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15).

Еще один пример. Организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие гостиничные услуги, вправе самостоятельно разработать документ (договор), подтверждающий оказание соответствующих услуг физическим лицам (п. 20 постановления Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации"). Такие документы могут приниматься организациями госсектора к учету при наличии в них всех обязательных реквизитов.

По общему правилу факт оплаты товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, далее - Закон N 54-ФЗ).

В то же время законом предусмотрены исключения из данного правила - контрольно-кассовая техника может не применяться организациями и индивидуальными предпринимателями:

- в случае осуществления видов деятельности или оказания услуг, ограниченных пунктом 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ*(1);

- в силу особенностей местонахождения в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ.

При определенных обстоятельствах подотчетное лицо может предоставлять один документ, на основании которого будет подтверждаться как факт получения имущества (оказания услуг, выполнения работ), так и факт оплаты.

Например, для подтверждения факта осуществления поездки на железнодорожном транспорте и факта осуществления соответствующих расходов подотчетному лицу достаточно представить проездной документ (бланк строгой отчетности), форма которого утверждена приказом Минтранса России от 05.08.2008 N 120 (см., в частности, п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).

Примечание

Федеральным законом от 03.07.2016 N 290-ФЗ в Закон N 54-ФЗ внесены изменения, касающиеся, в частности, применения бланков строгой отчетности. Однако статьей 7 Закона N 290-ФЗ предусмотрены переходные положения. Так, при приобретении товаров (работ, услуг) у плательщиков ЕНВД подотчетные лица могут прилагать к авансовым отчетам только товарные чеки, квитанции или иные аналогичные документы. Эта норма действует до 1 июля 2018 года (ч. 7 ст. 7 Закона N 290-ФЗ).

В случае приобретения подотчетным лицом товаров (работ, услуг) за границей (например, в служебной командировке) документы, прилагаемые к Авансовому отчету (ф. 0504505), должны быть оформлены в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.

При этом основные требования для принятия указанных документов госучреждением к учету будут заключаться в следующем:

- в первичных учетных документах, составленных в соответствии с требованиями иностранного государства в отношении операций, осуществляемых на территории данного иностранного государства, должны содержаться реквизиты, отражающие суть совершенной операции;

- первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь заверенный согласно требованиям учетной политики построчный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции N 157н, письмо Минфина России от 04.12.2014 N 02-07-10/64054).

Примечание

Если в документах, приложенных к авансовому отчету, отсутствуют обязательные реквизиты, то они не подтверждают фактическое несение расходов. В этом случае с выданных и истраченных подотчетных сумм следует исчислить НДФЛ. Так, если в документах отсутствуют сведения и реквизиты, необходимые для идентификации лиц, подписавших чеки, или наименование купленных товаров указано не четко (например, хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки), отсутствует дата составления документов, не заполнены графы "количество", "цена товара", отсутствует подпись продавца, то такие документы признают оформленными с нарушениями требований закона и не принимают к учету (см. определение ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450).

_______________________________

*(1) До 1 июля 2018 года организации и индивидуальные предприниматели, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, вправе не применять контрольно-кассовую технику при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности в порядке, установленном Законом N 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до дня вступления в силу (до 15 июля 2016 года) Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ) (ч. 8 ст. 7 Закона N 290-ФЗ) (письмо Минфина России от 27.12.2016 N 03-01-15/78348, письмо ФНС России от 21.03.2017 N ЕД-3-20/1911).

Тема

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для госсектора)

См. также

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения c предоставлением бланков строгой отчетности

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при осуществлении расчетов с плательщиками ЕНВД

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при приобретении электронных билетов

Приобретение сотрудником имущества у частных лиц (для госсектора)

Оформление расчетов при направлении в командировку группы работников (для госсектора)

Оформление расчетов при направлении группы несовершеннолетних граждан (учащихся) на олимпиады, соревнования или иные мероприятия в сопровождении сотрудника госучреждения

Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты (для госсектора)

Учет расчетов, когда авансовый отчет представлен "перерасходом" (для госсектора)

Формы документов

Пример заполнения Авансового отчета (ф. 0504505)

Пример заполнения Приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207)

Практические ситуации

Построить список