Энциклопедия решений. Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

В соответствии с п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, (далее - Инструкция N 157н), на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" учитываются расчеты госучреждения с подотчетными лицами по выдаваемым им под отчет:

- денежным средствам;

- денежным документам.

Внимание

Согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) денежные средства выдаются работникам (подотчетным лицам). Однако для целей выдачи и получения наличных денег в п. 5 Указания N 3210-У работником именуется не только лицо, с которым заключен трудовой договор, но и лицо, с которым заключен договор гражданско-правового характера. Подобное определение термина "работник" не согласуется со ст. 20 ТК РФ, в соответствии с которой работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Действовавшее до 1 июня 2014 года Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" этот вопрос не регулировало.

Поэтому в учетной политике госучреждения желательно урегулировать вопрос о том, кто будет считаться подотчетным лицом в целях организации бухгалтерского учета. Например, может быть принято решение, что на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" подлежат отражению только расчеты по авансам, выданным сотрудникам (работникам) госучреждения, а если физическое лицо состоит с госучреждением в гражданско-правовых отношениях, то расчеты по предоставленным ему авансам учитываются на счете 206 00 "Расчеты по выданным авансам".

Денежные средства (документы) выдаются под отчет на основании решения (распоряжения) руководителя организации госсектора, принимаемого на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса, цель и срок, на который он выдается, а также подпись руководителя и дату (п. 213 Инструкции N 157н, п. 6.3 Указания N 3210-У).

В целях оптимизации документооборота и упорядочения выдачи денежных средств под отчет в рамках формирования учетной политики руководителем госучреждения отдельным приказом (распоряжением) могут быть, в частности, определены:

1) перечень должностных лиц, которым подотчетные суммы выдаются на осуществление административно-хозяйственных расходов;

2) сроки, на которые денежные средства могут выдаваться под отчет;

3) сроки выдачи подотчетных сумм на основании оформленных в установленном порядке заявлений;

4) порядок определения размеров подотчетных сумм, предельные размеры подотчетных сумм, выдаваемых на осуществление отдельных видов расходов;

5) сроки предоставления авансовых отчетов и окончательных расчетов по таким отчетам;

6) возможность (порядок) расчетов с подотчетными лицами с применением различных банковских карт;

7) порядок выдачи подотчетных сумм в конце финансового года, а также порядок предоставления авансовых отчетов по данным суммам.

Желательно, чтобы с положениями подобного документа все сотрудники госучреждения были ознакомлены в установленном в организации порядке.

Внимание

Выдача наличных денег под отчет сотруднику может осуществляться только после полного погашения им задолженности по ранее полученным под отчет суммам наличных денег (п. 6.3 Указания N 3210-У). Пункт 214 Инструкции N 157н допускает увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления авансового отчета, а Авансовый отчет (ф. 0504505) содержит строку для отражения остатка по ранее выданному авансу. Однако Инструкция N 157н и Приказ N 52н регулируют единый порядок ведения бухгалтерского учета в организациях госсектора, но не порядок ведения кассовых операций.

При этом не может рассматриваться в качестве нарушения требований действующего законодательства выдача подотчетной суммы сотруднику, который еще не предоставил отчет по ранее полученным денежным документам.

Выдача из кассы денежных средств под отчет производится по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) (п. 167 Инструкции N 157н, п.п. 6, 6.3 Указания N 3210-У).

При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам может применяться Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501), к которой оформляется один (общий) Расходный кассовый ордер (ф. 0310002). Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:

- на заработную плату;

- хозяйственные расходы;

- командировочные расходы;

- другие нужды.

Выдача под отчет денежных документов также оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с отметкой "Фондовый" (п. 170 Инструкции N 157н).

Подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который наличные деньги выдавались под отчет, или со дня выхода на работу (службу), обязано представить Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции N 157н, п. 6.3 Указания N 3210-У).

Проверенные бухгалтерией Авансовые отчеты (ф. 0504505) утверждаются руководителем учреждения.

Сумма утвержденного по авансовому отчету перерасхода отражается на соответствующих аналитических счетах счета 208 00 и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. Выплата перерасхода осуществляется по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002). Прием остатка аванса (возврат аванса) от подотчетного лица кассиром оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001) и Квитанцией (ф. 0504510) (п. 167 Инструкции N 157н, п. 5 Указания N 3210-У).

Внимание

Положения п. 6.3 Указания N 3210-У не содержат прямого запрета на передачу выданных под отчет наличных денег одним лицом другому. До 2012 года в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещалась. Запрет на передачу выданных под отчет средств одним лицом другому во избежание возможных злоупотреблений, а также претензий со стороны контролирующих органов может быть установлен локальным актом организации госсектора (в частности, учетной политикой).

Сотрудникам госучреждений могут предоставляться авансы в иностранных валютах (телеграмма Минфина России от 10.12.2013 N 02-06-007/54200). Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет. Переоценка задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранной валюте производится на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат. При этом переоценка обязательства перед подотчетным лицом по утвержденному перерасходу осуществляется на дату совершения операций по его оплате и на отчетную дату (п. 215 Инструкции N 157н).

Пример

Сотрудник казенного учреждения направлен в командировку и получил в кассе аванс на осуществление дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, в сумме 1 000 руб., а также для найма жилого помещения в сумме 5 500 руб.

По возвращении из командировки им был представлен авансовый отчет, согласно которому причитаются к выплате суточные в сумме 1 200 руб., а расходы на оплату проживания составили 4 400 руб. Отчет утвержден в установленном порядке. Произведен окончательный расчет с сотрудником.

В бюджетном учете следует сделать записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Содержание операции
КРБ 1 208 12 560	КИФ 1 201 34 610*(1)	1 000, 00	При убытии в командировку в кассе согласно заявлению получена подотчетная сумма
КРБ 1 208 12 560	КИФ 1 201 34 610*(1)	5 500, 00
КРБ 1 401 20 212	КРБ 1 208 12 660	1 200, 00	По прибытии из командировки подотчетным лицом предоставлен авансовый отчет
КРБ 1 401 20 212	КРБ 1 208 12 660	4 400, 00
КИФ 1 201 34 510*(1)	КРБ 1 208 12 660	900, 00	Произведен окончательный расчет по авансовому отчету

___________________

*(1) В казенных учреждениях и органах власти поступления в кассу и выплаты из кассы подлежат отражению на забалансовых счетах 17 и 18 в порядке, определенном учетной политикой (п.п. 365, 367 Инструкции N 157н).

Аналитический учет по счету 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" согласно п. 218 Инструкции N 157н ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе:

- подотчетных лиц;

- видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам).

Синтетический учет по счету 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" в соответствии с п. 219 Инструкции N 157н ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071).

В рамках учетной политики в учреждении может быть принято решение о ведении в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) в том числе и аналитического учета операций по счету 208 00.

Информацию об аналитических счетах и типовых корреспонденциях, применяемых в целях ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, смотрите в путеводителях:

- для казенных учреждений;

- для бюджетных и автономных учреждений.

Тема

Финансовые активы. Счет 200 00 (для госсектора)

См. также

Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора)

Выдача денежных средств под отчет в конце финансового года в казенном учреждении

Определение срока, на который выдаются подотчетные суммы (для госсектора)

Определение размера сумм, выдаваемых под отчет (для госсектора)

Срок предоставления сотрудником авансового отчета и окончательного расчета по нему (для госсектора)

Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты (для госсектора)

Учет расчетов, когда авансовый отчет представлен "перерасходом" (для госсектора)

Учет расчетов по подотчетным суммам с уволенными сотрудниками в казенном учреждении

Учет расчетов по загранкомандировкам (для госсектора)

Выдача наличных денег под отчет и на иные цели

Удержание неизрасходованного аванса

НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм

Формы документов

Положение о порядке расчетов с подотчетными лицами

Заявление на получение денежных средств под отчет

Пример заполнения Авансового отчета (ф. 0504505)

Еще...

Практические ситуации

Построить список