Энциклопедия решений. Определение срока, на который выдаются подотчетные суммы (для госсектора)

Определение срока, на который выдаются подотчетные суммы (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

Действующие в настоящее время нормативные правовые акты не устанавливают предельных сроков, на которые наличные денежные средства могут выдаваться под отчет сотрудникам госучреждения. Следовательно, организация госсектора вправе самостоятельно утвердить эти сроки в учетной политике или другом локальном нормативном акте (см. пример).

Независимо от наличия (отсутствия) вышеуказанных положений (локальных актов) аванс выдается по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, а также расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У; п. 213 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н).

Разрешительная надпись руководителя на заявлении о выдаче аванса о сроке, на который выдаются наличные деньги, проставляется исходя из требований ранее утвержденного в госучреждении локального нормативного акта. В то же время руководитель госучреждения может устанавливать и иной срок по определенным заявлениям подотчетных лиц, исходя из конкретных обстоятельств.

Кроме того, срок, на который выдается подотчетная сумма, может определяться на основе ранее изданных приказов (распоряжений) руководителя организации госсектора. Например, при направлении сотрудников в командировку или при выплате заработной платы (стипендий, пособий) через подотчетных лиц - раздатчиков.

Внимание

Отсутствие в заявлении подотчетного лица и решении (резолюции) руководителя учреждения конкретного срока, на который выдается аванс на хозяйственно-операционные расходы, может послужить поводом для претензий со стороны контролирующих органов.

Так, например, специалисты ФНС России в письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704 отмечают: при отсутствии приказа руководителя организации с указанием срока, на который выдан аванс, срок выдачи подотчетных сумм не считается не установленным и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Срок, на который выдаются подотчетные суммы, желательно устанавливать таким образом, чтобы все расчеты по авансам могли быть "закрыты" до завершения финансового года (кроме расчетов по авансам, выданным находящимся по состоянию на 31 декабря в служебной командировке сотрудникам). Данное правило особенно актуально для казенных учреждений, которым необходимо осуществлять мероприятия, направленные на завершение текущего финансового года в соответствии с требованиями бюджетного законодательства.

Кроме того, при определении срока, на который выдаются наличные деньги, следует руководствоваться принципом эффективности использования денежных средств. Иными словами, подобные сроки должны быть обоснованы с экономической и организационной точки зрения. В противном случае отдельные операции с подотчетными суммами могут расцениваться контролирующими органами в качестве нарушения, например, в качестве неэффективного использования средств, направленного на скрытое кредитование сотрудников и т.п.

Тема

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для госсектора)

См. также

Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора)

Выдача денежных средств под отчет в конце финансового года в казенном учреждении

Определение размера сумм, выдаваемых под отчет (для госсектора)

Срок предоставления сотрудником авансового отчета и окончательного расчета по нему (для госсектора)

Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты (для госсектора)

Учет расчетов, когда авансовый отчет представлен "перерасходом" (для госсектора)

Формы документов

Заявление на получение денежных средств под отчет

Приказ о порядке выдачи денежных средств под отчет