Энциклопедия решений. Учет расчетов, когда отчет подотчетного лица представлен "перерасходом" (для бюджетной сферы) (август 2024)

Учет расчетов, когда авансовый отчет представлен "перерасходом" (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). Иными словами, положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.

Однако практика показывает, что приобретение сотрудниками какого-либо имущества в интересах организации госсектора за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения. Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств. Кстати, во избежание отказа в возмещении произведенных расходов, сотрудникам желательно согласовывать суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств.

Вся приведенная выше информация в полной мере применима и в случаях осуществления сотрудниками госучреждений иных расходов за счет личных средств с их последующим возмещением. При этом согласование расходов может принимать различные формы, например, осуществление командировочных расходов можно считать согласованным при наличии приказа о направлении в командировку.

Внимание

Расходы на закупки товаров, работ, услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд, осуществляемые через подотчетных лиц, в том числе за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, должны быть включены в план-график.

После утверждения руководителем авансового отчета в очередном году закупка, в силу п. 2 ст. 183 ГК РФ, будет считаться осуществленной заказчиком у единственного поставщика.

В соответствии с Инструкцией N 157н для отражения обязательств перед сотрудниками учреждения могут использоваться счета:

- 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам";

- 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами".

При этом сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции N 157н).

Как уже было указано выше, положениями Инструкции N 157н прямо не предусмотрено отражение расчетов с сотрудниками на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" в случае, когда учреждение не выдавало денежные средства под отчет. Однако и применение счета 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам" в подобных обстоятельствах нельзя считать абсолютно корректным. Строго говоря, даже если аванс не выдавался, чтобы компенсировать свои затраты сотрудник все равно должен будет отчитаться по расходам, пусть даже и произведенным за счет собственных средств.

Согласно п. 6 Инструкции N 157н субъект учета формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности. Следовательно, госучреждение вправе самостоятельно определить в своей учетной политике счет, на котором будут отражаться обязательства перед сотрудниками в случае возмещения произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.

На практике в подобных ситуациях, как правило, применяется счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами". В то же время отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам" обязательств учреждения перед своими сотрудниками, осуществляющими расходы в интересах учреждения без предварительного получения денежных средств под отчет также не является нарушением (письмо Минфина России от 30.09.2011 N 02-06-05/4406).

В соответствии с действующим законодательством сотрудники госучреждения могут быть наделены правом на оплату за счет учреждения отдельных расходов (например, расходов по оплате стоимости проезда при следовании в очередной отпуск). При определенных обстоятельствах такое право может быть реализовано сотрудником в следующем порядке: расходы могут быть осуществлены им за счет собственных денежных средств, а впоследствии оправдательные документы могут быть представлены работодателю для возмещения понесенных затрат. Выплата компенсации, сумма которой будет рассчитываться на основании таких оправдательных документов, по нашему мнению, обоснованно может быть выплачена без оформления авансового отчета, а учет расчетов по данной выплате может осуществляться с использованием счета 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам".

Тема

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для госсектора)

См. также

Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора)

Выдача денежных средств под отчет в конце финансового года в казенном учреждении

Определение срока, на который выдаются подотчетные суммы (для госсектора)

Определение размера сумм, выдаваемых под отчет (для госсектора)

Срок предоставления сотрудником авансового отчета и окончательного расчета по нему (для госсектора)

Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты (для госсектора)

Расчеты по принятым обязательствам. Счет 302 00 (для госсектора)

Практические ситуации

Построить список