Энциклопедия решений. Использование копий первичных учетных документов (для госсектора)

Использование копий первичных учетных документов (для госсектора)

ГАРАНТ:

Решение может применяться в любых организациях государственного сектора: в органах государственной власти (местного самоуправления), казенных, бюджетных и автономных учреждениях

В ряде случаев сотрудникам бухгалтерских служб госучреждений приходится работать не с оригиналами, а с копиями первичных учетных документов. Так, например, контрагенты в силу различных обстоятельств могут передавать первичные документы по факсу или с использованием электронной почты (без применения электронной подписи). Кроме того, копии документов в отдельных случаях могут изготавливаться госучреждением при формировании им электронных первичных учетных документов (с применением электронной подписи).

Согласно пп. 23 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

В свою очередь, заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В соответствии с п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации", утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:

- заверительную надпись "Верно";

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

Кроме того, допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Внимание

Приведенные выше положения ГОСТа Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер и распространяются на унифицированные формы документов. В то же время их желательно применять и в отношении не унифицированных форм первичных учётных документов.

Анализ положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) показывает: данная норма не содержит прямого запрета на использование в качестве первичного учетного документа его копии. Более того, ч. 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусматривает требование о включении в состав документов бухгалтерского учета копий первичных документов, если их оригиналы изымаются в установленном порядке.

В то же время из содержания ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ следует, что первичный документ должен содержать личную подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Таким образом, полученные от контрагентов по факсу или с использование электронной почты копии первичных документов могут использоваться только в целях оперативного принятия управленческих решений. Для целей бухгалтерского учета все-таки необходимо получать от контрагентов их оригиналы.

Случается, что по каким-либо причинам организации госсектора истребуют от своих контрагентов оригиналы (дубликаты) первичных документов, а получают только их копии. Например, подобная ситуация может сложиться в случае утраты оригинала первичного документа сотрудником госучреждения.

В настоящее время существует практика принятия к учету подобных копий наравне с оригиналами первичных документов. Однако полностью исключить вероятность возникновения каких-либо претензий со стороны органов финансового контроля при отражении хозяйственных операций на основании копий первичных документов (пусть даже и заверенных надлежащим образом) нельзя. В то же время из приведенных выше положений действующего законодательства несложно понять, что риски могут быть минимизированы только в том случае, если выполняются следующие условия:

1) документ должен быть скопирован полностью (иными словами, в копии должна содержаться вся информация, содержащаяся в оригинале);

2) речь идет о копии документа, который изначально был составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо содержал все обязательные реквизиты;

3) копия не просто заверена в соответствии с требованиями стандартов, но содержит оригинальные подписи всех должностных лиц, ранее подписавших первичный документ, а также оригинальные оттиски печатей соответствующих организаций;

4) в случае наличия в заверяемых документах более одного листа все листы копий прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Обойтись полностью без формирования копий первичных (сводных) учетных документов на бумажных носителях не получится даже в том случае, если в госучреждении такие документы формируются в электронном виде с использованием электронной подписи и хранятся на машинных носителях (заверять копии электронных документов желательно в соответствии с положениями ГОСТа Р 6.30-2003). При формировании копии электронного документа на бумажном носителе целесообразно проставлять отметку "Копия электронного документа" (письмо Минфина России от 03.06.2014 N 02-07-05/26571).

Согласно ч.ч. 6, 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п.п. 7, 10 Инструкции N 157н копии на бумажных носителях необходимо формировать:

1) по письменному запросу других участников хозяйственных операций;

2) по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;

3) если машинные носители, на которых хранятся электронные документы, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).

Внимание

Помимо перечисленных выше случаев госучреждения не обязаны формировать копии электронных первичных (сводных) учетных документов. Однако в их учетной политике может содержаться требование о формировании копий таких документов в целях оптимизации учетных и организационных процедур внутри организации. Конкретный порядок создания, хранения и заверения подобных копий должен быть установлен локальным правовым актом госучреждения.

Тема

Оформление первичных документов (для госсектора)

См. также

Электронный документооборот