Письмо Минфина России от 3 июня 2014 г. N 02-07-05/26571 О хранении заявок на кассовый расход

Письмо Минфина России от 3 июня 2014 г. N 02-07-05/26571

Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел запрос Федерального бюджетного учреждения по вопросу хранения заявок на кассовый расход и сообщает.

В силу положений постановления Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329 "О Министерстве финансов Российской Федерации", в Министерстве финансов Российской Федерации не рассматриваются по существу обращения по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Обязательные общие требования к первичным учетным документам установлены Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон 402-ФЗ). Согласно положениям пункта 5 статьи 9 Закона 402-ФЗ первичный учетный документ может быть составлен в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Обязательные общие требования к первичным документам для бюджетных учреждений определены Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция 157н).

Согласно пункту 7 Инструкции 157н первичные учетные документы составляются на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей субъекта учета, на машинных носителях - в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи, при этом субъект учета, сформировавший электронный документ, обязан изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

В иных случаях изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде и подписанных электронной подписью с использованием системы электронного документооборота не требуется.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон 63-ФЗ). В соответствии с положениями пункта 1 статьи 6 Закона 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Порядок проведения территориальными органами Федерального казначейства кассовых операций со средствами бюджетных учреждений, их обособленных подразделений, наделенных обязанностью ведения бухгалтерского учета на лицевых счетах, открытых им в органе Федерального казначейства или в финансовом органе субъекта Российской Федерации (муниципального образования) установлен приказом Казначейства России от 19.07.2013 N 11н "О порядке проведения территориальными органами Федерального казначейства кассовых операций со средствами бюджетных учреждений" (далее - Приказ 11н). Согласно положениям пункта 2 Приказа 11н при осуществлении операций со средствами бюджетных учреждений (их обособленных подразделений), которым в установленном Федеральным казначейством порядке открыты лицевые счета в органе Федерального казначейства (далее - клиенты) или в финансовом органе, информационный обмен между клиентом (финансовым органом) и органом Федерального казначейства осуществляется в электронном виде с применением средств электронной подписи (далее - электронный вид) на основании договора (соглашения) об обмене электронными документами, заключенного между клиентом (финансовым органом) и органом Федерального казначейства.

Для проведения кассовых выплат клиент представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания в электронном виде или на бумажном носителе следующие платежные документы: Заявку на кассовый расход (ф. 0531801), Заявку на кассовый расход (сокращенную) (ф. 0531851), Заявку на получение наличных денег (ф. 0531802), Заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531844), Заявку на возврат (ф. 0531803).

С учетом изложенного, основанием для проведения кассовых выплат являются документы, предусмотренные Приказом 11н, переданные в Федеральное казначейство в электронном виде или на бумажном носителе. При этом документы, переданные в Федеральное казначейство в рамках информационного обмена в электронном виде с электронной подписью признаются электронными документами, равнозначными документу на бумажном носителе.

Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, согласно положениям пункта 11 Инструкции 157н осуществляется субъектом учета в регистрах бухгалтерского учета, составляемых при наличии технической возможности - на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную подпись (электронный регистр).

В соответствии с установленной в рамках документооборота периодичности формирования регистров бухгалтерского учета (Журналов операций) на бумажном носителе (операционного дня, месяца, квартала) по первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (Журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), подшиваемый в отдельную папку (дело).

В соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информатизации, информационных технологий и защиты информации порядок хранения электронных документов, электронных регистров для обеспечения их сохранности, а также изготовления бумажных копий электронных документов и электронных регистров (в случаях необходимости) устанавливается руководителем организации, в рамках формирования учетной политики.

При этом Департамент полагает целесообразным при формировании копии электронного документа на бумажном носителе и заверении подписью ответственного сотрудника организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе, проставлять отметку "Копия электронного документа". Кроме того, по мнению Департамента, хранение электронных документов, указанных в настоящем письме, целесообразно сопровождать хранением соответствующих электронных или бумажных журналов учета, а также сертификатов ключей подписей и средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронной подписью. Для сертификатов ключей подписей электронных документов целесообразно в установленном порядке оформлять и хранить документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи. Информация, содержащаяся в электронных архивах средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологии

С.В. Сивец