Энциклопедия решений. Оформление первичных документов (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Оформление первичных документов (для госсектора)

ГАРАНТ:

Решение может применяться в любых организациях государственного сектора: в органах государственной власти (местного самоуправления), казенных, бюджетных и автономных учреждениях

В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни госучреждение должно формировать первичный учетный документ при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ; п. 9 Инструкции N 157н).

Лица, ответственные за оформление фактов хозяйственной жизни, обеспечивают:

- своевременное и качественное оформление документов;

- передачу документов в установленные сроки для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета;

- достоверность содержащихся в первичных документах данных.

Полномочия по подписанию первичных учетных документов, устанавливаются руководителем организации госсектора (см., например, письмо Минфина России от 10.09.2013 N 07-01-06/37273).

Внимание

Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ организации государственного сектора оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством. Так, в настоящее время госучреждениями обязательно должны применяться унифицированные формы*(1):

- требования об оформлении которых предусмотрены Приложениями к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н*(2);

- установленные правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.

В иных случаях могут применяться формы, разработанные госучреждением самостоятельно (порядок их применения и заполнения должен быть предусмотрен учетной политикой).

Положения Инструкций по применению Планов счетов в большинстве случаев не регулируют порядок применения первичных документов - почти все упоминания о правилах использования первичных документов из текста этих правовых актов исключены (см. приказы Минфина России от 30.11.2015 N 184н, от 31.12.2015 N 227н, от 31.12.2015 N 228н). Каким документом необходимо оформить операцию? По общему правилу ответ на этот вопрос должна дать учетная политика, ее положения не могут противоречить Методическим указаниям по применению унифицированных форм (см., например, абзац второй п. 2 приказа Минфина России от 16.12.2010 N 174н). Ревизоры же должны проверять, как учреждение соблюдает разработанный самостоятельно порядок применения первичных документов.

История вопроса

Ранее, до вступления в силу приказов Минфина России от 30.11.2015 N 184н, от 31.12.2015 N 227н, от 31.12.2015 N 228н, Инструкции по применению Планов счетов, содержали нормы, регулирующие порядок применения первичных документов.

Положения Инструкции N 162н в части первичных учетных документов должны были применяться только до перехода казенного учреждения, органа власти на формирование документов в соответствии с Приказом N 52н, то есть до внесения соответствующих изменений в учетную политику (п. 5 приказа Минфина России от 06.12.2010 N 162н).

Бюджетные и автономные учреждения также могли применять положения Инструкции N 174н и Инструкции N 183н в части первичных учетных документов только до перехода на формирование документов в соответствии с Приказом N 52н. Дело в том, что в отношении нормативных правовых актов одинаковой юридической силы применяется правило, согласно которому даже если в последующем акте отсутствует специальное предписание об отмене ранее принятых положений, в случае коллизии между ними действует последующий акт. При этом независимо от времени принятия приоритетными признаются нормы того акта, который специально предназначен для регулирования соответствующих отношений (см., например, постановление Конституционного Суда РФ от 29.06.2004 N 13-П, определение Конституционного Суда РФ от 07.06.2011 N 746-О-О).

Общие требования к оформлению первичных документов установлены ст. 9 Закона N 402-ФЗ и Положением, утвержденным Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105)*(3).

Единые для любых организаций госсектора правила применения и заполнения форм первичных учетных документов класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления" ОКУД установлены "Методическими указаниями..." (Приложение N 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н). Правила применения и заполнения иных унифицированных форм утверждаются уполномоченными органами (Банком России и др.).

Внимание

Госучреждения вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы, дополнительные реквизиты, если иное не установлено действующим законодательством (п. 7 Инструкции N 157н).

А вот удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм первичных учетных документов не допускается (см., в частности, Приложение N 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н).

Формы первичных документов, разрабатываемые госучреждением самостоятельно, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Например, таким образом могут оформляться Акты выполненных работ (услуг), в том числе по госконтрактам (см. письма Минфина России от 09.04.2014 N 02-06-10/16186, от 18.07.2016 N 02-07-10/41873). Помимо приведенных в Законе N 402-ФЗ реквизитов соответствующие первичные документы, оформляемые госучреждениями, обязательно должны содержать информацию, необходимую для осуществления платежей, направляемых в доход бюджетов (абзац восьмой п. 7 Инструкции N 157н).

Положения ст. 9 Закона N 402-ФЗ допускают возможность составления первичных документов без указания величины денежного измерения факта хозяйственной жизни - они могут содержать только натуральные величины. Возможность формирования подобных документов должна быть предусмотрена внутренними бухгалтерскими стандартами госучреждения. При этом применение документации, оформляемой подобным образом, возможно только в целях отражения операций, осуществляемых внутри организации.

Пример

1. В типографии учреждения изготовлена полиграфическая продукция, которая будет использоваться в основной деятельности организации. Ее выдача ответственным должностным лицам учреждения может быть оформлена накладными без указания стоимости (в случае, если стоимость этой продукции на момент передачи не сформирована).

2. В рамках снабжения имуществом госучреждение получило материальные средства, которые в установленном порядке были выданы ответственным лицам и израсходованы на нужды учреждения еще до поступления информации об их стоимости. В данном случае для отражения перемещения и списания материальных средств также вполне обоснованно могут использоваться первичные документы, оформляемые с указанием только натуральных величин.

Среди обязательных реквизитов не упоминается печать организации. В то же время ее наличие на самостоятельно разработанной или унифицированной форме первичного документа конечно же не может рассматриваться в качестве нарушения (письмо Минфина России от 06.08.2015 N 03-01-10/45390). Более того, по сложившейся в настоящее время традиции документы, заверенные с помощью печати, вызывают у контрагентов больше доверия.

Порядок заполнения отдельных унифицированных форм прямо предусматривает требование о наличии оттиска печати. Соответственно, для таких форм отсутствие печати - это повод для признания документа недействительным.

Внимание

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку (п. 2.9 Положения N 105). Строгое соблюдение этого требования позволит свести к минимуму риски злоупотреблений, связанных с отражением в первичных документах недостоверных данных.

Согласно п. 8 Инструкции N 157н по общему правилу без подписи главного бухгалтера (уполномоченного им на то лица) не принимаются к бухгалтерскому учету:

1) денежные и расчетные документы;

2) документы, оформляющие финансовые вложения;

3) договоры займа, кредитные договоры.

В случаях разногласий между руководителем госучреждения и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные документы могут приниматься к исполнению и учету без подписи главного бухгалтера. Основанием для такого рода действий должностных лиц бухгалтерии может быть только письменное распоряжение руководителя госучреждения, в соответствии с которым он берет на себя ответственность за осуществление соответствующей операции.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии подписей руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться:

1) на бумажных носителях;

2) на машинных носителях в виде электронного документа (согласно Приложению N 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н данный способ является приоритетным - на бумажном носителе документы формируются только в случае отсутствия возможности хранения в электронном виде или в силу прямого требования правовых актов).

Документы, оформляемые на бумажных носителях, могут быть заполнены:

- вручную;

- с помощью компьютерной техники;

- смешанным способом (частично вручную, а частично с использованием компьютерной техники).

При заполнении первичного документа в смешанной форме существенно возрастает риск того, что в случае какого-либо разбирательства он будет рассматриваться в качестве документа, в который внесены исправления (в том числе и не теми лицами, которые его оформляли). Поэтому госучреждениям желательно минимизировать число первичных документов, оформляемых смешанным способом.

Оформлять первичные документы только в электронном виде (без применения бумажных носителей) госучреждение может в том случае, если они в установленном порядке будут заверены квалифицированной электронной подписью. Порядок использования электронной подписи при организации электронного документооборота определен Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Копии таких документов на бумажных носителях госучреждению необходимо будет изготавливать за свой счет:

- по письменному запросу других участников хозяйственных операций;

- по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Примечание

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). До принятия соответствующих федеральных стандартов организациям госсектора необходимо руководствоваться положениями Приложения N 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н, согласно которым первичные учетные документы составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью.

______________________________

*(1) Обоснованность применения такого подхода подтверждается разъяснениями специалистов финансового ведомства (см., например, письма Минфина России от 06.06.2014 N 02-06-05/27550, от 06.06.2014 N 02-06-10/27554).

*(2) Организация госсектора самостоятельно принимает решение о дате начала применения новых форм, утвержденных Приказом N 52н (см. письма Минфина России от 10.06.2015 N 02-07-07/33768, Федерального казначейства от 10.06.2015 N 07-04-05/02-374). Желательно, чтобы эта дата была согласована с вышестоящей организацией и утверждена локальным документом организации (учетной политикой).

*(3) Применяется в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее.

Тема

Бухгалтерские документы (для госсектора)

См. также

Кассовые и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций

Внесение исправлений в первичные учетные документы (для госсектора)

Использование копий первичных учетных документов (для госсектора)

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для госсектора)

Практические ситуации

Построить список