Энциклопедия решений. Формируем учетную политику для целей бухгалтерского учета (для госсектора)

Формируем учетную политику для целей бухгалтерского учета (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

Зачастую бухгалтеры относятся к формированию учетной политики как к неприятной, обременительной работе. Проблема нередко решается формально, путем:

- копирования учетной политики, разработанной в другом учреждении;

- использования так называемой "типовой" учетной политики.

Тем самым сотрудники бухгалтерской службы допускают серьезную ошибку - вместо инструмента, который на протяжении всего финансового года позволяет своевременно и качественно решать стоящие перед бухгалтерией задачи, учетная политика превращается в никому не нужный документ, составленный "для галочки".

Грамотно разработанная учетная политика (см. образец) позволяет максимально эффективно решать учетные задачи в условиях конкретной организации и, соответственно, не может основываться исключительно на типовых решениях.

В то же время существует достаточно широкий круг проблем, которые из года в год возникают в организациях госсектора, независимо от их типа и специфики деятельности. Если не разрешать подобные проблемы в рамках учетной политики, то соответствующие решения придется принимать уже непосредственно при возникновении того или иного факта хозяйственной жизни, а потом еще и обосновывать их в ходе проверочных мероприятий. Например, в представлении Счетной палаты РФ от 31.03.2016 N ПР 01-28/14-04 в качестве нарушение отмечено неотражение в учетной политике учреждения особенностей организации и ведения бухгалтерского учета по операциям по исполнению полномочий государственного заказчика по заключению и исполнению государственных контрактов.

Конечно, бухгалтеру затруднительно заранее предусмотреть все ситуации, с которыми он может столкнуться на практике. В данном разделе Энциклопедии решений будет представлен ряд материалов, которые могут послужить основой для формирования учетной политики по самым различным разделам учета - будут рассмотрены многие сугубо практические вопросы и ситуации, предложен один или несколько вариантов решения.

Итак. Какими обстоятельствами обусловлена необходимость разработки учетной политики?

N п/п	Проблема, подлежащая разрешению в рамках учетной политики	Примеры
1.	Нормативные правовые акты прямо предусматривают необходимость выбора варианта организации учета для отдельных ситуаций	1. Списание материальных запасов можно осуществлять по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. 2. Амортизация по объектам имущества казны может начисляться, а может и не начисляться
2.	Нормативные правовые акты содержат большое количество терминов и понятий, для которых не приводятся определения	1. "Конструктивно-сочлененный предмет". 2. "Вовлечение непроизведенных активов в экономический (хозяйственный) оборот". 3. "Доходы", "Расходы", "Активы"
3.	Нормативные правовые акты не содержат корреспонденции счетов для отражения многих фактов хозяйственной жизни, не определяют порядок порядок осуществления некоторых учетных процедур	1. Порядок (дата) признания отдельных видов доходов. 2. Перевод в состав основных средств объектов, ошибочно отраженных в учете как материальные запасы
4.	Нормативные правовые акты не содержат, да и не должны содержать ответы на многочисленные "технические" вопросы, возникающие на практике	1. Относятся ли скатерти и полотенца к мягкому инвентарю или к прочим материальным запасам? 2. Когда следует списывать пачку, содержащую десять таблеток: после использования первой таблетки, когда использована последняя таблетка или же следует вести учет таблеток поштучно?
5.	Отдельные положения учетной политики могут быть обусловлены особенностями программного обеспечения, используемого для автоматизации учета	Компьютерная программа автоматически "ведет учет" на забалансовом счете 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации" по ценам приобретения основных средств. В то же время согласно положениям п. 373 Инструкции N 157н*(1) учет по этому счету в общем случае должен вестись в условной оценке: 1 объект, 1 рубль, а иной способ должен быть прямо предусмотрен учетной политикой

Кроме того, необходимость разработки учетной политики зачастую обусловлена тем, что нормативные правовые акты содержат требования, не в полной мере соответствующие друг другу.

Продуманная учетная политика позволяет получить положительные результаты по различным направлениям:

N п/п	Положительный эффект	Примеры
1.	У бухгалтерской службы есть готовые решения по спорным вопросам. Учетная политика, утвержденная в установленном порядке - дополнительный аргумент в споре с проверяющими	Если непосредственно в учетной политике зафиксировать, что сумка для ноутбука учитывается в качестве принадлежности к ноутбуку, будет значительно проще возражать ревизору, требующему отразить сумку как самостоятельный объект основных средств
2.	У бухгалтера появляется возможность отстаивать свою позицию перед руководством организации с использованием конкретных инструментов, предусмотренных учетной политикой	В качестве приложения к учетной политике может быть утверждена форма Заявления о выдаче денежных средств под отчет, содержащая графу "Сумма задолженности по предыдущим авансам". Такое решение позволит исключить случаи, когда решение о выдаче аванса принимается руководителем без учета имеющейся у конкретного сотрудника задолженности
3.	Возможность предоставить новому сотруднику подробное описание внутренних учетных процедур. Более того, во многих случаях и "старыми" сотрудниками она может использоваться как готовый алгоритм работы. Положения учетной политики могут быть доведены до сотрудников бухгалтерии под роспись. Такой шаг поможет повысить персональную ответственность сотрудников бухгалтерии за нарушение требований учетной политики	Если учетной политикой будет установлено, что название медикаментов в учетных регистрах должно содержать торговое наименование, форму выпуска, фасовку, не придется "на пальцах" объяснять новому сотруднику, что необходимо "вносить в программу" "Циклоферон таб. 150 мг N 10", а не просто "Циклоферон"

Разработанная в госучреждении учетная политика не должна противоречить нормам действующего законодательства.

Пример

1. Учреждение определило в учетной политике, что на счете 03 "Бланки строгой отчетности" учитываются неоплаченные путевки.

Такое положение учетной политики недопустимо, поскольку противоречит п. 347 Инструкции N 157н, согласно которому для учета неоплаченных путевок должен использоваться забалансовый счет 08.

2. Учреждение определило в учетной политике, что на забалансовом счете 09 следует отражать в том числе и снятые с автомобиля запчасти, пригодные для дальнейшего использования.

Такое положение учетной политики недопустимо. Во-первых, оно противоречит положениям п. 349 Инструкции N 157н, согласно которому на счете 09 отражаются запчасти в течение периода их эксплуатации. Во-вторых, такое положение учетной политики приводит к тому, что материальные ценности, демонтированные с основного средства, не отражаются на счете учета материальных запасов.

Важно не только разработать учетную политику, но и обеспечить ее неукоснительное исполнение.

Неисполнение требований локального стандарта учета не менее серьезное нарушение, чем неисполнение положений федерального стандарта.

Пример

1. Учреждение определило в учетной политике, что учет расходных материалов к оргтехнике ведется по видам расходных материалов и видам (маркам) оборудования, для которого они предназначены.

Если в учете продолжают отражаться безымянные "картриджи" и "тонеры", то при проверке обоснованно может быть зафиксировано нарушение требований локального стандарта.

2. Учетной политикой учреждения было определено, что Журналы операций формируются с помощью компьютерной учетной программы помесячно не позднее 25 числа следующего месяца.

При проведении проверки было выявлено нарушение: по состоянию на 1 июня обнаружено, что не сформированы Журналы расчетов с подотчетными лицами и с поставщиками и подрядчиками за апрель.

И наконец, очень важно не перегружать учетную политику излишней информацией.

Так, не целесообразно фиксировать в учетной политике фамилии сотрудников, отвечающих за отдельные учетные операции, поскольку кадровый состав в течение года может меняться. Такие решения, как правило, оформляются отдельными распоряжениями руководителя учреждения или отдельными приложениями к приказу об учетной политике.

Не следует отражать в учетной политике числовые показатели, касающиеся расходования материальных запасов (нормы, сроки эксплуатации, даты перехода на зимнюю и летнюю нормы расхода топлива и т.п.). Такие показатели могут изменяться, поэтому более разумно утверждать их распоряжениями руководителя, а соответствующую ссылку фиксировать в учетной политике.

Не следует переписывать в учетную политику учреждения положения Инструкций Минфина России по вопросам ведения бухгалтерского учета. Для решения текущих вопросов учета такие действия бессмысленны и могут свидетельствовать о формальном подходе к формированию учетной политики. В то же время ссылки на отдельные нормы в учетной политике могут быть уместны в тех случаях, когда положения учетной политики развивают и детализируют положения действующего законодательства.

Структура учетной политики для целей бухгалтерского учета действующими нормативными правовыми актами не определена и, соответственно, должна быть разработана непосредственно в учреждении.

Внимание

Учетная политика может быть представлена в виде совокупности локальных нормативных актов, принятых в организации (письмо Минфина России от 17.08.2016 N 02-07-10/48198). В частности, учетная политика для целей налогообложения может быть оформлена в виде отдельного положения и утверждена отдельным приказом руководителя госучреждения (п. 2 ст. 11, ст. 313 НК РФ).

Как правило, структура учетной политики (см. образец) для целей бухгалтерского учета выглядит следующим образом.

1. Общий (вводный) раздел

В данном разделе приводится перечень нормативных правовых актов, регламентирующих вопросы ведения бухгалтерского учета, а также описываются:

- технология обработки учетной информации (в том числе с использованием специальных программных продуктов);

- правила оформления, утверждения и регистрации первичных документов;

- порядок формирования документов на бумажных носителях и иные аналогичные организационные решения.

2. Правила ведения бухгалтерского учета (методический раздел)

В этом разделе описываются способы и методы ведения бухгалтерского учета, применяемые в учреждении, приводятся особенности организации и ведения учета, обусловленные отраслевой принадлежностью учреждения, спецификой его деятельности.

Вся информация данного раздела может быть сгруппирована по отдельным подразделам, например, с использованием структуры Единого плана счетов бухгалтерского учета. В то же время на практике встречается и иной подход: порядок отражения в учете отдельных объектов учета и (или) ситуаций описывается без выделения подразделов в соответствии с планом счетов.

3. Отдельные организационные вопросы могут быть описаны в отдельных разделах учетной политики

Например:

- порядок организации и осуществления внутреннего финансового контроля (см. образец);

- порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств (см. образец).

4. Приложения

В частности:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета;

- график документооборота;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, для оформления которых не предусмотрены унифицированные формы первичных учетных документов (см. образец).

Примечание

Качественно разработанный график документооборота поможет организации госсектора:

- систематизировать разрозненную информацию о перечне первичных учетных документов (иных документов), обрабатываемых в учреждении, сроках их оформления и хранения, ответственных должностных лицах (подразделениях);

- оптимизировать учетные процедуры;

- определить оптимальное число исполнителей для обработки каждого первичного документа;

- контролировать движение документа и работу должностных лиц учреждения.

По каждому должностному лицу (структурному подразделению) может составляться Выписка из графика документооборота, в которой приводится перечень документов, за составление (проверку, обработку, передачу в архив) которых отвечает это конкретное должностное лицо (конкретное структурное подразделение). Выписки из графика документооборота доводятся под роспись до каждого исполнителя. Подобное организационное решение:

- делает структуру документооборота прозрачной для всех заинтересованных сотрудников организации;

- повышает персональную ответственность каждого исполнителя.

______________________________

*(1) Здесь и далее приводится сокращенное наименование Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н - Инструкция N 157н

Тема

Учетная политика (для госсектора)

См. также

Установление критериев существенности в учетной политике (для госсектора)

Формы документов

Приказ об утверждении учетной политики для целей бухгалтерского учета

Учетная политика для целей бухгалтерского учета