Энциклопедия решений. Документальное оформление операций с имуществом, учитываемым на счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" (для госсектора)

Документальное оформление операций с имуществом, учитываемым на счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

Действующие нормативные правовые акты не устанавливают детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07. Соответственно, организация госсектора должна самостоятельно разработать такой порядок, предусмотрев соответствующие положения в локальном стандарте учета (учетной политике, см. образец) (письмо Минфина России от 04.10.2013 N 02-05-10/41316).

Внимание

При выборе (разработке) форм документов, с помощью которых будут оформляться операции по поступлению материальных ценностей на счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" и их списанию с этого счета, необходимо учитывать требования гражданского и налогового законодательства, а также законодательства об уплате страховых взносов.

Формы первичных учетных документов, принимаемых к учету организацией госсектора (в том числе разрабатываемые самой организацией или его контрагентами), должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (данное требование также "продублировано" в п. 7 Инструкции N 157н).

Оприходование материальных ценностей на забалансовый счет 07 может осуществляться на основании:

Вид документа	В каких случаях применяется
Товарно-сопроводительные документы, в частности: - товарные накладные; - транспортные накладные; - товарно-транспортные накладные; - товарные и кассовые чеки, прилагаемые к Авансовым отчетам	При приобретении материальных ценностей
Документы, разработанные передающей стороной, содержащие обязательные реквизиты, в частности: - накладные, разработанные на основе Накладной на отпуск (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205); - двусторонние Акты приема-передачи	При безвозмездном получении материальных ценностей

Внутреннее перемещение материальных ценностей, учитываемых на счете 07, может оформляться Требованиями-накладными (ф. 0504204), Накладными на внутреннее перемещение объекта нефинансовых активов (ф. 0504102) или иными накладными, разработанными организацией госсектора самостоятельно на основе данных форм.

Выбытие переходящих наград (в том числе знамен, кубков) может оформляться двусторонним Актом приема-передачи, содержащим все обязательные реквизиты.

Списание же объектов, приобретаемых в целях награждения (дарения), может осуществляться на основании документов, при разработке которых за основу берутся следующие унифицированные формы:

- Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);

- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Учетной политикой может быть предусмотрен, например, такой порядок применения этих документов:

Вид ценностей, учитываемых на счете 07	Лица, получающие ценности
Документ, разработанный на основе Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230)
Почетные грамоты (дипломы и т.п.)	Сотрудники учреждения Физические лица, не состоящие с учреждением в трудовых отношениях
Ценные подарки (сувениры и т.п.)	Физические лица, не состоящие с учреждением в трудовых отношениях Если выполняются оба условия: 1) общая стоимость подарков, врученных конкретному физическому лицу в течение календарного года, не будет превышать 4 000 рублей*(1); 2) стоимость вручаемого в рамках одного мероприятия подарка (подарков) не превышает 3 000 рублей
Документ, разработанный на основе Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)
Ценные подарки (сувениры и т.п.)	Сотрудники учреждения
	Физические лица, не состоящие с учреждением в трудовых отношениях Если выполняется хотя бы одно условие: 1) есть вероятность, что общая стоимость материальных ценностей, врученных конкретному физическому лицу в течение календарного года, превысит 4 000 рублей*(1); 2) стоимость вручаемого в рамках одного мероприятия подарка (подарков) превышает 3 000 рублей

Примечание

В рамках мероприятий по организации внутреннего контроля субъекту учета желательно

- предусмотреть механизмы для подтверждения целевого и эффективного расходования средств в рамках проводимых мероприятий;

- минимизировать риски злоупотреблений со стороны должностных лиц, организующих эти мероприятия*(2).

Например, в соответствующем локальном правовом акте (приложении к учетной политике) может быть предусмотрен детальный порядок документального оформления подтверждения факта вручения призов (наград) и степень ответственности членов комиссии, ответственной за списание (вручение) призов (наград).

Учетной политикой организации госсектора также может быть установлен перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенного списания ценных подарков, сувениров, почетных грамот, дипломов и т.п. (письмо Минфина России от 04.10.2013 N 02-05-10/41316). Такими документами могут быть, в частности: приказ на проведение мероприятия, план мероприятия, утвержденный конкурсной комиссией протокол с приложением списка победителей, которым были вручены призы.

Остановимся подробнее на тех нормах действующего законодательства, которые предопределяют приведенный выше порядок документального оформления списания материальных ценностей, учитываемых на забалансовом счете 07.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).

Поэтому по общему правилу стоимость подарка, безвозмездно полученного сотрудником учреждения или физическим лицом, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях, признается его доходом и облагается НДФЛ.

При вручении грамоты (диплома и т.п.) дохода или материальной выгоды у награждаемых, по нашему мнению, не возникает. Следовательно, вручать грамоты (дипломы и т.п.) можно, не собирая подписи награждаемых, - списание может быть оформлено документом, разработанным на основе Акта (ф. 0504230) (с обязательным приложением документов, послуживших основанием для награждения).

На основании п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций, не превышающая 4 000 рублей за налоговый период (год), не подлежит обложению НДФЛ. То есть учреждение обязано исчислить НДФЛ только со стоимости подарков, превышающей 4 000 руб. за год (на каждого одаряемого) (см., например, письмо Минфина России от 31.10.2016 N 03-04-06/64102).

Внимание

Согласно п. 33 ст. 217 НК РФ в части, не превышающей 10 000 рублей за налоговый период (год), не подлежат обложению НДФЛ помощь (в денежной и натуральной формах), а также подарки, которые получены за счет бюджетных средств и средств иных лиц:

- ветеранами, инвалидами, тружениками тыла Великой Отечественной войны;

- вдовами военнослужащих, погибших в период войны с Финляндией, Великой Отечественной войны, войны с Японией;

- вдовами умерших инвалидов Великой Отечественной войны;

- бывшими узниками нацистских концлагерей, тюрем и гетто;

- бывшими военнопленными во время Великой Отечественной войны, несовершеннолетними узниками концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны.

Со стоимости подарков для этих категорий физических лиц, превышающей 10 000 руб., организация обязана исчислить и удержать НДФЛ. Исключение составляет помощь, оказываемая за счет средств иностранных государств.

Если же помощь (подарки) осуществляется и за счет средств организации госсектора, и за счет бюджетных средств, то суммы помощи (подарков) освобождаются от обложения НДФЛ по каждому отдельному основанию, предусмотренному п.п. 28 и 33 ст. 217 НК РФ (письмо Минфина России от 14.12.2016 N 03-04-09/74842).

Таким образом, если есть уверенность, что стоимость вручаемых материальных ценностей не превысит 4 000 рублей (10 000 рублей для лиц, перечисленных в п. 33 ст. 217 НК РФ) за календарный год, то можно не собирать подписи награждаемых (одаряемых) - выдача подарков может быть оформлена документом, разработанным на основе Акта (ф. 0504230).

Если же есть вероятность, что стоимость подарков окажется выше, то выдавать ценные подарки (сувениры) необходимо под роспись, оформляя документ, разработанный на основе Ведомости (ф. 0504210).

Если стоимость подарков не превышает 4 000 рублей (10 000 рублей для лиц, перечисленных в п. 33 ст. 217 НК РФ), организация госсектора не признается налоговым агентом и не обязана представлять в налоговый орган сведения о полученных от него физическими лицами доходах (ст.ст. 226, 230 НК РФ, письмо Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155).

Из буквального прочтения п. 1 ст. 230 НК РФ следует, что учет доходов, налоговых вычетов, исчисленных и удержанных сумм НДФЛ обязаны вести только налоговые агенты. В то же время, учитывая рекомендации специалистов финансового ведомства, должностные лица учреждения могут принять решение об учете доходов в виде стоимости подарков по всем физическим лицам, независимо от стоимости подарков и наличия (отсутствия) трудовых отношений с одаряемым (см., например, письма Минфина России от 20.01.2017 N 03-04-06/2650, от 08.05.2013 N 03-04-06/16327, от 02.03.2012 N 03-04-06/9-54, от 07.02.2011 N 03-04-06/6-18, ФНС России от 02.07.2015 N БС-4-11/11559@).

Внимание

По мнению специалистов финансового ведомства, списание с учета подарков, врученных в рамках протокольных и торжественных мероприятий, может осуществляться по факту их вручения на основании Акта вручения, форма которого должна быть предусмотрена учетной политикой (письмо Минфина России от 22.07.2015 N 02-06-10/42173). При этом лица, получившие подарки в ходе подобных мероприятий, могут не подписывать документы о вручении. Применять данную рекомендацию желательно в том случае, если это не будет препятствовать организации налогового учета по НДФЛ, а ведению учета по страховым взносам.

В ряде случаев организации госсектора необходимо (желательно) оформить договор дарения в письменной форме.

Во-первых, согласно п. 2 ст. 574 ГК РФ договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме в случае, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 рублей.

При этом условие об оформлении договора в письменной форме можно считать соблюденным, если подарки вручаются на основании письменного приказа (распоряжения) под роспись в Ведомости (ином документе).

Во-вторых, если подарок передается сотруднику учреждения по договору дарения, заключенному в письменной форме, то независимо от стоимости подарка объекта обложения страховыми взносами в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ не возникает, так как его вручение происходит вне рамок трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ; ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ*(3); п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ; письмо Минтруда России от 22.09.2015 N 17-3/В-473, письмо Минфина России от 20.01.2017 N 03-15-06/2437). Если же договор дарения не заключен, то вручение подарков сотрудникам чревато претензиями контролирующих органов по начислению страховых взносов (см. письма Минздравсоцразвития России от 12.08.2010 N 2622-19, от 06.08.2010 N 2538-19).

Учитывая приведенные выше обстоятельства, мы рекомендуем заключать договор дарения в письменной форме, если подарок вручается сотруднику учреждения (независимо от стоимости подарка). При этом желательно оформлять договор дарения в виде отдельного документа.

Примечание

Передача подарков работникам или иным физическим лицам рассматривается в целях налогообложения как безвозмездная передача товаров, влекущая за собой начисление НДС (п. 1 ст. 39, пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Физические лица не являются налогоплательщиками НДС и, соответственно, этот налог к вычету не принимают. Поэтому при безвозмездной реализации товаров физическим лицам счета-фактуры по указанным операциям в адрес каждого физического лица возможно не выставлять. Для отражения этих операций в книге продаж следует составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) данные по указанным операциям. В случае составления счета-фактуры на все операции по безвозмездной реализации подарков физическим лицам его возможно выписывать в одном экземпляре для учета операций по итогам налогового периода. Такая рекомендация дана в письме Минфина России от 08.02.2016 N 03-07-09/6171.

______________________________

*(1) Если речь идет о вручении ценных подарков (сувениров) лицам, указанным в п. 33 ст. 217 НК РФ, применяется предельная стоимость подарков, равная 10 000 рублей.

*(2) С этой целью желательно ознакомиться с судебной практикой по данному вопросу. См., например:

- приговор Геленджикского городского суда Краснодарского края от 29.10.2014 по делу N 1-356/14;

- приговор Купинского районного суда Новосибирской области от 15.10.2014 по делу N 1-194/2014.

*(3) С 1 января 2017 года отношения, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов на обязательные пенсионное страхование, социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, медицинское страхование, а также отношения, возникающие в процессе осуществления контроля за исчислением и уплатой (перечислением) страховых взносов и привлечения к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах, регулируются главой 34 НК РФ "Страховые взносы". С этой даты Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ утрачивает силу.

Тема

Счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" (для госсектора)

См. также

Бухгалтерские документы (для госсектора)

Первичные документы по учету материальных запасов (для госсектора)

Договор дарения

Формы документов

Акт выдачи почетных грамот (дипломов)

Ведомость выдачи сувениров (подарков)

Пример заполнения Требования-накладной (ф. 0504204)

Еще...

Практические ситуации

Построить список