Энциклопедия решений. Учет расчетов по загранкомандировкам при выдаче аванса в российских рублях (для госсектора)

Учет расчетов по загранкомандировкам при выдаче аванса в российских рублях (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения

Порядок отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов в случае, если средства на командировочные расходы выдаются работнику через кассу (перечисляются на банковскую карту) в рублях, нормативно не определен. Дело в том, что по общему правилу денежные средства под отчет на загранкомандировку предполагается выдавать в иностранной валюте (п. 16 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, телеграмма Минфина России от 10.12.2013 N 02-06-007/54200). Но не всегда у учреждения есть возможность выдать (перечислить на банковскую карту) денежные средства в иностранной валюте. Суточные могут быть выплачены и в российских рублях в порядке, установленном локальным документом учреждения (см., например, Апелляционное определение СК по гражданским делам Архангельского областного суда от 26.11.2015 по делу N 33-6109/2015). В этом случае мы рекомендуем утвердить в учетной политике учреждения свой вариант учета командировочных расходов и расчетов с работниками по загранкомандировкам с учетом общих требований по учету обязательств, выраженных в иностранной валюте, определенных Инструкцией N 157н. Локальный документ (стандарт учета) учреждения будет являться обоснованием законности сумм возмещения командировочных расходов, выплачиваемых в рублях, когда нормы установлены в иностранной валюте.

Примечание

Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в загранкомандировку, может превышать размеры суточных, освобождаемых от налогообложения НДФЛ (не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, абзац двенадцатый п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, суточные, выплаченные сверх этих лимитов, включаются в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ в общем порядке (см. также письма Минфина России от 05.07.2016 N 03-04-06/39129, от 06.03.2013 N 03-04-06/6713, от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368).

Дата фактического получения дохода в виде сверхнормативных суточных с 1 января 2016 года на основании пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (см. письма Минфина России от 09.02.2016 N 03-04-06/6531, от 21.01.2016 N 03-04-06/2002)*(1).

Кроме того, суммы суточных, выплачиваемые сверх 2 500 рублей за каждый день нахождения в загранкомандировке, подлежат обложению страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина России от 17.03.2017 N 03-04-09/15532).

Подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который наличные деньги выдавались под отчет, или со дня выхода на работу (службу), обязано представить Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции N 157н, п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Основываясь на нормах п.п. 213, 215 Инструкции N 157н, можно сделать вывод: при выплате работнику аванса на загранкомандировку в рублях у учреждения нет оснований для пересчета этой суммы в иностранную валюту на дату выдачи денежных средств. Следовательно, курсовые разницы в этом случае не образуются (письмо Минфина России от 09.02.2016 N 03-04-06/6531).

При получении аванса на командировочные расходы в рублях работник самостоятельно приобретает иностранную валюту. Желательно, чтобы расходы на приобретение валюты подтверждались документом, содержащим информацию о сумме и курсе обмена. Однако не всегда работник может представить такой документ. Поэтому принимать решение о порядке отражения в учете операций, связанных с зарубежной командировкой, следует исходя из конкретных обстоятельств, учитывая, что по смыслу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан компенсировать работнику его фактические расходы, а именно: сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты в соответствии с авансовым отчетом.

В зависимости от отсутствия или наличия у работника документа, подтверждающего приобретение иностранной валюты, учреждением может быть принято решение отражать в учете командировочные расходы (в т.ч. выдавать перерасход, принимать остаток подотчетной суммы):

- по курсу иностранной валюты, установленному ЦБ РФ на дату совершения операции, т. е. на дату утверждения авансового отчета (см., в частности, п. 216 Инструкции N 157н);

- по курсу иностранной валюты, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм;

- по иному курсу (например, по документально подтвержденному курсу обмена работником денежных средств, полученных в рублях, на иностранную валюту).

К примеру, в письмах Минфина России от 03.09.2015 N 03-03-07/50836, от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059 по вопросу пересчета сумм в иностранной валюте для целей исчисления налога на прибыль при признании расходов на зарубежные командировки указано, что командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. В ситуации, когда работник не может подтвердить курс обмена (не представляет справку об обмене), со ссылкой на п. 10 ст. 272 НК РФ финансовое ведомство приходит к выводу, что пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм.

История вопроса

Ранее Минфин России и ФНС России придерживались иной позиции по вопросу пересчета суммы командировочных расходов для целей налогообложения прибыли, если командированный работник не мог подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену. В письме Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 приведено разъяснение, что в случае, если командированный работник не может подтвердить курс обмена справкой о покупке валюты, сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы документально подтвержденных расходов в иностранной валюте по курсу ЦБ РФ на дату признания расходов согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, то есть на дату утверждения авансового отчета (см. также письма Минфина России от 06.06.2011 N 03-03-06/1/324, ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408).

Если при направлении работника в зарубежную командировку учреждение перечисляет на его банковскую карту денежные средства в рублях, то расходы на проживание следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам по обменному курсу, установленному банком на дату списания денежных средств. При этом датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318, от 17.07.2015 N 03-03-06/41128, от 10.07.2015 N 03-03-06/39749).

Внимание

Приведенные разъяснения Минфина России не являются основанием для внесения изменений в порядок расчета с подотчетными лицами, установленный локальным документом организации госсектора.

Во-первых, эти письма, как и другие письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения налогового законодательства, не содержат правовых норм и не являются обязательными к применению (письма Минфина России от 07.08.2007 N 03-02-07/2-138, от 07.11.2013 N 03-01-13/01/47571, ст. 4 НК РФ).

Во-вторых, эти разъяснения даны для целей налогообложения и ни в коей мере не касаются порядка бухгалтерского учета в организациях госсектора, который в настоящее время регулируется прежде всего бюджетным законодательством, Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Инструкцией N 157н. Также эти письма не устанавливают порядок определения размера выплат командированным сотрудникам, осуществляемых за счет бюджетных средств. Поэтому применение иного порядка расчета (пересчета) расходов на загранкомандировку, отличного от рекомендованных финансовым ведомством для целей налогообложения прибыли, не может быть квалифицировано в качестве финансового нарушения в ходе контрольных мероприятий.

Вместе с тем указанные разъяснения могут быть приняты во внимание при разработке (внесении изменений) в локальные документы (стандарты) организации госсектора (учетная политика, положение о командировках и т.п.) наряду с рекомендациями (иными документами) вышестоящей организации и контролирующих органов.

___________________________

*(1) Ранее датой получения дохода признавали дату авансового отчета и именно в этот момент следовало удерживать НДФЛ и производить пересчет сумм дохода в иностранной валюте в рубли (п. 5 ст. 210 НК РФ, см. также письма Минфина России от 24.04.2015 N 03-04-08/23689, ФНС России от 07.04.2015 N БС-4-11/5737).

Тема

Учет расчетов по загранкомандировкам (для госсектора)

См. также

Пример. Учет расчетов по загранкомандировке при выдаче аванса в российских рублях (для госсектора)

Учет расчетов по загранкомандировкам в госучреждении при выдаче аванса в иностранной валюте

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для госсектора)

Валютные операции (для госсектора)

Купля-продажа иностранной валюты

Положительная курсовая разница от переоценки валютных ценностей, требований и обязательств в целях налогообложения прибыли

Зарубежная командировка

Гарантии при направлении в служебную командировку

Налогообложение при командировках

Формы документов

Пример заполнения Авансового отчета (ф. 0504505)

Практические ситуации

Построить список