Энциклопедия решений. Создание и использование учреждением резервов на оплату отпусков (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Резерв на оплату отпусков (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

Обязанность работодателя предоставлять работникам ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка определена ст. 114, ст. 122 ТК РФ. Право на оплачиваемый отпуск возникает по мере того как работник работает, поэтому расходы в виде "отпускных" есть не что иное, как обязательство работодателя перед работником, установленное законодательством. Следовательно, для корректного формирования себестоимости и равномерного отнесения расходов на финансовый результат, а также отражения в отчетности отложенных обязательств возникает необходимость создания резерва на оплату отпусков и соответствующих взносов на обязательное страхование (письмо Минфина России от 01.07.2016 N 02-07-05/38558).

При определении величины резерва (оценочного значения), связанного с выплатой "отпускных", необходимо учитывать такие обстоятельства как утвержденный график отпусков, различия в условиях оплаты труда и дней отпуска отдельных категорий работников, необходимость уплаты страховых взносов в связи с предоставлением работникам оплачиваемых отпусков. Обязательство возникает в момент, когда у работника появляется право на отпуск в будущем, то есть, по сути, за каждый отработанный расчетный период. Поэтому порядок определения величины отложенного обязательства зависит от момента его признания в бухгалтерском учете. Признание оценочного обязательства по отпускам может осуществляться по итогам месяца, квартала. Момент признания, как и порядок формирования резервов в целом, должен быть определен учетной политикой. При этом формирование резервов на оплату отпусков следует производить независимо от источника финобеспечения выплат, подлежащих учету при исчислении среднего заработка (письма Минфина России от 02.09.2015 N 02-07-05/50540, от 14.01.2016 N 02-07-10/604). Рассчитывать резерв можно по каждому сотруднику, по категориям персонала, по структурным подразделениям или в целом по учреждению (см. Приложение 3 к письму Минфина России от 20.05.2015 N 02-07-07/28998).

Оплата очередного отпуска производится из расчета среднего заработка в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Величина оценочного обязательства, рассчитанная по каждому работнику, равна произведению его среднего дневного заработка на количество неиспользованных дней отпуска (п. 1.1 Приложения 3 к письму Минфина России от 20.05.2015 N 02-07-07/28998). Именно эта величина потребуется, если на отчетную дату придётся выполнить обязательство по оплате отпускных. Несмотря на то, что такой метод определения отложенного обязательства обеспечивает наибольшую достоверность, расчет на каждую отчетную дату по каждому работнику предполагает значительную трудоемкость, что при большой численности может быть затруднительно, если процесс не автоматизирован.

При большой численности работников или если разница между начислениями отдельным категориям работников несущественна возможен, например, вариант расчета исходя из общего фонда оплаты труда за 12 месяцев. Тогда величину оценочного обязательства на предстоящую оплату отпусков можно определить следующим образом:

Вариант 1:

= ФОТ / (12 х 29,3 х Ч) х N,

где:

- резерв в части средств на предстоящую оплату отпусков;

ФОТ - общая сумма оплаты труда за предшествующие 12 месяцев;

Ч - среднесписочная численность сотрудников;

N - общее количество причитающихся дней отпуска сотрудников (такая информация может быть предоставлена кадровой службой).

Вариант 2:

= СрЗ х ,

где:

- резерв в части средств на предстоящую оплату отпусков;

СрЗ - средний дневной заработок для расчета резерва;

- количество дней отпуска всем работникам на отчетную дату, отраженное в сведениях кадровой службы.

При этом средний дневной заработок для расчета резерва определяется по формуле:

СрЗ = / ,

где

- сумма среднего заработка за отпуск, начисленная по всем работникам за год (например, при начислении резерва на 31 марта 2015 г. - за период с 1 апреля 2014 г. по 31 марта 2015 г.);

- количество оплаченных дней отпуска всем работникам за год.

Одним из наиболее простых вариантов расчета резерва будет определение среднего заработка исходя из фактически начисленного ФОТ за месяц и количества календарных дней в нём, умноженного на количество причитающихся дней отпуска за отработанный месяц. Например, при определении оценочного обязательства по отпускам за декабрь 2014 года формула будет следующей:

= ФОТ / 31 день х n,

где:

n - число причитающихся дней отпуска за отработанный месяц.

Учитывая, что резерв (оценочное обязательство) признается в предполагаемой оценке, учреждение вправе разработать наиболее удобный для него алгоритм расчета с учетом особенностей своей структуры.

Внимание

Величина резерва должна быть увеличена на сумму платежей на обязательное социальное страхование (см. также Приложение 3 к письму Минфина России от 07.04.2015 N 02-07-07/19450). Резерв в части платежей на обязательное социальное страхование может быть рассчитан исходя из суммы, резервируемой на непосредственную оплату отпусков, а также действующих тарифов страховых взносов (п. 2 Приложения 3 к письму Минфина России от 20.05.2015 N 02-07-07/28998).

Пример

В учреждении в соответствии с учетной политикой резерв на оплату отпусков формируется исходя из среднего дневного заработка, рассчитанного из фактически начисленной за месяц заработной платы и количества календарных дней в этом месяце, умноженного на количество причитающихся дней отпуска за отработанный месяц по каждому работнику. Например, Новикову П.И. начислена заработная плата за декабрь в сумме 25 000 рублей. Месяц отработан работником полностью, продолжительность отпуска составляет 28 дней. Определяем величину оценочного обязательства, подлежащую отчислению в резерв:

(25 000 / 31) x (28 / 12) = 1 882 руб.;

Общая сумма (условно) для формирования резерва отпусков сотрудников производственного отдела учреждения в декабре составит 126 400 руб.; в январе - 109 300 руб.; в феврале - 112 800 руб.

В феврале трем работникам производственного отдела предоставлен очередной отпуск, общая сумма "отпускных" составила 74 380 рублей.

В бухгалтерском учете подлежат отражению следующие корреспонденции*(1):

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Декабрь 2015 года
КРБ 1 109 60 211	КРБ 1 401 60 211	4 109 00 211	4 401 60 211	126 400,00	Начислен резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время в декабре 2015 года
КРБ 1 501 93 211	КРБ 1 502 99 211	4 506 90 211	4 502 99 211	126 400,00	Принято отложенное обязательство по оплате отпусков в сумме начисленного резерва
Январь 2016 года
КРБ 1 501 13 211	КРБ 1 502 11 211	0 506 10 211	0 502 11 211	1 000 000,00	Приняты обязательства по выплате заработной платы в объеме утвержденных плановых назначений по расходам *(2)
КРБ 1 109 60 211	КРБ 1 401 60 211	4 109 00 211	4 401 60 211	109 300,00	Начислен резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время в январе 2016 года
КРБ 1 501 93 211	КРБ 1 502 99 211	4 506 90 211	4 502 99 211	109 300,00	Принято отложенное обязательство по оплате отпусков в сумме начисленного резерва
Февраль 2016 года
КРБ 1 109 60 211	КРБ 1 401 60 211	4 109 00 211	4 401 60 211	112 800,00	Начислен резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время в феврале 2016 года
КРБ 1 501 93 211	КРБ 1 502 99 211	4 506 90 211	4 502 99 211	112 800,00	Принято отложенное обязательство по оплате отпусков в сумме начисленного резерва
КРБ 1 401 60 211	КРБ 1 302 11 730	4 401 60 211	4 302 11 730 (4 302 11 000)	74 380,00	За счет резерва начислены "отпускные" из расчета среднего заработка
КРБ 1 502 99 211	КРБ 1 502 11 211	4 502 99 211	4 502 11 211	74 380,00	Принято обязательство по оплате отпусков
КРБ 1 502 11 211	КРБ 1 502 12 211	4 502 11 211	4 502 12 211	74 380,00	Принято денежное обязательство
КРБ 1 501 13 211	КРБ 1 502 11 211	4 506 10 211	4 502 11 211	74 380,00	Способом "Красное сторно" откорректирована сумма принятых обязательств *(3)
КРБ 1 501 13 211	КРБ 1 501 93 211	4 506 10 211	4 506 90 211	74 380,00	Скорректирована величина отложенных обязательств *(4)

______________________________

*(1) В примере не рассматриваются корреспонденции по начислению взносов на обязательное социальное страхование.

*(2) Смотрите, в частности, пп. "б" п. 1 и п. 3 письма Минфина России от 21.01.2013 N 02-06-07/155.

*(3) Смотрите, в частности, п. 1.2.3 письма Минфина России и Федерального казначейства07.04.2017 NN 02-07-07/21798, 07-04-05/02-308.

*(4) В настоящее время положениями Инструкций NN 174н и 183н не урегулирован порядок корректировки суммы отложенных обязательств при принятии обязательств за счет сумм ранее сформированных резервов. Необходимая корреспонденция может быть предусмотрена учетной политикой.

Тема

Резервы предстоящих расходов. Счет 401 60 (для госсектора)

См. также

Резерв под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы (для госсектора)

Практические ситуации

Построить список