Энциклопедия решений. Как организовать и провести инвентаризацию (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Как организовать и провести инвентаризацию (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов:

1. Подготовительный: определяются даты проведения и перечень объектов инвентаризуемого имущества, издается приказ о проведении инвентаризации и вручается членам инвентаризационной комиссии; организуется получение расписок от материально ответственных лиц.

2. Ревизия: происходит взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с учетными данными, подготовленными бухгалтерией на основании первичных учетных документов. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На данном этапе учетные данные приводятся в соответствие с результатами инвентаризации.

Рассмотрим подробнее, какие действия надо выполнить, чтобы не допустить ошибок в ходе подготовки и проведении инвентаризации:

Шаг 1. Проверка учетной политики

Порядок инвентаризации должен быть установлен учетной политикой организации госсектора (в виде раздела учетной политики либо приложения к ней). Это требование установлено в ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п.п. 6, 20 Инструкции N 157н (см. письмо Минфина России от 15.07.2014 N 02-06-10/34544). Локальным документом организации определяются случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных случаях (см. письма Минфина России от 13.01.2015 N 02-06-10/70, от 30.12.2013 N 02-06-010/58448).

Внимание

Перечень случаев, при наступлении которых проведение инвентаризации является обязательным, установлен п. 20 Инструкции N 157н.

При разработке порядка проведения инвентаризации можно использовать положения Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания N 49), в части, не противоречащей требованиям Закона N 402-ФЗ и Инструкции N 157н (см. также письма Минфина России от 27.11.2015 N 02-06-10/69491, от 30.04.2015 N 02-07-10/25594).

Примечание

Порядок проведения инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней регулируется Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 28.09.2000 N 731, а также Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 09.12.2016 N 231н.

Шаг 2. Издание приказа об инвентаризации

До начала инвентаризации руководитель организации госсектора издает приказ, в котором указывает (п.п. 2.2, 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации):

- должности и Ф.И.О. председателя и членов инвентаризационной комиссии (если персональный состав постоянной инвентаризационной комиссии не установлен в учетной политике;

- причину проведения инвентаризации;

- срок, в течение которого надо провести инвентаризацию (дата начала и окончания проведения инвентаризации);

- перечень объектов учета, подлежащих инвентаризации.

В приказе о проведении инвентаризации, при необходимости, нужно указать сотрудников, в сейфе у которых будут храниться инвентаризационные описи (например, главный бухгалтер, кассир, или руководитель). Также в приказе следует указать срок сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

Внимание

Приказ оформляется по форме N ИНВ-22, которую можно дополнить необходимыми реквизитами, или по форме, разработанной организацией госсектора. Он должен быть зарегистрирован в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (например, форма N ИНВ-23 или разработанная организацией). Председатель и члены инвентаризационной комиссии в обязательном порядке ставят подписи в журнале, подтверждающие их ознакомление с приказом.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники учреждения. Желательно, чтобы среди них были работники бухгалтерии и технические специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств учреждения. Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии необходимо включать представителей службы внутреннего контроля организации госсектора.

В комиссию кроме председателя должно входить минимум два человека. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2.2 Методических указаний N 49).

При отсутствии хотя бы одного из членов комиссии результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными (п. 2.2 Методических указаний N 49).

Пример

Как быть, если член инвентаризационной комиссии отсутствует (например, из-за болезни, отпуска или командировки)?

Вопрос может быть решен в зависимости от продолжительности отсутствия члена комиссии:

1. На время отсутствия одного из членов комиссии инвентаризацию нужно приостановить.

2. Отсутствующего члена комиссии можно заменить другим лицом на основании приказа руководителя.

Материально ответственные лица не могут быть членами инвентаризационной комиссии, но они обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.

Что делать, если по каким-либо причинам участие материально ответственного лица в проведении обязательной инвентаризации может оказаться невозможным?

Инвентаризация может быть проведена соответствующей комиссией без участия материально ответственного лица в порядке, установленном руководителем организации, так как в противном случае нормальная хозяйственная деятельность организации госсектора может быть приостановлена, или будет нарушено требование законодательства РФ об обязательном проведении инвентаризации.

Пример

Если присутствие материально ответственного лица при инвентаризации невозможно в силу каких-либо объективных причин, то руководителю в первую очередь следует издать приказ о проведении такой инвентаризации без участия этого лица. Вместе с тем материально ответственному лицу необходимо в письменной форме предложить присутствовать при проведении инвентаризации. Если работник откажется или не может участвовать в инвентаризации, то в инвентаризационных актах (описях) необходимо сделать отметку о причинах отсутствия работника и заверить ее подписями членов инвентаризационной комиссии.

К проведению инвентаризации в этом случае также можно привлечь свидетелей, не являющихся членами инвентаризационной комиссии, которые впоследствии своими подписями могут подтвердить проведение инвентаризации и факты, выявленные при ее проведении.

В случае смены материально ответственного лица можно предусмотреть участие в инвентаризации нового материально ответственного лица, так как при проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в его получении (п. 2.10 Методических указаний N 49).

Шаг 3. Подготовка плана инвентаризации

Председатель инвентаризационной комиссии перед началом инвентаризации подготавливает план работы, проводит инструктаж с членами комиссии и знакомит их с нормативными правовыми актами по проведению инвентаризации, с материалами предыдущих инвентаризаций, ревизий и проверок.

Шаг 4. Документальное подтверждение остатков на начало инвентаризации

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и (или) отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)". На этом основании бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний N 49).

С материально ответственных лиц члены инвентаризационной комиссии обязаны взять расписки в инвентарных описях по формам NN 0504081, 0504086, 0504087, 0504088*(1) в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Ценности, которые поступят или будут отпущены во время инвентаризации, следует заносить в отдельные описи.

Шаг 5. Проведение проверки

В ходе инвентаризации фактические остатки имущества организации сверяются с данными, отраженными в бухгалтерском учете. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Примечание

Инвентаризации также подлежит:

- правильность отражения в бухгалтерском учете расчетов с покупателями, поставщиками, кредиторами и дебиторами, а также формирование различных резервов;

- имущество, не принадлежащее учреждению, но числящееся в бухгалтерском учете, прежде всего на забалансовых счетах (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки или в безвозмездное пользование);

- имущество, не учтенное по каким-либо причинам, но находящееся на момент инвентаризации на территории, подконтрольной учреждению.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Фактическое наличие находящегося в учреждении имущества проверяется путем подсчета, взвешивания, обмера. Для этого членам комиссии должны быть предоставлены необходимый персонал и механизмы (весы, контрольно-измерительные приборы и т.п.) (п. 2.7 Методических указаний N 49).

Внимание

Во время проведения инвентаризации должен быть закрыт доступ посторонних лиц к помещениям, где проводится инвентаризация.

Перед уходом комиссия опечатывает помещения, где хранятся материальные ценности. В обеденный перерыв и ночное время описи необходимо хранить в шкафу или сейфе в закрытом помещении.

Шаг 6. Фиксация расхождений с данными учета

При выявлении в ходе инвентаризации нефинансовых и финансовых активов недостач или излишков любые установленные расхождения с данными бухгалтерского учета, предоставленными бухгалтерской службой, фиксируются инвентаризационной комиссией в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Расхождения указываются в Ведомости (ф. 0504092) по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении. Ведомость (ф. 0504092) подписывается главным бухгалтером и исполнителем (например, бухгалтером).

По всем расхождениям (недостачам и излишкам, пересортице) инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения материально ответственных лиц, что отражается в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях, актах). На основании этих объяснений и материалов проверок инвентаризационная комиссия определяет причины и характер выявленных отклонений от данных бухгалтерского учета.

Шаг 7. Оформление инвентаризационных описей

Результаты инвентаризации сначала фиксируются в инвентаризационных описях.

Внимание

Описи должны быть без подчисток и помарок. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть заверены всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В завершение проверки на первой странице материально ответственные лица дают расписку об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Кроме того, расписка подтверждает проверку комиссией имущества в их присутствии (п. 2.10 Методических указаний N 49). Также на первой странице указывается заключение комиссии о выявленных недостачах и излишках. Если расхождений нет, то делается запись, что остатки на счетах бухгалтерского учета соответствуют фактическим данным. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственных лиц.

В случае отказа материально ответственного лица от подписания описи (акта) инвентаризации комиссия составляет соответствующий акт.

Шаг 8. Составление акта и подготовка предложений

На основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей), а в случае расхождений - Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), инвентаризационная комиссия составляет Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Акт представляется на рассмотрение и утверждение руководителю учреждения с приложением документов по инвентаризации.

Кроме того, по результатам инвентаризации председатель инвентаризационной комиссии подготавливает руководителю учреждения предложения:

- по отнесению недостач имущества, а также имущества, пришедшего в негодность, за счет виновных лиц либо их списанию;

- по оприходованию излишков;

- по урегулированию расхождений фактического наличия материальных ценностей с данными бухгалтерского учета при пересортице путем проведения зачета излишков и недостач, возникших в ее результате;

- иные предложения.

Шаг 9. Отражение результатов инвентаризации в учете

По результатам инвентаризации издается приказ.

Согласно п. 20 Инструкции N 157н результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Исключениями из данного правила являются:

- результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражаемые в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;

- результаты инвентаризации реорганизуемого (ликвидируемого) субъекта учета, которые подлежат отражению в бухгалтерской (финансовой) отчетности, представляемой на дату его реорганизации, ликвидации учреждения, упразднения государственного органа (органа местного самоуправления).

______________________________

*(1) Для оформления результатов используются формы, приведенные в Приложении N 3 к Приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н.

Тема

Инвентаризация активов и обязательств (для госсектора)

См. также

Отражение результатов инвентаризации в учете (для госсектора)

Формируем учетную политику для целей бухгалтерского учета (для госсектора)

Подготовка к составлению годовой бюджетной отчетности

Подготовка к составлению годовой отчетности бюджетных (автономных) учреждений

Формы документов

Пример заполнения Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (0504086)

Пример заполнения Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (0504087)

Пример заполнения Инвентаризационной описи наличных денежных средств (0504088)

Еще...