Энциклопедия решений. Выплаты дистанционному работнику за использование оборудования: компенсация и возмещение расходов (ноябрь 2024)

Выплаты дистанционному работнику за использование оборудования: компенсация и возмещение расходов

Смотрите в этом материале:

- виды и условия выплат: компенсация и возмещение расходов;

- обязательно ли выплачивать компенсацию;

- ответственность работодателя за невыплату компенсации и невозмещение расходов;

- как определить размер компенсации и возмещения расходов;

- порядок и сроки выплаты;

- какие документы нужны для выплат

Виды и условия выплат: компенсация и возмещение расходов

Часть вторая ст. 312.6 ТК РФ предусматривает, что дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. Таким образом, положениями ст. 312.6 ТК РФ установлено два вида выплат:

- компенсация за использование работником принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;

- возмещение расходов, связанных с их использованием.

В ст. 312.9 ТК РФ на период временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя предусмотрены также два вида выплат:

- компенсация за использование работником принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;

- возмещение работнику расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

Несмотря на то, что в ст. 312.9 ТК РФ указывается на необходимость возмещения всех расходов, связанных с выполнением дистанционной работы, а в ст. 312.6 ТК РФ - на необходимость возмещения расходов, связанных с использованием принадлежащих работнику или арендованных им оборудования и средств, полагаем, речь идет об одних и тех же расходах (на электричество, использование сети Интернет, услуги связи и прочее).

Следует различать понятия "компенсация" и "возмещение расходов". Так, под компенсацией понимается денежная выплата, установленная в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Очевидно, что, используя свое или арендованное оборудование, работник несет некоторые затраты (ремонт оборудования, его износ (амортизация), арендная плата и пр.). Под возмещением расходов в указанной ситуации подразумевается покрытие расходов работника, к примеру, на использование сети Интернет, оплату электроэнергии, мобильной связи и пр. Перечень возмещаемых расходов не является закрытым. Это могут быть любые расходы работника, связанные с использованием личного или арендованного имущества для выполнения работы дистанционно.

По смыслу части второй ст. 312.6, части шестой ст. 312.9 ТК РФ выплата компенсации осуществляется только в случае, если дистанционный работник использует принадлежащие ему или арендованные им оборудование, программно-технические средства и др. Когда работодатель предоставляет работнику оборудование и все необходимые программно-технические средства, выплачивать компенсацию он не обязан. Однако важно помнить, что получив от работодателя компьютер с необходимыми в работе программами, работник зачастую все равно вынужден использовать в работе какое-то свое или арендованное оборудование (например, модем, Wi-Fi роутер и др.).

Другие важные условия для выплаты работодателем компенсации: работник использует оборудование, программно-технические и иные средства с согласия или ведома работодателя, в его интересах и для выполнения трудовой функции.

Обязательно ли выплачивать компенсацию?

В случае, когда работник не обеспечивается работодателем всеми необходимыми для выполнения работы средствами и с его согласия либо ведома должен использовать собственное или арендованное имущество, работодатель обязан выплачивать сотруднику компенсацию за использование этого имущества, а также возмещать расходы, связанные с таким использованием (см. ответы Роструда).

Предусмотреть в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему), отдельном соглашении с работником, локальном нормативном акте условие о том, что расходы, связанные с дистанционной работой, не возмещаются работодателем, осуществляются за счет работника или, например, возмещаются работодателем только по заявлению работника, нельзя (см. ответы Роструда).

Отказ работодателя компенсировать расходы дистанционному работнику при работе на своем или арендованном оборудовании будет являться нарушением (в том числе в случае, когда работник не против этого) (см. ответ Роструда).

Ответственность работодателя за уклонение или отказ от компенсации и возмещения расходов

За невыплату компенсации, предусмотренной статьями 312.6 и 312.9 ТК РФ, работодатель несет материальную ответственность в виде выплаты задолженности с учетом процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки Центрального банка РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (см. ст. 236 ТК РФ, ответ Роструда).

За отказ выплатить компенсацию работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 10 000 до 20 000 рублей на должностных лиц; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей (см. ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, ответы Роструда).

Как определить размер компенсации и возмещения расходов?

Размеры компенсации и возмещения расходов (как и порядок расчета такого размера) законом не регулируются и определяются работодателем или сторонами трудовых отношений самостоятельно (см. ответ Роструда, письмо ФНС России от 12.02.2021 N СД-4-11/1705@). При этом можно определить как конкретную сумму компенсации (см. ответы Роструда) за использование дистанционным работником личного или арендованного имущества, так и определить алгоритм расчета указанной компенсации (см. ответ), к примеру, в зависимости от количества используемого оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного или арендованного оборудования, различных технических средств, в том числе и расходов на использование сети Интернет, амортизацию оборудования, оплату электроэнергии, то может быть предусмотрено предоставление каких-либо документов, подтверждающих фактическое несение расходов и их размер (см. ответ Роструда). В то же время не имеется и запрета на установление фиксированного размера возмещения расходов. Вместе с тем следует иметь в виду, что расходы, связанные с использованием имущества, должны быть возмещены сверх компенсации (см. ответ Роструда), и размер компенсации должен быть разумным (см. ответ Роструда).

Как определить порядок и сроки выплаты?

Порядок выплаты сумм компенсации и возмещения расходов может быть аналогичен порядку выплаты заработной платы, к примеру, путем перечисления в кредитную организацию, указанную в заявлении работника. Сроки выплаты также могут совпадать со сроками выплаты заработной платы либо отличаться от них. В частности, может быть установлено, что выплаты осуществляются, к примеру, с периодичностью раз в три месяца, полгода либо один год (см. ответы Роструда).

В каких документах можно установить порядок, срок и размеры компенсации за использование оборудования и возмещения расходов, связанных с их использованием?

Исходя из буквального толкования части второй ст. 312.6 ТК РФ следует, что порядок, сроки выплаты и размеры компенсации и возмещения расходов законодательством не регламентированы, они могут быть установлены в любом из следующих документов:

- коллективный договор;

- локальный нормативный акт, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;

- трудовой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору.

Соответственно, определение указанных положений, к примеру, только в локальном нормативном документе работодателя будет соответствовать закону. Таким локальным нормативным актом, к примеру, может быть "Положение о дистанционной работе". При этом, по мнению представителей Роструда, порядок выплаты компенсации и возмещения расходов может быть предусмотрен коллективным договором или локальным актом, а конкретные сроки и размеры - трудовым договором или дополнительным соглашением к нему (см., например ответы, размещенный на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ").

В случае перевода работника на дистанционную работу в порядке, предусмотренном статьей 312.9 ТК РФ, порядок выплаты дистанционным работникам компенсации за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств и возмещения расходов, связанных с их использованием, а также порядок возмещения дистанционным работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно, должны быть установлены в специальном локальном нормативном акте.

Какие документы нужны для выплат?

Для компенсации за использование личного и арендованного работником оборудования, программно-технических и иных средств, а также возмещения расходов, связанных с их использованием по ст. 312.6 ТК РФ, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно по ст. 312.9 ТК РФ, полагаем, необходимы:

- документы, устанавливающие порядок, сроки и размер выплат (трудовой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору, коллективный договор, локальный нормативный акт работодателя);

- копии документов, подтверждающих приобретение (аренду) оборудования работником, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (см. письма Минфина России от 21.07.2021 N 03-03-06/1/58342, от 09.07.2021 N 03-03-06/1/54895, от 31.03.2021 N 03-03-06/1/23415, от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672);

- копии документов о расходах, понесенных работником при использовании этого имущества в служебных целях (см. письма Минфина России от 21.07.2021 N 03-03-06/1/58342, от 09.07.2021 N 03-03-06/1/54895, от 31.03.2021 N 03-03-06/1/23415).

Тема

Дистанционная (удаленная) работа

См. также

Материальная ответственность работодателя за задержку зарплаты и других выплат, причитающихся работнику

Обеспечение дистанционного работника оборудованием

Страховые взносы на выплаты дистанционным работникам

НДФЛ с доходов дистанционных работников

НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника