Энциклопедия решений. Введение электронного кадрового документооборота (май 2025)

Введение электронного кадрового документооборота

Согласно части первой ст. 22.2 ТК РФ право принятия решения о введении электронного документооборота (далее также ЭКДО - электронный кадровый документооборот) принадлежит работодателю. Полагаем, это свидетельствует о том, что работник не вправе направить работодателю в электронной форме какие-либо документы, на которые распространяется действие положений ТК РФ об ЭКДО, в отсутствие решения работодателя о введении ЭКДО.

ЭКДО вводится работодателем на основании локального нормативного акта. Такой документ должен приниматься с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ (часть вторая ст. 22.2 ТК РФ). Закон предусматривает необходимость включения в указанный ЛНА следующих элементов:

- сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭКДО;

- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО, а также сведения о дате введения ЭКДО, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления;

- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭКДО.

Из этого, в частности, следует, что работодатель может ввести электронный документооборот только в отношении отдельных документов и категорий работников (см., например, консультации с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Отдельно в законе оговорена необходимость утверждения работодателем порядка осуществления ЭКДО - также с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (часть третья ст. 22.2 ТК РФ). Обязательных требований к его содержанию в законе не установлено, однако отмечено, что он может предусматривать:

- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭКДО (при необходимости);

- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, в отношении которых ведется ЭКДО;

- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Работодатель, перешедший на электронный документооборот, имеет право в дальнейшем от него отказаться и вернуться к оформлению документов на бумажном носителе (см. письмо Минтруда России от 24.11.2022 N 14-6/ООГ-7321, консультацию с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Тема

Электронный документооборот в трудовых отношениях

См. также

Порядок принятия локальных нормативных актов и ознакомления с ними работников

Формы документов

Приказ о введении работодателем электронного документооборота