Энциклопедия решений. Способы осуществления электронного кадрового документооборота (апрель 2025)

Способы осуществления электронного кадрового документооборота

Согласно части четвертой ст. 22.1 ТК РФ электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:

1. Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России". Порядок осуществления электронного документооборота через эту систему определяется в соответствии с законодательством о занятости населения. В силу ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.12.2023 N 565-ФЗ "О занятости населения в Российской Федерации" порядок функционирования платформы "Работа в России" устанавливается Правительством РФ. Соответствующие правила утверждены постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 N 867 (далее - Правила). Они среди прочего регулируют порядок создания, использования и хранения на платформе "Работа в России" электронных документов, связанных с работой, в том числе их передачу в иные информационные системы, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством РФ (раздел VII). Этот документ предусматривает, что лица, поступающие на работу, а также работники и работодатели, авторизованные в единой системе идентификации и аутентификации (далее также ЕСИА), осуществляют взаимодействие в целях создания, подписания, использования и хранения электронных документов, через подсистему "Электронный кадровый документооборот" платформы "Работа в России" (п. 61 Правил). Электронные документы хранятся в подсистеме "Электронный кадровый документооборот" и могут быть получены лицом, поступающим на работу (работником), или работодателем через подсистемы "Личный кабинет гражданина" и "Личный кабинет работодателя" соответственно (п. 65 Правил). В процессе электронного документооборота на платформе "Работа в России" обеспечивается фиксация фактов получения лицом, поступающим на работу, работником и работодателем электронных документов, возможность выгрузки электронных документов, а также возможность взаимодействия платформы "Работа в России" с информационной системой работодателя в целях осуществления автоматизированной выгрузки созданных с помощью платформы электронных документов и автоматизированной загрузки на единую цифровую платформу электронных документов, созданных с использованием информационной системы работодателя (п. 66 Правил). Взаимодействие между информационной системой работодателя и платформой "Работа в России" осуществляется посредством технологии API. Требования к настройке такого взаимодействия размещены на официальном сайте Минтруда.

Согласно п. 66 Правил регламент использования подсистемы "Электронный кадровый документооборот" утверждается Минтрудом России, однако на сегодняшний день такой нормативный акт не принят.

В остальном положения Правил в части регулирования порядка электронного документооборота дублируют положения ТК РФ.

Согласно части четвертой ст. 22.1 ТК РФ Доступ к цифровой платформе "Работа в России" обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг (далее - ЕПГУ) с использованием ЕСИА. Аналогичная норма содержится и в п. 61 Правил.

Согласно части пятой ст. 22.1 ТК РФ порядок взаимодействия платформы "Работа в России" и ЕПГУ устанавливается Правительством РФ. Данный вопрос урегулирован в разделе VI Правил, посвященном порядку информационного взаимодействия платформы "Работа в России" с иными информационными системами (в том числе с ЕПГУ). При этом данный документ содержит лишь ряд требований к взаимодействию платформы "Работа в России" с иными информационными системами (п. 58 Правил). Конкретные же правила взаимодействия платформы с иными информационными системами устанавливаются соглашениями, заключенными оператором платформы с операторами этих информационных систем (п. 59 Правил).

Как отмечается на официальном сайте Минтруда России, для того, чтобы подключиться к подсистеме ЭКДО "портала "Работа в России" работодателю необходимо:

- зарегистрироваться на ЕПГУ и получить учетную запись организации;

- отправить заявку на подключение к ЭКДО по адресу ekd_access@rostrud.ru.;

- получить ответное письмо на электронную почту о подключении организации к ЭКДО;

- получить доступ к подсистеме на портале "Работа в России" - при авторизации через ЕСИА в меню "Все сервисы" появится раздел "Электронный кадровый документооборот".

2. Информационная система работодателя. Такая система должна позволять обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений. Расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя несет сам работодатель (часть восьмая ст. 22.1 ТК РФ).

Внимание

Как отмечает Минтруд России на своем официальном сайте, работодатель может использовать "смешанный вариант" ведения электронного документооборота: одновременно работать в собственной информационной системе и в системе портала "Работа в России". Правомерность такого способа ведения ЭКДО чиновники подтвердили и в письме от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-303.

Роструд в своем Руководстве по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утв. приказом от 11.11.2022 N 253, подчеркивает, что право выбора информационной системы, посредством которой будет осуществляться ЭКДО, принадлежит работодателю. Работник будет использовать выбранную работодателем информационную систему.

Тема

Электронный документооборот в трудовых отношениях

См. также

Взаимодействие информационной системы электронного кадрового документооборота работодателя с порталом Госуслуг