Энциклопедия решений. Разработка и утверждение первичных документов для бухгалтерского учета (ноябрь 2024)

Разработка и утверждение первичных документов для бухгалтерского учета

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, см. также письмо Минфина России от 10.03.2016 N 07-01-09/13460).

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (утвержденные ранее Госкомстатом России), не обязательны к применению (см. также информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971 и др.). Однако их можно использовать или брать за основу, разрабатывая собственные бланки. Их применение также может быть обусловлено включением соответствующих форм документов в используемые бухгалтерские программы.

Об утвержденных Госкомстатом унифицированных формах первичной учетной документации см. справку.

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 также разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная), инструкциями для организаций госсектора и т.п., то их использование по-прежнему необходимо.

Обязательные реквизиты первичных учетных документов (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Внимание

Среди обязательных реквизитов первичного учетного документа, установленных законодательством, не упоминается печать организации. Отсутствие печати на первичке не является основанием для отказа в принятии к учету такого документа (см. письмо ФНС России от 13.01.2016 N СД-4-3/105@). В то же время ее наличие на самостоятельно разработанной или унифицированной форме первичного документа не может рассматриваться в качестве нарушения. См. письмо Минфина России от 06.08.2015 N 03-01-10/45390.

Формы первичных учетных документов утверждаются учетной политикой экономического субъекта (четвертый абзац п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации"). Каким конкретно образом в учетной политике закрепляется использование тех или иных форм, в положениях по бухучету ничего не говорится. По нашему мнению, в учетной политике следует перечислить используемые бланки и приложить их образцы. При этом в ситуации, когда возникает необходимость в новой форме первичного документа (при фиксировании ранее не проводившейся операции), придется каждый раз вносить изменения в учетную политику. Поэтому многие организации принимают решение использовать унифицированные формы, утвержденные ранее Госкомстатом России, и ограничиваются в учетной политике ссылкой на соответствующее постановление. Этот способ является несколько рискованным, поскольку не все утвержденные до принятия Закона N 402-ФЗ формы содержат требуемые ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ реквизиты. В таком случае следует тщательно проверить предполагаемые для использования унифицированные формы на наличие обязательных полей, строк, граф и т.п. Если в унифицированную форму надо вносить изменения, то ее использование следует оформить в учетной политике так же, как применение бланков собственной разработки.

При разработке собственных бланков "первички" рекомендуется также пользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Бухгалтерская справка является одним из первичных документов. Она составляется в свободной форме, утвержденной в организации. Наличие реквизитов, перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, в бухгалтерской справке обязательно. Другие виды информации добавляются в бухгалтерскую справку в зависимости от конкретного факта хозяйственной жизни, оформляемого бухгалтерской справкой.

Законодательством не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных к обязательным реквизитов (строк, столбцов, граф, надписей, примечаний и т.п.). Любой бланк может быть дополнен ими при необходимости, например, связанной с характером оформляемых операций, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации и др. (см. письмо Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012).

В письме Минфина России от 05.05.2015 N 07-01-06/25701 разъяснено применение электронных подписей при оформлении первички. В соответствии с Законом N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным Законом "Об электронной подписи" вид электронной подписи. Что касается электронных документов, обращающихся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, то исходя из Закона "Об электронной подписи" подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных указанным соглашением. В случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности). См. также письмо Минфина России от 04.08.2015 N 03-03-06/44905, в котором упомянуты также и банковские документы. Пунктом 4.7. Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У установлено, что документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ, что подразумевает наличие электронной подписи для всех участников электронного взаимодействия.

Примечание

Обратите внимание на приказ ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@, которым утверждены рекомендуемые форматы накладной ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг). Формат имеет статус рекомендованного и установлен в целях предоставления налогоплательщикам возможности реализации права на направление по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи первичных документов, формируемых между хозяйствующими субъектами в электронном виде с использованием ЭЦП и служащих основанием для исчисления и уплаты налогов.

Тема

Учетная политика по бухгалтерскому учету

См. также

Исправление первичных документов

Регистры бухгалтерского учета

Изменение учетной политики по бухгалтерскому учету

Правила ведения первичной учетной документации для целей бухгалтерского учета

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности

Формы кадровой первичной документации

Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли

Формы документов

Бухгалтерская справка

Практические ситуации

Построить список