Энциклопедия решений. Кассовые и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций (январь 2025)

Кассовые и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций

Кассовые документы - документы, оформляющие кассовые операции (пп. 4.1 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", далее - Указание N 3210-У):

- приходный кассовый ордер,

- расходный кассовый ордер.

Кассовые документы оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером;

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера) (пп. 4.2 п. 4 Указания N 3210-У).

Подписываются кассовые документы указанными выше лицами, а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем они подписываются руководителем (пп. 4.3 п. 4 Указания N 3210-У).

Как указано в письме Банка России от 11.08.2014 N 29-1-1-ОЭ/3002, если рабочее место бухгалтера территориально удалено от кассы, кассовые документы могут оформляться бухгалтером в электронном виде с использованием электронной подписи и передаваться кассиру для распечатки на бумажный носитель. Очевидно, что оформлять кассовые документы в электронном виде вправе также и главный бухгалтер, и руководитель. На распечатанном документе кассир проставляет подпись и оттиск печати (штампа).

От кассовых документов следует отличать другие документы, оформляемые при ведении кассовых операций:

- кассовую книгу,

- книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств,

- подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета, другие документы) и др.

Цифровые коды форм документов, приведенные в Указании N 3210-У, соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД). Во многих других нормативных актах, письмах и иных источниках эти документы фигурируют под номерами форм (например, Кассовая книга - форма N КО-4, код по ОКУД 0310004; Расходный кассовый ордер - форма N КО-2, код по ОКУД 0310002; Платежная ведомость - форма N Т-53, код по ОКУД 0301011).

Внимание

Оформление кассовых операций в государственных и муниципальных учреждениях осуществляется с учетом особенностей, предусмотренных п. 167 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н. В частности, для них предусмотрены собственные формы кассовой книги и ряд других документов, оформляемых при ведении кассовых операций (см. приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н ).

Документы, предусмотренные Указанием N 3210-У, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 Указания N 3210-У).

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, и подписываются собственноручными подписями. Не запрещается и "комбинированное" оформление: часть реквизитов от руки, часть - на компьютере. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств, обеспечивающих их защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после их подписания не допускается.

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем (абзац четвертый пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У). Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (включая кассовые документы и книги, ордера, авансовые отчеты) подлежат хранению в течение пяти лет (п. 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 этого закона.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ПЗ - 10/2012)").

Полагаем, что обязательными к применению являются не только собственно кассовые документы (то есть приходный и расходный кассовые ордера), но и иные, упомянутые в Указании N 3210-У документы (например, кассовая книга), в отношении которых указаны конкретные коды по ОКУД.

Тема

Кассовые операции

См. также

Кассовая книга

Расходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер

Кассовые операции: основные понятия

Формы документов

Пример заполнения приходного кассового ордера (КО-1)

Пример заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3)

Пример заполнения Книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5)

Еще...

Практические ситуации

Построить список