Энциклопедия решений. НДФЛ с возмещения расходов на проезд до места командировки и обратно (ноябрь 2024)

НДФЛ с возмещения расходов на проезд до места командировки и обратно

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по проезду.

В соответствии с двенадцатым абзацем п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

- на проезд до места назначения и обратно;

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

- расходы на провоз багажа.

На каком транспорте работник может отправиться в командировку?

В ст. 217 НК РФ не содержится ограничений в отношении видов транспорта, используемых работником для проезда до места командировки и обратно, а также для проезда в аэропорт или на вокзал. В связи с этим суммы оплаты проезда работников на такси при направлении их в командировку, а также возмещение организацией стоимости использования такси для различных поездок работников во время нахождения в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением работниками трудовых обязанностей, и согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ. При этом налогоплательщик должен предоставить соответствующие оправдательные документы, оформленные надлежащим образом и позволяющие подтвердить использование работником такси для поездок, осуществляемых в служебных целях (см. письма Минфина России от 27.11.2013 N 03-04-05/51373, от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180, от 25.04.2012 N 03-04-05/9-549, от 28.09.2011 N 03-04-06/6-241, от 05.06.2006 N 03-05-01-04/148, УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388.1).

Согласно п. 12 и п. 22 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), в расходы по проезду включают:

- затраты по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- оплату услуг по оформлению проездных документов;

- предоставление в поездах постельных принадлежностей.

Суммы оплаты организацией проезда работника в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, являясь возмещением командировочных расходов работника, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ, не подлежат обложению НДФЛ, в том числе и в случае, когда аэропорт или вокзал находится за чертой населенного пункта (см. письмо Минфина России от 29.01.2015 N 03-04-06/3305).

По мнению Минфина России, не облагается НДФЛ и стоимость сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности), которая включена в цену проезда в вагонах повышенной комфортности (см. письмо Минфина России от 07.05.2008 N 03-04-06-01/125). Эти расходы работник также должен подтвердить документами (как правило, ими являются проездные билеты). Полагаем, что в аналогичном порядке не облагается стоимость сервисных услуг, предоставленных на борту воздушного судна (п. 1 ст. 102 Воздушного кодекса РФ, Федеральные авиационные правила, утвержденные приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом документально подтвержденные расходы на проезд в целях налогообложения НДФЛ не нормируются. Их возмещение не облагается НДФЛ даже в том случае, если расходы превысили предельные размеры, установленные локальным правовым актом организации (например, Положением о командировках). Для этого необходимо письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении расходов в полном объеме (см. письмо Минфина России от 30.12.2011 N 03-04-06/6-364).

Какими документами подтвердить расходы на проезд в командировку (в целях НДФЛ)?

Если к месту командировки и обратно командированный сотрудник добирается транспортом общего пользования (самолетом, поездом, автобусом, маршрутным такси, речным или морским судном), то затраты на проезд подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения, п.п. 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ, ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ, ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ). При этом если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими понесенные расходы, для целей налогообложения, являются (см. письма Минфин России от 29.01.2014 N 03-03-07/3271, от 14.01.2014 N 03-03-10/438, от 05.11.2013 N 03-03-06/4/47090, от 29.08.2013 N 03-03-07/35554, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 16.08.2010 N 03-03-07/27, от 27.07.2010 N 03-03-07/25, ФНС России от 12.10.2012 N АС-4-2/17308):

- сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет командированного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;

- контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (Интернет).

Указанные документы являются документами строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134, п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322). В связи с этим дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.

Следует отметить, что в письмах, посвященных непосредственно налогообложению НДФЛ, не содержится требования о наличии посадочного талона (см. письма Минфина России от 06.03.2012 N 03-04-06/3-57, от 21.03.2011 N 03-04-06/6-49). В первом письме отмечено, что в случае представления сотрудником организации проездного документа (электронного авиабилета) до места командирования и обратно расходы на проезд освобождаются от обложения НДФЛ при наличии оправдательных документов, подтверждающих факт командирования. К ним относятся приказ о направлении работника в командировку, счета гостиницы, отметки таможенного органа о пересечении государственной границы РФ и т. д. Если посадочный талон был утерян работником, то факт перелета могут подтвердить:

- справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (см. письма Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61, от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11, и др., УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 N 16-15/071659@);

- другие документы, удостоверяющие факт пребывания работника в командировке (см. письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@).

В случае потери подлинников билетов (оформленных в бумажном виде) в качестве оправдательных документов могут быть представлены (см. письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18, УФНС по г. Москве от 29.12.2008 N 19-11/121915, от 15.07.2008 N 20-12/066864, постановления ФАС Московского округа от 24.06.2009 N КА-А40/4219-09, ФАС Уральского округа от 13.01.2006 N Ф09-6036/05-С2):

- дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица;

- справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки;

- накладная (счет, счет-фактура), содержащая сведения о номере бланка проездного документа, стоимости билета, фамилии, имени и отчестве пассажира, маршруте (рейсе), датах отправки из конечных пунктов - при приобретении билетов в безналичном порядке;

- документы, удостоверяющие факт пребывания работника в командировке.

Облагается ли НДФЛ оплата расходов работника на проезд, если он задержался (остался) в месте командировки (например, в связи с проведением отпуска)?

По мнению Минфина России, оплата проезда сотруднику, который задержался в месте командировки для собственных нужд, расценивается как получение им экономической выгоды в виде дохода в натуральной форме (ст. 41, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Компенсация расходов на проезд в этом случае не связана со служебной командировкой, а производится в интересах работника. Поэтому стоимость проезда, оплаченная работодателем за сотрудника, облагается НДФЛ.

В некоторых письмах Минфина России мнение о получении экономической выгоды высказывается только о случаях, когда срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании. Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды (см. письма Минфина России от 26.06.2017 N 03-04-06/40023, от 21.03.2017 N 03-04-06/16282, от 07.12.2016 N 03-04-06/72892, от 30.07.2014 N 03-04-06/37503 и др.)

Также в письме Минфина России от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687 разъяснено, что в случае, когда работник с разрешения руководителя организации остается в месте командирования, используя выходные дни, либо выезжает к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки, оплата организацией проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды. То есть оплата проезда и в такой ситуации не облагается НДФЛ.

Из этих разъяснений можно сделать вывод, что при незначительном отклонении дат выезда и возвращения от указанного в приказе срока командировки, а именно - не более, чем на выходные дни до и/или после, экономической выгоды у работника не возникает, НДФЛ со стоимости билетов удерживать не нужно. Отклонение на большее количество дней (например, для проведения отпуска) приводит к возникновению экономической выгоды, подлежащей обложению НДФЛ.

Кроме того, в случае если сотрудник организации направляется в место командировки из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения организации-работодателя, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника от места проведения отпуска до места командировки и от места командировки до места работы не подлежат обложению НДФЛ на основании вышеуказанной нормы абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ. Поскольку освобождения от налогообложения сумм оплаты проезда сотрудников к месту проведения отпуска НК РФ не предусмотрено, суммы оплаты проезда сотрудников от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства, являясь экономической выгодой сотрудников, предусмотренной ст. 41 НК РФ, по мнению Минфина России, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке (см. письмо Минфина России от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813).

Темы

НДФЛ при возмещении расходов по командировкам

Возмещение расходов на проезд при командировках

См. также

НДФЛ с возмещения расходов на проживание в командировке

НДФЛ с суточных при командировке

НДФЛ с сумм возмещения иных расходов работника в командировке

Компенсационные выплаты, не подлежащие обложению НДФЛ

Налогообложение при командировках

Расходы на проезд в командировках в целях налогообложения прибыли

Вычеты НДС по командировочным расходам на проезд и проживание

Практические ситуации

Построить список