Энциклопедия решений. НДФЛ с суточных при командировке (ноябрь 2024)

НДФЛ с суточных при командировке

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом организации и не ограничивается каким-либо пределом (если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ). Верховный Суд РФ отметил, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку ему на время командировки сохраняется средний заработок, оплачивается проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, возмещаются расходы по найму жилого помещения (решение ВАС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

Абзацем двенадцатым п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Внимание

Не облагаются НДФЛ суточные в пределах:

- 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России;

- 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.

При направлении сотрудников в командировки на территорию новых субъектов РФ - в Республику Крым и город федерального значения Севастополь суточные освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 рублей (см. письма ФНС России от 04.08.2014 N БС-4-11/15175@, Минфина России от 24.07.2014 N 03-04-06/36482).

Суточные в иностранной валюте в пределах сумм, эквивалентных 2500 руб. за каждый день пребывания в загранкомандировке, НДФЛ не облагаются независимо от налогового статуса их получателя (см. также письмо ФНС России от 15.03.2016 N ОА-4-17/4241@).

Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размеры, освобождаемые от налогообложения НДФЛ. Соответственно, суточные, выплаченные сверх лимитов, включаются в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ в общем порядке (см. также письма Минфина России от 12.05.2016 N 03-04-05/27196, от 06.03.2013 N 03-04-06/6713, от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368 и др.).

С 1 января 2016 года дата фактического получения такого дохода определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

История вопроса

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ при выплате доходов в денежной форме дата их фактического получения определяется как день выплаты. Датой фактического получения работником облагаемого дохода в виде превышения размера суточных, установленного п. 3 ст. 217 НК РФ, является дата выплаты суточных (см. письма Минфина России от 25.06.2010 N 03-04-06/6-135, от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27). Из этого следует, что удерживать НДФЛ из сверхнормативных суточных следовало бы прямо в момент их выдачи, то есть до командировки.

Однако согласно п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) в совокупности выдается аванс. И только по итогам командировки на основании авансового отчета можно четко определить, какие суммы были израсходованы в качестве суточных. Поэтому датой выплаты суточных следует считать дату авансового отчета и именно в этот момент следует удерживать НДФЛ. Это очень важный момент, поскольку по курсу ЦБ РФ именно на дату фактического получения производится пересчет сумм дохода в иностранной валюте в рубли (п. 5 ст. 210 НК РФ, см. также письмо Минфина России от 24.04.2015 N 03-04-08/23689). К аналогичному выводу пришли специалисты Минфина России в письме от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5: денежные средства, выданные работнику под отчет при направлении в командировку, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды и, соответственно, дохода до возвращения работника из командировки и утверждения руководителем организации авансового отчета исходя из фактического времени нахождения в командировке.

В отличие от расходов на проезд и на проживание, суточные в целях налогообложения НДФЛ не требуют документального подтверждения их использования (см. письма Минфина России от 07.10.2013 N 03-03-06/1/41508, от 05.03.2013 N 03-04-06/6472, от 04.03.2013 N 03-04-06/6394, от 01.03.2013 N 03-04-07/6189). При этом из писем Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271, УФНС России по г. Москве от 28.06.2007 N 20-12/060968 следует, что размер суточных подтверждают документы, на основании которых можно судить о производственном характере командировки. Кроме того, нужно подтвердить размер полагающихся командированному работнику суточных - например, привести расчет в справке бухгалтера. Для этого следует использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых можно установить время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия обратно. При этом представлять документы, подтверждающие расходование суточных (чеки, квитанции и т. п.), не нужно (см. письма Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770, ФНС России от 11.12.2009 N 3-2-10/30, УФНС России по г. Москве от 24.03.2009 N 16-15/026454).

В п. 7 постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.08 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" сказано, что фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Учитывая, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в командировке могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом проезде к месту командирования и обратно, в том числе и на служебном транспорте (см. письмо Минфина России от 07.05.2015 N 03-03-06/1/26489).

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). По мнению ФНС России, таким же образом срок командировки может подтверждаться во всех случаях, когда проезд осуществляется способом, не предусматривающим оформление проездных документов (см. письмо от 24.11.2015 N СД-4-3/20427).

При отсутствии проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания его в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Суточные при однодневных командировках

Обратите внимание, что вопрос об удержании НДФЛ с суточных, выплаченных при однодневных командировках, не урегулирован, поэтому организации следует самостоятельно решать, будет ли она признавать эти суммы налогооблагаемым доходом физического лица или нет.

Налоговые органы зачастую рассматривают выплату суточных при однодневной командировке по РФ в качестве налогооблагаемых доходов физического лица и требуют удержания с них НДФЛ. Причем некоторые суды поддерживают позицию налоговых органов. В частности, из постановления ФАС Уральского округа от 29.06.2009 N Ф09-4274/09-С2 следует, что нормы, установленные трудовым законодательством для суточных при длительных командировках, не применяются для выплат по однодневным командировкам. Суточные, полученные работниками по однодневным командировкам в нарушение порядка, установленного п. 3 ст. 217 НК РФ, являются доходом, который должен облагаться НДФЛ. С решением арбитражного суда согласилась Коллегия ВАС РФ, которая определением от 22.10.2009 N ВАС-13740/09 отказала в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора.

В то же время существует другая точка зрения, также поддерживаемая судами, согласно которой если выплата суточных при однодневных командировках предусмотрена в локальном акте, они признаются компенсационными выплатами и полностью не облагаются НДФЛ (см. постановления Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12, ФАС Московского округа от 03.04.2012 N Ф05-2701/12, ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2012 N Ф07-2310/12 и др., письма Минфина России от 05.03.2013 N 03-04-06/6472, от 01.03.2013 N 03-04-07/6189). В других письмах Минфин разъясняет, что суточные при однодневных командировках не облагаются НДФЛ в пределах общих норм (700 руб. или 2500 руб.) - см. письма от 02.09.2015 N 03-04-06/50607, от 04.03.2013 N 03-04-06/6394.

Однако долгое время этот вопрос вызывал споры, а некоторые судебные решения принимались не в пользу налогоплательщиков, поскольку обязанность выплаты суточных при однодневных командировках по России законодательством прямо не установлена.

Тема

НДФЛ при возмещении расходов по командировкам

См. также

НДФЛ с возмещения расходов на проезд до места командировки и обратно

НДФЛ с возмещения расходов на проживание в командировке

НДФЛ с сумм возмещения иных расходов работника в командировке

Компенсационные выплаты, не подлежащие обложению НДФЛ

Налогообложение при командировках

Выплата суточных при командировках по РФ (в целях налогообложения прибыли)

Суточные

НДФЛ при зарубежных командировках

Расходы на командировки работников, не облагаемые страховыми взносами с 1 января 2017 года

Практические ситуации

Построить список