Энциклопедия решений. Хранение первичных и отчетных документов в электронном виде (ноябрь 2024)

Хранение первичных и отчетных документов в электронном виде

Организации (индивидуальные предприниматели) вправе хранить документы в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, ст. ст. 80, 314 НК РФ).

Какого-либо "специального" отдельного нормативного акта, регламентирующего порядок хранения таких документов, на сегодняшний день не существует. Минфин России рекомендует в этом случае руководствоваться:

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила)

- Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105, (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (Информация Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015).

Хранить в электронном виде можно только документы, изначально составленные и (или) поступившие в электронном виде (письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693).

Главное при этом, чтобы они были подписаны электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (письмо Минфина России от 22.08.2012 N 03-02-07/1-202). Распечатывать их и хранить на бумажном носителе не нужно (письмо Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259).

Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

1) наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов: один - основной, другой - рабочий. Хранить их нужно на разных физических устройствах (например магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флэш-памяти или иные подобные носители);

2) наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния. Иными словами, вместе с электронными документами хранятся и файлы ключей электронной подписи, которыми они были подписаны, а также соответствующее программное обеспечение, позволяющее открыть эти файлы и идентифицировать владельца сертификата ключа электронной подписи;

3) обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (режимы хранения электронных документов также прописаны в Правилах) (п. 2.30 Правил).

Если в организации производится смена либо изменение программно-аппаратной среды, необходимо обеспечить перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы (п. 2.32 Правил).

Не реже одного раза в 5 лет необходимо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов (п. 2.40 Правил).

В случае выявления изменений физического состояния носителей электронных документов архив организации по решению руководителя должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и (или) на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным п. 2.31 Правил.

Кроме того, периодически необходимо осуществлять проверку единиц хранения электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ (п. 2.39 Правил). При наличии таковых они должны быть изъяты и помещены в специально отведенное место для последующей обработки (п. 2.41 Правил).

Тема

Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей

См. также

Передача электронных документов в архив

Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения