Энциклопедия решений. Экспертная комиссия по экспертизе ценности документов (январь 2025)

Экспертная комиссия по экспертизе ценности документов

Все документы поступают в архив организации или уничтожаются только после проведения экспертизы ценности этих документов. Проводит такую экспертизу созданная в организации экспертная комиссия (ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК) (п.п. 4.3, 4.7 Правил N 526).

Состав членов комиссии утверждается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных сотрудников. Численность ее не может быть менее 3 человек. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе и архивных.

Основными функциями комиссии являются (п. 4.9 Правил N 526):

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, и других актов;

Внимание

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел не допускается.

- подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;

- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Все мероприятия, проводимые экспертной комиссией, протоколируются. При этом решения комиссии вступают в силу только после их утверждения руководителем.

Для организации работы необходимо разработать положение об экспертной комиссии. За основу можно взять приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия".

Указанное положение также должно быть утверждено и введено в действие приказом руководителя организации.

В нем необходимо зафиксировать порядок работы комиссии, процедуры, периодичность проведения соответствующих мероприятий.

Тема

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Формы документов

Приказ об экспертной комиссии

Положение об экспертной комиссии