Энциклопедия решений. Заполнение формы СЗВ-М (за периоды до 31 декабря 2022 года)

Правила заполнения формы СЗВ-М

Утвержденной инструкции по заполнению формы СЗВ-М не существует. Разработчики, видимо, посчитали, что форма, состоящая из одного листа, и не предполагающая арифметических расчетов, не должна вызвать каких-либо затруднений при ее заполнении. Отдельные подсказки содержатся непосредственно на самом бланке.

В Отчете всего четыре раздела. При этом каждый из них обязателен к заполнению.

1. Раздел "Реквизиты страхователя"

В этом разделе указываются сведения об организации, индивидуальном предпринимателе (если у него есть сотрудники): регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Если сведения представляются обособленным подразделением организации, то в этом случае необходимо указать:

- ИНН головной организации;

- КПП обособленного подразделения.

При представлении сведений самостоятельными плательщиками страховых взносов (ИП) реквизит КПП не заполняется (ввиду его отсутствия).

2. Раздел "Отчетный период"

Под отчетным периодом понимается месяц, за который представляется форма СЗВ-М (абз. 13 ст. 1 Закона N 27-ФЗ). Значения, которые следует вписать в поле "отчетный период", указаны в пояснении к разделу 2 формы. Например, при формировании отчета за август 2016 года нужно поставить "08".

3. Раздел "Тип формы (код)"

Для данного поля предусмотрено указание одного из значений:

- "исхд" - исходная форма. Этот код указывается, когда сведения представляются впервые. Например, при представлении первичного отчета за январь 2017 года, в этом разделе нужно проставить код "исхд".

- "доп" - дополняющая форма. Представляется в случае, если страхователь решил дополнить сведения, которые ранее были приняты органом ПФР. Например, в первичном отчете забыли указать сведения о работнике, с которым заключили договор в отчетном периоде;

- "отмн" - отменяющая форма. Подается с целью отмены ранее представленных сведений. Например, в случае когда страхователь в исходной форме указал работника, который был уволен до начала отчетного периода.

4. Раздел "Сведения о застрахованных лицах"

В этом разделе указывается информация по каждому лицу, заключившему трудовой договор или договор ГПХ, а именно:

1) страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

2) фамилия, имя и отчество;

3) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Основное требование, предъявляемое к заполнению первых двух полей - это: СНИЛС и ФИО, указываемые в отчете, должны соответствовать данным, указанным в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования (Таблица 7 Приложения, утв. постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 N 1077п)*(1). Указание в форме некорректного СНИЛС (присвоенного иному физлицу) может быть отнесено к недостоверным сведениям, что повлечет за собой применение штрафных санкций.

В остальном каких-либо проблем с заполнением этих двух полей возникнуть не должно. Это как раз те данные, которые всегда есть у работодателя (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (в котором указан СНИЛС) является одним из документов, предъявляемых при приеме на работу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Исключением могут являться временно пребывающие иностранцы, впервые заключившие трудовой договор на территории РФ).

Несколько иначе выглядит ситуация с заполнением поля, в котором указывается ИНН. Свидетельство о присвоении ИНН не является документом, которое работник обязан предъявлять работодателю при заключении трудового договора. И на практике возможна ситуация, когда страхователь не будет располагать ИНН работника. Этим объясняется оговорка, содержащаяся в пп. 3 п. 2.2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ (а также и в самой форме) об указании ИНН только при наличии данных о нем у страхователя. В то же время, если органами ПФР будет выявлено, что работодатель располагал данными об ИНН работающего у него лица (делается это при сверке с ИФНС), но не указал его, то в этом случае возможно рассмотрение вопроса о применении в отношении такого страхователя санкций за представление недостоверных сведений индивидуального (персонифицированного) учета (ч. 4 ст. 17 Закона N 27-ФЗ).

Заполняя поле ИНН, обращайте внимание на то, что значение этого реквизита не должно состоять из одних нулей.

Таким образом, перед тем как передать отчетность в ПФР, необходимо еще раз проверить:

1) у всех ли работников есть СНИЛС (особенно, когда в организации трудятся иностранцы, временно пребывающие на территории РФ). Если нет - получите его;

2) соответствие реквизитов, указанных в страховом свидетельстве с данными застрахованного лица, находящимися в распоряжении страхователя;

3) наличие ИНН. Если работник отказывается представить информацию об ИНН, то работодатель может воспользоваться электронным сервисом ФНС "Узнать ИНН" по адресу: https://service.nalog.ru/inn.do.

Пример

Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Получение нового паспорта датировано 30.12.2016. Однако сотрудница представила его в кадровую службу только 13.01.2017. На этот момент форма СЗВ-М еще не была сдана.

При смене фамилии обязательно следует получить новое свидетельство обязательного пенсионного страхования взамен старого с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7 Закона N 27-ФЗ). ПФР должен вынести решение о таком обмене в течение пяти рабочих дней (п. 21 Инструкции N 766н).

Если до момента представления отчетности страхователь не успевает оформить на сотрудника новое свидетельство, то в этом случае в отчете отражаются те данные, которые указаны в действующем свидетельстве (т.е. прежняя фамилия). Тем более что такое требование содержится и в критериях проверки формы (Таблица 7 Приложения, утв. постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 N 1077п). Иначе отчетность может не пройти контроль в связи с выявленными несоответствиями.

Сформированный файл можно проверить бесплатной проверочной программой CheckPfr, которая доступна на официальном сайте ПФР.

СЗВ-М подписывает руководитель организации (предприниматель) или их представители. Если отчет представляется в электронном виде, то он должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью указанных лиц.

Печать ставится только при ее наличии.

_____________________________

*(1) Вступило в силу с 08.01.2017

Тема

Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М)

См. также

Свидетельство пенсионного страхования

ИНН физического лица

Ошибки при оформлении СЗВ-М и их исправление

Лица, в отношении которых представляются сведения по форме СЗВ-М

Сроки представления СЗВ-М

Способы представления формы СЗВ-М

Ответственность за непредставление сведений о застрахованных лицах по форме СЗВ-М (ч. 3 ст. 17 Закона N 27-ФЗ)

Формы документов

Пример заполнения формы СЗВ-М