Энциклопедия решений. Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) (с 30 мая 2021 года по 31 декабря 2022 года)

Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М)

Со II квартала 2016 года все работодатели, без исключения, должны ежемесячно отчитываться в ПФР путем представления сведений о каждом работающем у них лице, включая и тех, с кем заключены договоры гражданско-правового характера, предусматривающие начисление страховых взносов (п. 2.2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

Для представления сведений разработана форма СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п). Утвержден и формат представления такой отчетности в электронном виде (постановление Правления ПФР от 07.12.2016 N 1077п)*(1).

Введение нового отчета связано с отменой индексации пенсий работающим пенсионерам (ч. 1 ст. 26.1 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях", далее - Закон N 400-ФЗ).

Целью представления отчетности по форме СЗВ-М является ежемесячное уточнение факта осуществления (прекращения) пенсионерами работы и (или) иной деятельности (ч. 4 ст. 26.1 Закона N 400-ФЗ). Это необходимо для правильного применения норм Закона N 400-ФЗ.

Сдавать СЗВ-М необходимо по всем работникам, независимо от их возраста (т.е. в том числе и на лиц, уже являющихся пенсионерами) и наличия у них права на пенсию.

Форма СЗВ-М представляет собой реестр застрахованных лиц, количество записей в данном реестре не ограничено. Таким образом, страхователь не формирует пачки документов, а представляет в ПФР один документ (файл) по форме СЗВ-М.

Отчетным периодом для этого вида отчетности признается месяц (п. 2.2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

Сведения подаются в отделение ПФР по месту регистрации страхователя не позднее 15 числа каждого месяца (п.п. 1, 2.2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

Отчет подписывает руководитель (с указанием его должности и расшифровкой подписи). При наличии печати - проставляется печать.

За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователю будут применяться финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (ч. 3 ст. 17 Закона N 27-ФЗ, информация ПФР от 24.03.2016).

Санкция в размере 1000 рублей будет применена к страхователю в случае, если вместо электронной формы (обязанность представления которой возникает у страхователя в случае, когда численность застрахованных лиц составляет 25 человек и более), СЗВ-М будет представлена на бумажном носителе (абзац 3 п. 2 ст. 8, ч. 4 ст. 17 Закона N 27-ФЗ).

Помимо сдачи в ПФР, копия сведений должна передаваться и каждому лицу, сведения о котором были представлены в ПФР (п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). С 1 января 2017 года такая копия выдается на руки только:

- если застрахованное лицо обратится к страхователю с просьбой о выдаче указанных сведений. В этом случае копия СЗВ-М должна быть выдана не позднее пяти календарных дней со дня его обращения;

- при увольнении (прекращении договора гражданско-правового характера). В этом случае документ выдается работнику в день увольнения (в день прекращения договора ГПХ) без его дополнительной просьбы об этом.

Учитывая, что форма СЗВ-М представляет собой реестр застрахованных лиц, т.е. страхователь представляет в ПФР один документ (файл) с указанием персональных данных всех застрахованных лиц, при передаче копии формы СЗВ-М необходимо удалять индивидуальные сведения третьих лиц либо распечатывать форму СЗВ-М с указанием в ней данных только одного застрахованного лица.

Дело в том, что представление полной формы СЗВ-М страхователем приведет к нарушению требований ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и ст. 86 ТК РФ.

Подтверждением факта получения работником копии сведений может являться:

- расписка в получении;

- подпись на экземпляре, который находится у страхователя.

Копии сведений, представляемых в ПФР, хранятся у страхователей. Хранение осуществляется по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 3 ст. 8 Закона N 27-ФЗ).

Срок хранения - не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

_______________________________________

*(1) Вступило в силу с 08.01.2017

Тема

Индивидуальный (персонифицированный) учет и отчетность

См. также

Лица, в отношении которых представляются сведения по форме СЗВ-М

Сроки представления СЗВ-М

Способы представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета

Заполнение формы СЗВ-М

Ошибки при оформлении СЗВ-М и их исправление

Ответственность за непредставление сведений о застрахованных лицах по форме СЗВ-М (ч. 3 ст. 17 Закона N 27-ФЗ)

Ответственность за несоблюдение страхователем порядка представления сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, представляемых в ПФР

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности

Формы документов

Пример заполнения формы СЗВ-М

Расписка в получении сведений о страховых взносах и страховом стаже

Практические ситуации

Построить список