Энциклопедия решений. Подтверждение расходов в длительной командировке промежуточным авансовым отчетом (ноябрь 2024)

Подтверждение расходов в длительной командировке промежуточным авансовым отчетом

Если сотрудники уезжают в длительные командировки или же на несколько объектов подряд в разные города и даже страны, не возвращаясь к месту работы, дожидаться от них отчетов приходится довольно долго. Это также актуально для сотрудников с разъездным характером работы. Можно ли составлять "промежуточные" авансовые отчеты, а также учитывать по ним подтвержденные расходы, не дожидаясь возвращения командированного сотрудника из служебной поездки?

На наш взгляд, в локальном нормативном акте можно предусмотреть представление "промежуточных" авансовых отчетов при направлении сотрудников в длительные поездки. Запрета на такой порядок представления авансовых отчетов нормативными актами не предусмотрено.

О том, что оправдательные документы, перечисленные в авансовом отчете, могут относиться к разным периодам, свидетельствует постановление АС Западно-Сибирского округа от 24.02.2016 N Ф04-29037/15. В нем указано, что законодательство не содержит запрета на включение в один авансовый отчет расходов работника за несколько календарных месяцев, а также расходов, понесенных в связи с выполнением нескольких разных производственных задач (включая командировки). Справедливо и обратное: авансовый отчет может быть составлен на часть расходов (например, расходы на проезд к месту выполнения работ, определенное количество дней, за которые могут быть рассчитаны суточные, определенное количество дней проживания на объекте выполнения работ). Оставшаяся часть расходов может быть включена в "завершающий" авансовый отчет, который работник представит уже после возвращения.

Однако на практике подобный порядок оформления отношений сопряжен с определенными трудностями, поскольку работник не может представить "промежуточный" авансовый расчет лично.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Поэтому для отражения операции по учету расходов необходимо располагать не только авансовым отчетом (с подписью работника), но и подтверждающими документами (билетами, документами о проживании и т.д.). Если работник дистанцирован от места расположения организации, он может направить документы либо по почте (подлинники), либо посредством электронной связи (отсканированные авансовый отчет и копии документов).

Однако из разъяснений представителей налоговых служб следует, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968).

Получается, что, признав расходы в периоде утверждения промежуточного авансового отчета, отправленного вместе с отсканированными копиями документов по электронной почте, организация получит первичные документы только по возвращении работника из поездки, что влечет налоговые риски. Отправление же авансового отчета и подлинников первичных документов по почте тоже рискованно, к тому же занимает длительное время.

Таким образом, несмотря на то, что запрета на дробление расходов по одной служебной поездке нет, реализовать такой порядок представления расходов на практике представляется затруднительным. Риски, связанные с тем, что документы (подлинники) так и не будут получены, исключить нельзя.

Альтернативой может послужить организация между разъездными работниками и работодателем электронного документооборота с применением электронных подписей. Вопросы использования электронной подписи, в том числе в трудовых отношениях, урегулированы Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) и (для дистанционных работников) главой 49.1 ТК РФ.

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В частности ТК РФ прямо предусматривает возможность использования электронной подписи при взаимодействии дистанционного работника и работодателя (см. статьи 312.1, 312.2, 312.5 ТК РФ).

Таким образом, законодательство прямо предусматривает возможность взаимодействия между работником и работодателем путем электронного документооборота с применением электронных подписей. С учетом этого руководитель может утвердить авансовый отчет работника, который не возвращается к месту нахождения организации, а продолжает находиться в командировке или направляется для выполнения другого задания. При этом работники должны обладать правом электронной подписи.

При оформлении первичных учетных документов электронный документооборот может быть организован с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ (см. также письма Минфина России от 26.05.2017 N 03-03-06/1/32545, от 11.01.2016 N 03-03-06/61, от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232).

Для целей налогообложения прибыли при методе начисления командировочные расходы признаются в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). В таком же порядке признаются и компенсации расходов при разъездном характере работы (см., например, письмо Минфина России от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341).

Тема

Расходы на командировки по территории РФ (в целях налогообложения прибыли)

См. также

Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли

Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения

Дистанционная работа

Формы документов

Пример заполнения авансового отчета

Практические ситуации

Построить список