Энциклопедия решений. Порядок нумерации счетов-фактур (ноябрь 2024)

Порядок нумерации счетов-фактур

В этом материале:

- номер и дата - обязательные реквизиты счета-фактуры;

- специальные правила нумерации счетов-фактур;

- нумерация счетов-фактур в обособленных подразделениях;

- с какого момента начинать (обнулять) нумерацию счетов-фактур?

- можно ли использовать буквы, символы и другую дополнительную информацию в номерах?

Согласно п. 3 ст. 169 НК РФ обязанность составлять счета-фактуры, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж возложена на налогоплательщиков НДС.

Номер и дата - обязательные реквизиты счета-фактуры

В числе обязательных реквизитов счета-фактуры, выставляемого как при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, так и при получении предоплаты (аванса), предусмотрены порядковый номер счета-фактуры и дата его составления (пп. 1 п. 5, пп. 1 п. 5.1, подпункты 1 и 2 п. 5.2 ст. 169 НК РФ).

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Корректировочный счет-фактура, выставленный продавцом покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав при изменении стоимости в сторону уменьшения, в том числе в случае уменьшения цены (тарифа) и (или) уменьшения количества (объема), является основанием для принятия продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п.п. 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ.

Ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога (см., например, письма Минфина России от 12.01.2017 N 03-07-09/411, от 11.10.2013 N 03-07-09/42466).

Формы счетов-фактур и порядок их заполнения, а также правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж во исполнение п. 8 ст. 169 НК РФ установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее - Постановление N 1137).

В соответствии с пп. "а" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением N 1137, в строке 1 счета-фактуры указываются порядковый номер и дата составления счета-фактуры.

Специальные правила нумерации счетов-фактур

Особый порядок нумерации выставленных счетов-фактур предусмотрен для некоторых ситуаций (абзацы 3 - 7 пп. "а" п. 1 Правил):

- если организация реализует товары (работы, услуги), имущественные права через обособленные подразделения - порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике для целей налогообложения (см. также письмо Минфина России от 27.03.2012 N 03-07-09/30). При заполнении счетов-фактур обособленными подразделениями нумеровать счета-фактуры до разделительной черты можно в порядке возрастания номеров по соответствующему обособленному подразделению;

- если реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав осуществляет участник товарищества или доверительный управляющий, исполняющий обязанности налогоплательщика налога на добавленную стоимость - при составлении этим участником товарищества или доверительным управляющим счетов-фактур порядковый номер счета-фактуры через разделительный знак "/" (разделительная черта) дополняется утвержденным участником товарищества или доверительным управляющим цифровым индексом, обозначающим совершение операции в соответствии с конкретным договором простого товарищества или доверительного управления имуществом;

- в случае реализации комиссионером (агентом) двум и более покупателям товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени в счете-фактуре, составляемом комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту), комитент (принципал) вправе указывать дату выписки счетов-фактур, составленных комиссионером (агентом) покупателям на эту дату. Порядковый номер такого счета-фактуры указывается каждым налогоплательщиком в соответствии с индивидуальной хронологией составления счетов-фактур;

- в случае приобретения комиссионером (агентом) у двух и более продавцов товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени в счете-фактуре, составляемом комиссионером (агентом) комитенту (принципалу), комиссионер (агент) вправе указывать дату выписки счетов-фактур, составленных продавцами комиссионеру (агенту) на эту дату. Порядковый номер такого счета-фактуры указывается каждым налогоплательщиком в соответствии с индивидуальной хронологией составления счетов-фактур.

- в случае приобретения экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, у одного и более продавцов товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени в счете-фактуре, составляемом экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, указываются номер и дата составления счета-фактуры в соответствии с его индивидуальной хронологией составления счетов-фактур.

Таким образом, требования налогового законодательства в части нумерации счетов-фактур, выставляемых как при отгрузке, так и при получении предоплаты в иных случаях (не относящихся к перечисленным), сводятся к наличию в выставленных счетах-фактурах порядкового номера и даты их составления. Каких-либо иных требований, касающихся порядка или способа нумерации счетов-фактур, выставленных такими организациями, ни НК РФ, ни Постановление N 1137 не содержат.

Нумерация счетов-фактур в обособленных подразделениях

Ранее представители проверяющих органов по данному вопросу ограничивались разъяснениями, что нумерация счетов-фактур должна производиться организацией в порядке возрастания номеров в целом по организации (письма ФНС России от 19.10.2005 N ММ-6-03/886@, от 06.07.2005 N 03-1-04/1166/13@, МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404). При этом специалисты налогового ведомства указывали, что порядок оформления счетов-фактур должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения. Однако в приведенных письмах разъяснения были даны для организаций, имеющих обособленные подразделения, и в которых счета-фактуры выставляются как головной организацией, так и от имени организации обособленными подразделениями.

Специалисты УФНС России по г. Москве в письме от 26.01.2007 N 19-11/06924, отвечая на вопрос налогоплательщика о правомерности использования в порядковых номерах счетов-фактур буквенных обозначений, констатировали, что кроме требований, установленных ст. 169 НК РФ и Постановлением N 914, иного порядка оформления счетов-фактур налоговым законодательством не предусмотрено.

Учитывая, что Постановление N 1137 в части нумерации счетов-фактур, выставленных организациями, не реализующими товары (работы, услуги), имущественные права через обособленные подразделения, не относящиеся к участникам товарищества или доверительным управляющим, не приобретающих и не реализующим что-либо с участием посредника, никаких специальных положений не содержит, полагаем, что счета-фактуры должны быть пронумерованы в общем хронологическом порядке.

С какого момента начинать (обнулять) нумерацию счетов-фактур?

НК РФ и Постановление N 1137 не ограничивают налогоплательщиков в выборе даты, с которой необходимо начинать новую нумерацию счетов-фактур. Как правило, налогоплательщики используют сквозную нумерацию счетов-фактур в течение календарного года. При этом законодательством не запрещено нумеровать счета-фактуры заново ежеквартально, ежемесячно или даже каждый день.

В то же время специалисты финансового ведомства в своих разъяснениях указывают, что ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера Постановлением N 1137 не предусмотрена (см. письмо Минфина России от 11.10.2013 N 03-07-09/42466). Тем не менее, в этом же письме финансисты напомнили, что ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму НДС, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету НДС.

Считаем, что в данном случае организация вправе самостоятельно закрепить порядок "обнуления" нумерации счетов-фактур в учетной политике для целей налогообложения.

Можно ли использовать буквы, символы и другую дополнительную информацию в номерах счетов-фактур?

НК РФ и Постановление N 1137 не запрещают указывать в счете-фактуре дополнительную информацию (см., например, письма Минфина России от 26.08.2015 N 03-07-11/49125, от 24.07.2013 N 03-07-09/29204, от 15.08.2012 N 03-07-09/118, от 09.02.2012 N 03-07-15/17, ФНС России от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193).

Следовательно, указание в счете-фактуре дополнительной информации в виде, например, дополнения номера счета-фактуры буквенным или символьным обозначением, приводящей фактически к существованию в рамках одной организации нескольких реестров счетов-фактур, не запрещено.

Подчеркнем, что наличие в одной организации нескольких реестров счетов-фактур Постановление N 1137 закрепляет за организациями, имеющими обособленные подразделения. В то же время, исходя из ст. 143 НК РФ, обособленное подразделение не является плательщиком НДС, им в любом случае признается сама организация.

Что касается арбитражной практики, то судьи считают, что порядок присвоения номеров счетам-фактурам законодательством не установлен (постановления Девятого ААС от 22.11.2011 N 09АП-28204/11, ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2008 N А19-15303/05-20-Ф02-5114/08, ФАС Московского округа от 24.06.2008 N КА-А40/4542-08).

В отношении правомерности вычетов сумм НДС при нестандартной нумерации счетов-фактур судами отмечено, что в пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ содержатся требования к наличию номера, но не к порядку нумерации и допущенное налогоплательщиком нарушение порядка нумерации счетов-фактур само по себе не может являться основанием для отказа в вычете сумм НДС (решение АС Свердловской области от 20.07.2011 N А60-11248/2011, постановления ФАС Московского округа от 24.06.2008 N КА-А40/4542-08, ФАС Северо-Западного округа от 18.08.2005 N А05-2344/2005-10, ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 N А28-9751/2004-433/11).

Наличие арбитражной практики по рассматриваемому вопросу свидетельствует о том, что налоговые органы неоднозначно относятся к нестандартному порядку нумерации счетов-фактур, но суды по данному вопросу поддерживают налогоплательщиков. Особенно актуально данное обстоятельство для налогоплательщиков - покупателей.

Таким образом, при отсутствии в законодательстве норм, устанавливающих конкретные правила нумерации счетов-фактур, налогоплательщик, по нашему мнению, имеет право самостоятельно установить порядок (способ) присвоения номеров счетам-фактурам исходя из особенностей своей финансово-хозяйственной деятельности и с учетом фактически сложившегося порядка оформления первичных документов (в том числе применение букв или символов), закрепив его в учетной политике для целей налогообложения.

Тема

Счет-фактура

См. также

Как выставить корректировочный счет-фактуру?

Авансовый счет-фактура

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Сроки выставления счетов-фактур

Исправление счета-фактуры

Условие о наличии счета-фактуры для вычета НДС

Оформление счетов-фактур организациями, имеющими филиалы (представительства)

Написание (в том числе сокращение) адреса в счете-фактуре

Формы документов

Примеры заполнения счетов-фактур

Практические ситуации

Построить список